Modelo de ata de reunião: grátis em Word, com exemplo

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O que é uma ata de reunião?

A ata é o registo escrito do que foi tratado e deliberado numa reunião. Não tem de reproduzir tudo o que foi dito: o essencial é documentar as deliberações, quem ficou responsável por cada tarefa e até quando.

Uma boa ata serve dois públicos. Quem faltou percebe depressa o que aconteceu, e quem esteve presente lembra-se do que ficou realmente acordado. Em órgãos formais, como assembleias gerais, gerências, direções de associações e assembleias de condóminos, a ata é também o documento que faz prova da deliberação.

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O que deve constar de uma ata

Seis blocos resolvem quase todas as atas. O modelo acima já os inclui:

• Identificação: designação da reunião, data, hora, local e quem secretariou
• Presenças e ausências, incluindo as justificadas
• A ordem de trabalhos, pela ordem em que os pontos foram tratados
• A deliberação de cada ponto, escrita como decisão e não como resumo da discussão
• O responsável e o prazo de cada tarefa
• O encerramento: data da próxima reunião e assinaturas, quando a ata tiver de ser aprovada

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Como fazer uma ata de reunião, passo a passo

A ata não precisa de ser literal. Na maioria das reuniões, um registo curto e organizado é mais útil do que uma transcrição integral. Na prática:

• Antes da reunião: preencha no modelo a designação, a data, os participantes e a ordem de trabalhos.
• Durante a reunião: registe apenas o ponto, a deliberação, o responsável e o prazo. A discussão raramente precisa de constar.
• Se o registo for importante, grave a reunião. Assim confirma o que foi dito, em vez de tentar escrever e ouvir ao mesmo tempo.
• Logo a seguir: redija as deliberações enquanto estão frescas e escreva cada tarefa como “quem faz o quê até quando”.
• Antes de enviar: confirme nomes, números e datas. É aí que surgem os erros.
• Envie em 24 horas, enquanto todos ainda se lembram da reunião.

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Como abrir e como encerrar uma ata

Nas atas formais, a abertura e o encerramento seguem fórmulas consagradas. Adapte os dados e use-as como ponto de partida:

Abertura: “Aos doze dias do mês de agosto de dois mil e vinte e seis, pelas dez horas, na sala 2 da sede da empresa, reuniram-se os membros da equipa de produto, sob a coordenação de Ana Ferreira, com a seguinte ordem de trabalhos: ponto um, calendário do lançamento; ponto dois, feedback das entrevistas com clientes.”

Encerramento: “Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião pelas dez horas e quarenta e cinco minutos, da qual se lavrou a presente ata, que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada por mim, Rui Santos, que a secretariei, e pelos presentes.”

Numa ata de trabalho do dia a dia, bastam a identificação do modelo e uma linha com a data da próxima reunião.

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Atas formais: livro de atas, minuta e aprovação

A ata de uma reunião de equipa não tem forma obrigatória: o modelo em Word chega perfeitamente. Já as atas de assembleias gerais, da gerência ou da administração de uma sociedade, de associações ou de assembleias de condóminos seguem a lei e os estatutos aplicáveis, e são muitas vezes lavradas num livro de atas.

Quando uma deliberação tem de produzir efeitos de imediato, é comum aprová-la em minuta no fim da própria reunião, ficando a ata definitiva para depois. Nas atas manuscritas em livro, a tradição é escrever em texto corrido, sem rasuras nem espaços em branco, com números e datas por extenso, e corrigir um lapso com “digo” seguido da forma certa. São convenções de redação: o que vale para o seu caso é o que a lei e os estatutos exigirem.