Yhtiökokouksen pöytäkirja: pohja ja selkeä malli
Yhtiökokouksen pöytäkirja on asiakirja, johon yhtiön päätökset jäävät pysyvästi. Siksi siinä pitää olla oikeat asiat oikeassa järjestyksessä: kokouksen laillisuus, ääniluettelo, jokainen päätös ja äänestysten tulokset. Lataa maksuton Word-pohja varsinaiseen tai ylimääräiseen yhtiökokoukseen ja katso, mitä kuhunkin pykälään kirjataan.
Yhtiökokouksen pöytäkirjapohja (Word)
Pohja seuraa varsinaisen yhtiökokouksen tavallista asialistaa avauksesta kokouksen päättämiseen. Siinä on valmiina kohdat ääniluettelolle, tilinpäätökselle, vastuuvapaudelle, hallituksen ja tilintarkastajan valinnalle sekä allekirjoituksille. Ylimääräisessä kokouksessa poistat tarpeettomat pykälät.
Word-tiedosto (.docx). Toimii myös Google Docsissa ja LibreOfficessa. Maksuton, ei vaadi rekisteröitymistä.
- Yhtiö
- As Oy Koivukuja
- Kokous
- Varsinainen yhtiökokous
- Aika
- 22.4. klo 18.00
- Paikka
- Kerhohuone
| § | Asia | Päätös |
|---|---|---|
| 8 § | Tilinpäätös | Vahvistettiin |
| 10 § | Vastuuvapaus | Myönnettiin |
| 11 § | Hallitus | Valittiin |
01
Mitä yhtiökokouksen pöytäkirjaan kirjataan?
Pöytäkirja ei ole keskustelun selostus vaan päätösasiakirja. Osakeyhtiölaki ja asunto-osakeyhtiölaki edellyttävät, että pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset ja että siihen liitetään tai otetaan ääniluettelo. Käytännössä pöytäkirjaan kirjataan lisäksi kokouksen aika ja paikka, toimihenkilöiden valinta sekä se, miten kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
Keskustelusta kirjataan vain se, millä on merkitystä päätöksen ymmärtämiselle: tehdyt esitykset, vastaehdotukset ja osakkaan pyynnöstä hänen eriävä mielipiteensä. Mitä selkeämmin päätös on muotoiltu, sitä vähemmän siitä kiistellään myöhemmin.
02
Varsinaisen yhtiökokouksen asialista
Varsinainen yhtiökokous pidetään kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiöjärjestys ja kokouskutsu määräävät lopullisen asialistan, mutta tavallisesti se etenee näin:
- Kokouksen avaus sekä puheenjohtajan, sihteerin, pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
- Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä ääniluettelon vahvistaminen
- Esityslistan hyväksyminen
- Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen esittely sekä tilintarkastus- tai toiminnantarkastuskertomus
- Tilinpäätöksen vahvistaminen ja taseen osoittaman tuloksen käsittely
- Vastuuvapaus hallituksen jäsenille ja isännöitsijälle tai toimitusjohtajalle
- Hallituksen palkkiot ja jäsenten valinta, tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valinta
- Muut kokouskutsussa mainitut asiat ja kokouksen päättäminen
03
Taloyhtiön yhtiökokous: mitä on hyvä huomata
Asunto-osakeyhtiössä varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla on lisäksi hallituksen laatima talousarvio, ja kokouksessa päätetään usein vastikkeista sekä tulevista korjauksista. Nämä ovat juuri niitä kohtia, joista osakkaat kysyvät jälkikäteen, joten kirjaa päätös täsmällisesti: summat, aikataulu ja mahdollinen äänestystulos.
Ylimääräinen yhtiökokous kutsutaan koolle, kun jokin asia ei voi odottaa seuraavaan varsinaiseen kokoukseen, esimerkiksi peruskorjauksen urakkasopimus. Sen pöytäkirja on lyhyempi: avaus, toimihenkilöt, laillisuus, ääniluettelo, esityslista, kokouskutsussa mainitut asiat ja päättäminen.
04
Allekirjoitus ja nähtävilläpito
Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja vähintään yksi yhtiökokouksen valitsema pöytäkirjantarkastaja. Moni yhtiö valitsee varmuuden vuoksi kaksi tarkastajaa. Pöytäkirja on pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta, joten puhtaaksikirjoitukselle ei jää kovin paljon aikaa.
Sovi tarkastuksesta jo kokouksessa: kuka lähettää luonnoksen, mihin mennessä kommentit palautetaan ja allekirjoitetaanko sähköisesti. Näin kahden viikon määräaika ei veny.
05
Pöytäkirja nopeammin tallenteen avulla
Sihteerin on vaikea kirjata yhtä aikaa äänestystuloksia, vastaehdotuksia ja osakkaiden puheenvuoroja. Kun kokous tallennetaan, sihteeri voi seurata keskustelua ja tarkistaa jälkikäteen, mitä täsmälleen päätettiin. Laita puhelin pöydälle ja tallenna Klangin mobiilisovelluksella, tai lataa jälkikäteen nauhurin tai puhelimen äänitiedosto.
Klang litteroi kokouksen suomeksi, erottelee puhujat ja luonnostelee yhteenvedon päätöksineen. Jokainen lause on kytketty kohtaansa tallenteessa, joten epäselvän kohdan voi kuunnella uudelleen sekunneissa. Luonnos siirretään pöytäkirjapohjaan, ja virallisen pöytäkirjan tarkistavat ja allekirjoittavat edelleen puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat. Kerro osallistujille kokouksen alussa, että kokous tallennetaan pöytäkirjan laatimista varten.
Esimerkki: kolme pykälää taloyhtiön pöytäkirjasta
Näin päätökset kirjataan selkeästi ja yksiselitteisesti:
- 4 § Laillisuus
- Kokouskutsu oli toimitettu yhtiöjärjestyksen mukaisesti ilmoitustaululla ja sähköpostitse 2.4. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
- 8 § Tilinpäätös
- Esitettiin tilinpäätös ja toimintakertomus tilikaudelta 1.1.–31.12. sekä tilintarkastuskertomus. Tilinpäätös vahvistettiin yksimielisesti.
- 13 § Vastikkeet
- Hallituksen esityksen mukaisesti hoitovastike on 1.7. alkaen 4,20 €/m²/kk. Äänestyksessä esitys sai 61 ja vastaehdotus 18 ääntä. Osakas Virtanen ilmoitti eriävän mielipiteensä.
Hallituksille ja isännöitsijöille
Kokouksesta pöytäkirjaluonnos samana iltana
Tallenna yhtiökokous tai hallituksen kokous mobiilisovelluksella, tai anna Klangin avustajan liittyä Teams-, Meet- tai Zoom-kokoukseen. Klang litteroi suomeksi, luonnostelee päätökset ja pitää jokaisen lauseen kytkettynä tallenteeseen, jotta tarkistus käy nopeasti.
- Tallennus mobiilisovelluksella kokoushuoneessa tai avustajalla etäkokouksessa
- Yhteenveto ja päätökset luonnoksena, vienti Wordiin
- Jokainen lause kytketty tallenteeseen tarkistusta varten
- Tiedot käsitellään Euroopassa · ISO 27001:2022 · ei tekoälyn koulutusta keskusteluillasi
Usein kysytyt kysymykset
Kuka allekirjoittaa yhtiökokouksen pöytäkirjan?
Kokouksen puheenjohtaja ja vähintään yksi kokouksen valitsema pöytäkirjantarkastaja. Monessa yhtiössä tarkastajia valitaan kaksi.
Mihin mennessä pöytäkirjan pitää olla valmis?
Pöytäkirja on pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä viimeistään kahden viikon kuluttua yhtiökokouksesta. Sovi tarkastusaikataulu jo kokouksessa.
Mikä on ääniluettelo?
Luettelo kokouksessa läsnä olleista tai edustetuista osakkeenomistajista ja heidän äänimääristään. Se liitetään pöytäkirjaan tai otetaan siihen, ja sen avulla äänestysten tulokset voidaan todentaa.
Mitä eroa on varsinaisella ja ylimääräisellä yhtiökokouksella?
Varsinainen yhtiökokous pidetään kerran vuodessa kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja siinä käsitellään tilinpäätös, vastuuvapaus ja valinnat. Ylimääräinen kokous kutsutaan koolle yksittäistä asiaa varten, ja sen pöytäkirjaan kirjataan vain kokouskutsussa mainitut asiat.
Saako yhtiökokouksen tallentaa?
Tallenteesta on hyvä päättää etukäteen ja kertoa osallistujille kokouksen alussa, mihin sitä käytetään ja kuinka kauan sitä säilytetään. Tallenne on sihteerin apuväline. Virallinen asiakirja on edelleen allekirjoitettu pöytäkirja.
Mitä Klang maksaa?
Maksuttomassa Freemium-versiossa on rajaton litterointi, tallennus mobiilisovelluksella ja yhteenvedot. Puhujat erotellaan kaikissa paketeissa. Pro-paketti lisää puhujantunnistuksen, joka tunnistaa ja nimeää samat henkilöt tallenteesta toiseen, sekä sanalistat ja integraatiot. Pro-pakettia voi kokeilla seitsemän päivää maksutta. Maksuttomassa versiossa tiedostoja voi ladata rajallisen määrän tunnissa, ja Pro nostaa rajaa.