Hallituksen kokouksen pöytäkirja: pohja ja ohje sihteerille
Hallituksen pöytäkirja on yhtiön tärkein muisti: siitä näkyy, mitä päätettiin, millä perusteella ja kuka oli läsnä. Lataa maksuton Word-pohja, katso mitä kuhunkin pykälään kirjataan ja miten sihteeri saa pöytäkirjan tarkastettavaksi jo kokouspäivänä.
Hallituksen kokouksen pöytäkirjapohja (Word)
Pohjassa on kokouksen perustiedot, vakiopykälät avauksesta päättämiseen, kaksi käsiteltävän asian pykälää, toimenpidetaulukko vastuuhenkilöineen sekä allekirjoituskentät. Sopii osakeyhtiön, asunto-osakeyhtiön ja yhdistyksen hallitukselle.
Word-tiedosto (.docx). Toimii myös Google Docsissa ja LibreOfficessa. Maksuton, ei vaadi rekisteröitymistä.
- Organisaatio
- Pohjola Data Oy
- Kokous nro
- 6/2026
- Aika
- 12.11. klo 9.00
- Läsnä
- Aho, Lind, Saari
| § | Asia | Päätös |
|---|---|---|
| 5 § | Edellinen pöytäkirja | Hyväksyttiin |
| 7 § | Talousarvio | Hyväksyttiin |
| 8 § | Rekrytointi | Valmistellaan |
01
Mitä hallituksen pöytäkirjaan kirjataan?
Osakeyhtiölain mukaan hallituksen kokouksissa on pidettävä pöytäkirjaa, ja sama käytäntö koskee asunto-osakeyhtiöitä. Yhdistyksissä pöytäkirjasta määrätään yleensä säännöissä, ja hyvä käytäntö on sama. Pöytäkirjaan kirjataan vähintään kokouksen aika ja paikka, läsnäolijat, kokouksen päätösvaltaisuus sekä jokainen päätös.
Hyvä pöytäkirja kertoo jokaisesta asiasta kolme asiaa: mikä oli esitys, mitkä olivat keskustelun olennaiset perusteet ja mitä päätettiin. Kirjaa myös, jos jäsen on esteellinen eikä osallistu asian käsittelyyn, ja jos päätöksestä äänestettiin.
02
Pöytäkirjan rakenne pykälä pykälältä
Pykälät numeroidaan, ja ensimmäiset ja viimeiset ovat lähes aina samat:
- Kokouksen avaus: kuka avasi ja mihin aikaan
- Laillisuus ja päätösvaltaisuus: osakeyhtiön hallitus on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä, ellei yhtiöjärjestys edellytä enempää
- Pöytäkirjantarkastajan valinta ja esityslistan hyväksyminen
- Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
- Toimitusjohtajan tai isännöitsijän katsaus
- Käsiteltävät asiat: esitys, perustelut, päätös
- Muut asiat, seuraava kokous ja kokouksen päättäminen
03
Allekirjoitus, numerointi ja eriävä mielipide
Osakeyhtiössä pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavalla tavalla, joten käytä samaa numerointia koko vuoden, esimerkiksi 6/2026.
Hallituksen jäsenellä ja toimitusjohtajalla on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi pöytäkirjaan. Kirjaa se sen asian kohdalle, jota se koskee, ja mieluiten perusteluineen. Jos hallitus tekee päätöksen sähköpostitse tai kokousta pitämättä, päätös kirjataan silti pöytäkirjaan samalla numeroinnilla.
04
Sihteerin työ helpommaksi
Sihteeri on usein myös hallituksen jäsen, ja kirjoittaessa jää helposti osallistumatta. Kun kokous tallennetaan, sihteeri voi keskittyä asiaan ja tarkistaa jälkikäteen päätösten tarkan sanamuodon. Klang tallentaa paikan päällä mobiilisovelluksella tai liittyy Teams-, Meet- tai Zoom-kokoukseen, litteroi keskustelun suomeksi, erottelee puhujat ja luonnostelee yhteenvedon päätöksineen ja tehtävineen.
Luonnos siirretään pöytäkirjapohjaan pykälittäin, ja jokainen lause on kytketty kohtaansa tallenteessa. Kun kaikki hallituksen kokoukset ovat samassa paikassa, voit myöhemmin kysyä esimerkiksi, mitä toimitilasta on päätetty tänä vuonna, ja saat vastauksen viittauksineen oikeaan kokoukseen. Sopikaa tallentamisesta hallituksessa etukäteen.
Esimerkki: käsiteltävä asia kirjattuna
Näin yksi pykälä kirjataan niin, että päätös ymmärretään vielä vuosien päästä:
- 7 § Esitys
- Toimitusjohtaja esitteli vuoden 2027 talousarvion. Esitys oli kokouskutsun liitteenä.
- Keskustelu
- Keskusteltiin henkilöstökulujen kasvusta ja investointien ajoituksesta. Lind ehdotti investoinnin siirtämistä toiselle vuosipuoliskolle.
- Päätös
- Talousarvio hyväksyttiin esityksen mukaisesti sillä muutoksella, että investointi ajoitetaan toiselle vuosipuoliskolle.
- Toimenpide
- Toimitusjohtaja päivittää investointisuunnitelman seuraavaan kokoukseen 10.12. mennessä.
Hallituksen sihteerille
Keskity kokoukseen, pöytäkirjaluonnos syntyy tallenteesta
Klang litteroi hallituksen kokoukset suomeksi, luonnostelee päätökset ja tehtävät ja pitää kaikki kokoukset haettavissa yhdessä paikassa. Tiedot käsitellään Euroopassa, eikä niitä koskaan käytetä tekoälyn kouluttamiseen.
- Tallennus mobiilisovelluksella tai avustajalla Teamsissa, Meetissä ja Zoomissa
- Päätökset ja tehtävät luonnoksena, vienti Wordiin
- Kysy mitä tahansa kaikista kokouksista, vastaukset viittaavat oikeaan hetkeen
- ISO 27001:2022 · tiedot Euroopassa · paikallinen asennus mahdollinen
Päivittäisessä käytössä parlamenteissa, kaupungeissa ja asianajotoimistoissa
-3b235b6c2f75b30b4eecb0d7afc8b1d8.svg){kind=logo}
Usein kysytyt kysymykset
Kuka allekirjoittaa hallituksen kokouksen pöytäkirjan?
Osakeyhtiössä puheenjohtaja ja vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen. Yhdistyksessä ja muissa yhteisöissä käytäntö kannattaa tarkistaa säännöistä.
Pitääkö pöytäkirjat numeroida?
Osakeyhtiössä kyllä: pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavalla tavalla. Sama käytäntö on selkeä myös taloyhtiössä ja yhdistyksessä.
Miten eriävä mielipide kirjataan?
Sen asian kohdalle, jota se koskee, esimerkiksi: Lind ilmoitti eriävän mielipiteensä ja vaati sen merkitsemistä pöytäkirjaan. Perustelut voi liittää pöytäkirjaan.
Voiko hallitus päättää asioista sähköpostilla?
Osakeyhtiön hallitus voi tehdä päätöksiä myös kokousta pitämättä. Päätös kirjataan silloinkin pöytäkirjaan samalla juoksevalla numeroinnilla kuin muut kokoukset. Tarkista yhteisösi säännöt ennen kuin käytät tapaa.
Miten Klang auttaa pöytäkirjan laatimisessa?
Tallennat kokouksen tai lataat äänitiedoston, ja Klang litteroi sen, erottelee puhujat ja luonnostelee yhteenvedon päätöksineen ja tehtävineen. Siirrät luonnoksen pohjaan ja tarkistat päätösten sanamuodon tallenteesta ennen allekirjoitusta.
Onko Klang maksuton?
Maksuttomassa Freemium-versiossa on rajaton litterointi, rajattomat digitaaliset kokoukset, mobiilisovellus ja yhteenvedot. Puhujat erotellaan kaikissa paketeissa. Pro-paketti lisää puhujantunnistuksen, joka tunnistaa ja nimeää samat henkilöt tallenteesta toiseen, sekä sanalistat ja integraatiot. Maksuttomassa versiossa tiedostoja voi ladata rajallisen määrän tunnissa, ja Pro nostaa rajaa.