Pöytäkirja: malli, pohja ja ohje tarkastukseen

01

Mikä on pöytäkirja ja milloin sitä tarvitaan?

Pöytäkirja on kokouksen kulusta ja tehdyistä päätöksistä laadittu asiakirja, joka tarkastetaan ja allekirjoitetaan. Sitä tarvitaan, kun toimielin tekee päätöksiä: yhtiökokous, hallitus, yhdistyksen kokous, taloyhtiön kokous, johtoryhmä ja kunnan toimielimet. Pöytäkirjalla päätös voidaan myöhemmin osoittaa esimerkiksi tilintarkastajalle, pankille tai viranomaiselle.

Osakeyhtiölaki vaatii pöytäkirjan sekä yhtiökokouksesta että hallituksen kokouksesta. Kunnissa valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien pöytäkirjat pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Yhdistyslaki edellyttää pöytäkirjaa yhdistyksen kokouksen päätöksistä. Kun kyse on palaverista, jossa sovitaan töistä mutta ei tehdä toimielimen päätöksiä, kevyempi kokousmuistio riittää.

02

Mitä pöytäkirjaan kirjataan? Malli pykälä pykälältä

Pöytäkirja jaetaan numeroituihin pykäliin. Alku ja loppu ovat lähes aina samat, ja niiden väliin tulevat käsiteltävät asiat esityslistan järjestyksessä:

• Perustiedot: organisaatio, toimielin, kokouksen numero, aika, paikka tai etäyhteys sekä läsnä- ja poissaolijat
• 1 § Kokouksen avaus: kuka avasi ja mihin aikaan
• 2 § Laillisuus ja päätösvaltaisuus: miten kutsu toimitettiin ja montako jäsentä oli läsnä
• 3 § Puheenjohtajan, sihteerin ja pöytäkirjantarkastajien valinta
• 4 § Esityslistan hyväksyminen
• Käsiteltävät asiat: esitys, olennaiset perusteet, päätös sanatarkasti, äänestys ja eriävät mielipiteet
• Muut asiat, seuraava kokous ja kokouksen päättäminen
• Allekirjoitukset ja merkintä tarkastuksesta

03

Näin kirjoitat päätöksen, joka kestää tarkastuksen

Kirjaa päätös niin, että sen voi panna täytäntöön lukematta muuta. ”Keskusteltiin toimitiloista” ei ole päätös. ”Päätettiin vuokrata lisätila 1.2.2027 alkaen enintään 2 400 euron kuukausivuokralla; toimitusjohtaja valtuutettiin allekirjoittamaan sopimus” on. Jos asia jätettiin pöydälle tai palautettiin valmisteluun, kirjaa sekin päätöksenä.

Erota esitys ja päätös. Kirjaa äänestyksestä ehdotukset ja äänimäärät. Merkitse esteellisyys sen asian kohdalle, jota se koskee, ja kirjaa, ettei esteellinen osallistunut käsittelyyn. Älä kirjaa keskustelua repliikki repliikiltä: pöytäkirja ei ole litteraatti.

04

Pöytäkirjan tarkastus: mitä pöytäkirjantarkastaja tekee?

Pöytäkirjantarkastaja varmistaa, että pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua ja tehtyjä päätöksiä, ja vahvistaa sen allekirjoituksellaan. Tarkastaja ei muuta päätöksiä eikä lisää asioita, joista ei päätetty. Jos sanamuoto poikkeaa siitä, mitä kokouksessa päätettiin, tarkastaja pyytää sihteeriä korjaamaan sen ennen allekirjoitusta.

Osakeyhtiön yhtiökokouksen pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjantarkastajaksi valittu, ja pöytäkirja on pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta. Hallituksen pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja, jos jäseniä on useita, vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen. Yhdistyslain 31 §:n mukaan yhdistyksen kokouksen pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja, ja sen tarkastaa vähintään kaksi kokouksessa valittua henkilöä tai yhdistys itse hyväksyy sen. Laki ei aseta tarkastukselle määräaikaa; käytännössä tarkastus kannattaa tehdä muutaman päivän sisällä, kun kokous on vielä muistissa.

• Läsnäolijat ja päätösvaltaisuus on kirjattu oikein
• Jokaisen pykälän päätös vastaa sitä, mitä päätettiin
• Äänestysten tulokset ja eriävät mielipiteet ovat mukana
• Pykälät ja pöytäkirja on numeroitu juoksevasti
• Liitteet on mainittu ja liitetty

05

Pöytäkirjanote: kun tarvitaan vain yksi päätös

Pöytäkirjanote eli pöytäkirjaote on pöytäkirjasta tehty ote, jossa on vain tarvittavat pykälät. Siihen kopioidaan otsikkotiedot (organisaatio, toimielin, kokouksen numero, aika ja paikka), kyseinen pykälä sanatarkasti sekä merkintä ”Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa” päiväyksineen ja allekirjoituksineen. Notetta käytetään, kun päätös pitää osoittaa ulkopuoliselle esimerkiksi pankissa, ilman että koko pöytäkirja luovutetaan.

Kaupparekisteri-ilmoitukseen on kaupparekisteriasetuksen (641/2023) mukaan liitettävä asiakirja, johon ilmoitettava tieto perustuu. Tarkista PRH:n ohjeesta, mitä juuri sinun ilmoitukseesi liitetään. Jätä otteesta pois henkilötunnukset, kotiosoitteet ja muut tiedot, joita vastaanottaja ei tarvitse.

06

Pöytäkirjaluonnos kokouksen tallenteesta

Sihteerin vaikein tehtävä on kirjoittaa ja osallistua samaan aikaan. Kun kokous tallennetaan, sihteeri voi keskittyä ja tarkistaa päätösten sanamuodon jälkikäteen. Klang tallentaa paikan päällä mobiilisovelluksella tai liittyy Teams-, Google Meet- ja Zoom-kokoukseen näkyvänä osallistujana, litteroi keskustelun suomeksi ja erottelee puhujat.

Analyysissä voit pyytää pöytäkirjaluonnoksen ja kertoa pykälärakenteen: esitys, perustelut ja päätös jokaisesta asiasta. Business-paketissa rakenteen voi tallentaa organisaation analyysimalliksi. Luonnoksen viittaukset vievät litteraatin kohtaan, josta voit kuunnella tallenteen, joten tarkastaja voi tarkistaa epäselvän kohdan. Luonnos viedään Wordiin (Pro-paketti) ja viimeistellään pöytäkirjaksi. Sopikaa tallentamisesta toimielimessä etukäteen ja kirjatkaa se pöytäkirjaan.