Esityslista ja kokouskutsu: pohja, vakiokohdat ja määräajat
Esityslista on luettelo kokouksessa käsiteltävistä asioista siinä järjestyksessä, jossa ne käsitellään. Se lähetetään kokouskutsun mukana, ja siitä tulee myöhemmin pöytäkirjan runko. Lataa maksuton Word-pohja, katso vakiokohdat ja järjestäytymiskokouksen malli ja tarkista, missä ajassa kutsu pitää lähettää yhdistyksessä, osakeyhtiössä ja taloyhtiössä.
Kokouskutsun ja esityslistan pohja (Word)
Pohjassa on kokouskutsu (organisaatio, toimielin, aika, paikka, etäosallistuminen, koollekutsuja) ja numeroitu esityslista vakiokohtineen, päätösehdotuksineen ja liiteluetteloineen. Sama numerointi jatkuu pöytäkirjaan.
Word-tiedosto (.docx). Toimii myös Google Docsissa ja LibreOfficessa. Maksuton, ei vaadi rekisteröitymistä.
- Organisaatio
- As Oy Esimerkkikatu 5
- Toimielin ja kokous
- Hallitus 7/2026
- Aika ja paikka
- 19.11.2026 klo 18.00, kerhohuone
- Koollekutsuja
- Hallituksen puheenjohtaja
| § | Asia | Päätösehdotus |
|---|---|---|
| 5 § | Julkisivuremontin tarjoukset | Valitaan urakoitsija |
| 6 § | Talousarvio 2027 | Esitetään yhtiökokoukselle |
| 7 § | Isännöitsijän katsaus | Merkitään tiedoksi |
01
Mikä on esityslista?
Esityslista on kokouksen asialuettelo: siinä luetellaan numeroituina kaikki asiat, jotka kokouksessa käsitellään, ja usein myös kunkin asian päätösehdotus ja liitteet. Esityslista auttaa osallistujia valmistautumaan, ja puheenjohtaja johtaa kokousta sen mukaan.
Asialista ja esityslista tarkoittavat arkikielessä samaa. Tarkemmin erotettuna asialista on pelkkä luettelo aiheista, kun taas esityslistassa on lisäksi jokaisen asian esittely ja päätösehdotus. Päättävissä toimielimissä, kuten hallituksissa ja kunnan lautakunnissa, käytetään esityslistaa.
02
Esityslistan vakiokohdat
Päättävän kokouksen esityslista alkaa ja päättyy samoilla kohdilla. Käsiteltävät asiat sijoitetaan niiden väliin, tärkeimmät ja päätöstä vaativat ensin:
- Kokouksen avaus
- Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Puheenjohtajan, sihteerin ja pöytäkirjantarkastajien valinta (tarvittaessa)
- Esityslistan hyväksyminen
- Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
- Käsiteltävät asiat päätösehdotuksineen
- Ilmoitusasiat ja tiedoksi merkittävät asiat
- Muut asiat
- Seuraava kokous
- Kokouksen päättäminen
03
Näin kirjoitat hyvän esityslistan
Kirjoita jokaisesta asiasta lyhyt esittely ja selkeä päätösehdotus: ”Hallitus valitsee julkisivuremontin urakoitsijaksi Esimerkki Rakennus Oy:n tarjouksen 3.11.2026 mukaisesti.” Kun ehdotus on valmiiksi muotoiltu, kokous voi keskittyä sen arviointiin, ja sihteeri voi kirjata päätöksen suoraan pöytäkirjaan.
Erottele, mitkä asiat vaativat päätöksen ja mitkä ovat tiedoksi. Liitä aineisto esityslistaan ja numeroi liitteet asian mukaan. Älä jätä tärkeää asiaa kohtaan muut asiat: päätöksiä tärkeistä asioista ei yleensä voi tehdä, jos asiaa ei ole mainittu kokouskutsussa.
04
Kokouskutsu: mitä siinä pitää lukea ja milloin se lähetetään?
Kokouskutsussa kerrotaan vähintään kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Jos etäosallistuminen on mahdollista, kutsussa kerrotaan, miten se tapahtuu. Kutsuaika ja kutsutapa riippuvat yhteisön tyypistä ja sen säännöistä tai yhtiöjärjestyksestä:
- Yhdistyksen kokous: kutsutaan koolle säännöissä määrätyllä tavalla ja ajassa. Yhdistyslaissa ei ole oletuskutsuaikaa, joten tarkista säännöt.
- Osakeyhtiön yhtiökokous: aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään viikko ennen kokousta, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Pörssiyhtiössä viimeistään kolme viikkoa ennen.
- Taloyhtiön yhtiökokous: aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Kokousasiakirjat nähtäville vähintään kaksi viikkoa ennen.
- Kunnanvaltuusto: kutsu vähintään neljä päivää ennen kokousta ja tiedote samassa ajassa yleisessä tietoverkossa. Muiden toimielinten kutsuista määrätään hallintosäännössä.
- Hallituksen kokous: osakeyhtiössä ja taloyhtiössä puheenjohtaja kutsuu koolle, ja kokous on pidettävä, jos jäsen tai toimitusjohtaja tai isännöitsijä sitä vaatii. Kutsuaika määräytyy työjärjestyksestä tai käytännöstä.
05
Järjestäytymiskokouksen esityslista
Järjestäytymiskokous on hallituksen ensimmäinen kokous vaalin jälkeen. Termi ei ole laissa, mutta käytäntö on vakiintunut: uusi hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, jos yhtiökokous tai yhdistyksen kokous ei sitä tehnyt, sekä sopii tehtävistä ja kokouskäytännöistä. Osakeyhtiössä ja taloyhtiössä puheenjohtajan valitsee hallitus, ellei toisin ole päätetty tai yhtiöjärjestyksessä määrätty. Yhdistyksen hallituksella on oltava puheenjohtaja, ja valintatapa löytyy säännöistä.
Tyypillisiä järjestäytymiskokouksen asioita ovat puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta, sihteerin valinta, nimenkirjoitusoikeudet ja tilinkäyttöoikeudet, vastuualueiden jako, kokousaikataulu ja kokouskutsujen toimitustapa sekä hallituksen työjärjestys. Muutokset nimenkirjoittajissa ja hallituksen kokoonpanossa ilmoitetaan rekisteriin, osakeyhtiössä kaupparekisteriin ja yhdistyksessä yhdistysrekisteriin.
06
Esityslistasta pöytäkirjaksi
Kun pöytäkirja noudattaa esityslistan numerointia, sihteerin työ kokouksessa on lähinnä päätösten ja muutosten kirjaamista. Kun kokous tallennetaan, Klang litteroi keskustelun suomeksi, erottelee puhujat ja luonnostelee pöytäkirjan tai muistion, jossa päätökset ja tehtävät on poimittu. Luonnoksen viittaukset vievät litteraatin kohtaan, joten tarkastaja näkee, mihin kirjaus perustuu.
Kerro osallistujille kokouskutsussa tai viimeistään kokouksen alussa, että kokous tallennetaan pöytäkirjan laatimista varten, ja kerro, milloin tallenne poistetaan.
Kutsuajat yhdellä silmäyksellä
Lain oletussäännöt. Säännöt tai yhtiöjärjestys voivat määrätä toisin, joten tarkista ne aina ensin.
| Kutsuaika | Kutsutapa | Säännös | |
|---|---|---|---|
| Yhdistyksen kokous | Säännöissä määrätty | Säännöissä määrätty | Yhdistyslaki 8 ja 24 § |
| Osakeyhtiön yhtiökokous | 2 kk – 1 viikko ennen | Kirjallinen, ellei yhtiöjärjestys toisin | OYL 5:18–5:21 |
| Taloyhtiön yhtiökokous | 2 kk – 2 viikkoa ennen | Posti- tai sähköpostiosoitteeseen | AOYL 6:19–6:22 |
| Kunnanvaltuusto | Vähintään 4 päivää ennen | Kutsu ja tiedote verkossa | Kuntalaki 94 § |
Taloyhtiössä tietyt asiat, kuten osakkaan muutostöitä tai yhtiön tilojen käyttöä koskevat 38 ja 39 §:n asiat, vaativat pidemmän kutsuajan: aikaisintaan neljä ja viimeistään kaksi kuukautta ennen kokousta.
Malli: järjestäytymiskokouksen esityslista
Kuvitteellinen taloyhtiön hallituksen ensimmäinen kokous yhtiökokouksen jälkeen. Muokkaa kohdat omien sääntöjenne ja yhtiöjärjestyksenne mukaan.
- 1 §
- Kokouksen avaus
- 2 §
- Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- 3 §
- Hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta. Ehdotus: puheenjohtajaksi valitaan Leena Esimerkki.
- 4 §
- Sihteerin valinta ja pöytäkirjan tarkastustapa
- 5 §
- Vastuualueiden jako: talous, kunnossapito, viestintä osakkaille
- 6 §
- Kokousaikataulu kaudelle 2026–2027 ja kokouskutsujen toimitustapa (sähköposti)
- 7 §
- Hallituksen kokoonpanon muutoksen ilmoittaminen ja isännöitsijätodistuksen päivitys
- 8 §
- Muut asiat ja kokouksen päättäminen
Sihteerille
Esityslista valmiina, pöytäkirja syntyy tallenteesta
Klang litteroi kokouksen suomeksi ja luonnostelee pöytäkirjan tai muistion päätöksineen ja tehtävineen. Kaikki kokoukset pysyvät haettavina, joten voit myöhemmin tarkistaa, mitä jostakin asiasta päätettiin.
- Tallennus mobiilisovelluksella tai avustajalla Teamsissa, Meetissä ja Zoomissa
- Päätökset ja tehtävät luonnoksena, vienti Wordiin Pro-paketissa
- Luonnoksen viittaukset vievät litteraatin kohtaan, josta voit kuunnella tallenteen
- Tiedot käsitellään EU:ssa · ISO 27001:2022 · ei tekoälyn koulutusta asiakasdatalla
Usein kysytyt kysymykset esityslistasta ja kokouskutsusta
Mikä ero on asialistalla ja esityslistalla?
Arkikielessä ne tarkoittavat samaa. Tarkemmin erotettuna asialista on pelkkä luettelo käsiteltävistä aiheista, ja esityslistassa on lisäksi jokaisen asian esittely ja päätösehdotus. Hallitukset ja muut päättävät toimielimet käyttävät esityslistaa.
Voiko kokouksessa päättää asiasta, joka ei ole esityslistalla?
Tärkeistä asioista ei yleensä voi. Yhdistyslain mukaan esimerkiksi sääntömuutoksesta, kiinteistön luovutuksesta tai purkamisesta ei saa päättää, ellei asiaa ole mainittu kokouskutsussa. Kunnanvaltuustossa kiireellinen asia voidaan ottaa käsittelyyn, mutta valmistelematon asia vaatii yksimielisen päätöksen.
Kuinka paljon ennen kokousta kokouskutsu pitää lähettää?
Se riippuu yhteisöstä. Yhdistyksessä säännöt määräävät kutsuajan. Osakeyhtiön yhtiökokouksen kutsu lähetetään aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen, taloyhtiön aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen, ellei yhtiöjärjestys määrää toisin.
Kuka kutsuu hallituksen koolle?
Osakeyhtiössä ja taloyhtiössä hallituksen puheenjohtaja huolehtii siitä, että hallitus kokoontuu tarvittaessa. Kokous on kutsuttava koolle, jos hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja tai taloyhtiössä isännöitsijä sitä vaatii. Yhdistyksessä asiasta määrätään säännöissä.
Mitä järjestäytymiskokouksessa päätetään?
Uusi hallitus valitsee puheenjohtajan, jos sitä ei valittu jo vaalikokouksessa, sekä varapuheenjohtajan ja sihteerin, jakaa vastuualueet, sopii kokousaikataulusta ja tarkistaa nimenkirjoitus- ja tilinkäyttöoikeudet. Järjestäytymiskokous ei ole lain termi, vaan vakiintunut käytäntö.
Voiko esityslistan lähettää sähköpostilla?
Yleensä voi. Taloyhtiössä kutsu voidaan lähettää osakkeenomistajan sähköpostiosoitteeseen, ja osakeyhtiössä yhtiöjärjestys voi määrätä kutsutavasta. Yhdistyksessä kutsutapa on määrätty säännöissä, joten sähköposti käy, jos säännöt sen sallivat.
Lähteet
Lakiteksti tarkistettu Finlexin avoimesta datasta 5.11.2026. Sivu ei ole oikeudellinen neuvo.