Referat af generalforsamling: gratis skabelon, eksempel og regler

01

Hvad skal et referat af generalforsamling indeholde?

Referatet er foreningens eller selskabets dokumentation for, hvad der blev besluttet. Det skal kunne bruges om et år, når nogen spørger, hvad der egentlig blev vedtaget om hegn, kontingent eller vedtægter. Disse punkter hører med i et referat af generalforsamling:

• Foreningens eller selskabets navn, dato, tidspunkt og sted
• Om det var en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling
• Hvem der blev valgt som dirigent og referent
• Dirigentens konstatering af, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig
• Antal fremmødte, og hvor mange der stemte ved fuldmagt
• Hvert dagsordenspunkt med beslutningen, og ved afstemninger stemmetallet
• Ordlyden af vedtagne forslag og vedtægtsændringer
• Hvem der blev valgt til bestyrelse, suppleanter og revisor, og for hvor lang tid
• Underskrift af dirigenten og eventuelt formanden

02

Regler for referat af generalforsamling

Hvilke regler, der gælder, afhænger af, hvilken slags forening eller selskab der er tale om. Her er de tre typiske situationer. Det er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning.

ApS og A/S: Selskabsloven § 101, stk. 3, kræver, at der føres en protokol over forhandlingerne på generalforsamlingen, og at dirigenten underskriver den. Alle beslutninger skal indføres i selskabets forhandlingsprotokol. Efter stk. 4 skal protokollen eller en bekræftet udskrift være tilgængelig for kapitalejerne senest 2 uger efter generalforsamlingen. Beslutninger, der skal registreres, fx vedtægtsændringer og ny bestyrelse, skal være registreret hos Erhvervsstyrelsen senest 2 uger efter beslutningen (§ 9).

Ejerforeninger: Normalvedtægten for ejerforeninger (bekendtgørelse nr. 1738 af 29. november 2020) siger i § 13, at der udarbejdes et referat med gengivelse af beslutninger og væsentlige drøftelser. Referatet underskrives af dirigenten og formanden og skal være tilgængeligt for ejerne senest 4 uger efter generalforsamlingen. Normalvedtægten gælder, medmindre foreningen har vedtaget andet i en særvedtægt.

Foreninger, grundejerforeninger og andelsboligforeninger: Der er ingen generel lov om referater i frivillige foreninger. Her er det vedtægterne, der bestemmer, hvem der skriver referatet, hvem der underskriver, og hvornår det sendes ud. Står der ingen ting, er det god praksis, at dirigenten underskriver, og at referatet sendes ud inden for et par uger.

03

Dagsorden: standardpunkterne, og hvad du skriver under hvert

Dagsordenen følger af vedtægterne, så tjek dem først. I en ejerforening er minimumsdagsordenen fastsat i normalvedtægtens § 9. De fleste foreninger bruger en variant af disse punkter, og indkaldelsen skal vise dem, så medlemmerne ved, hvad der skal besluttes:

• Valg af dirigent (og referent): Hvem der blev valgt, og dirigentens konstatering af lovlig indkaldelse og beslutningsdygtighed.
• Bestyrelsens beretning: Et par linjer om hovedpunkterne og om beretningen blev godkendt eller taget til efterretning.
• Regnskab: Om regnskabet blev godkendt, og eventuelle bemærkninger fra revisor.
• Indkomne forslag: Forslagsstiller, forslagets ordlyd, kort om debatten og resultatet med stemmetal.
• Budget og kontingent: Det vedtagne kontingent og eventuelle ændringer.
• Valg til bestyrelsen og suppleanter: Navne, valgperiode, og om der var kampvalg.
• Valg af revisor: Navn, og om det er en intern eller ekstern revisor.
• Eventuelt: Her kan der ikke træffes beslutninger, men skriv emnerne ned, så bestyrelsen kan tage dem op.

04

Dirigentens rolle, og hvorfor den betyder noget for referatet

Dirigenten leder generalforsamlingen. I selskaber står det direkte i selskabsloven § 101, stk. 2: Dirigenten skal sikre, at generalforsamlingen afholdes forsvarligt og hensigtsmæssigt, og kan bl.a. tilrettelægge drøftelser, udforme afstemningstemaer og afslutte debatten. I foreninger er rollen den samme i praksis.

For referenten er dirigenten den vigtigste person i lokalet. Bed dirigenten om at sige beslutningen og stemmetallet højt efter hver afstemning (»Forslaget er vedtaget med 22 stemmer for og 9 imod«). Så er der ingen tvivl om, hvad der skal stå i referatet, og det er nemt at finde igen på en optagelse.

05

Referat af ekstraordinær generalforsamling

En ekstraordinær generalforsamling indkaldes til ét eller få bestemte punkter, fx en vedtægtsændring, en stor investering eller nyvalg efter en udtrådt bestyrelse. Referatet bygges op på samme måde, men skal vise, hvorfor generalforsamlingen blev indkaldt, og om indkaldelsen fulgte vedtægternes regler.

Er der krav om kvalificeret flertal, eller skal forslaget vedtages på to generalforsamlinger, så skriv det tydeligt sammen med stemmetallet. Det er præcis den slags, der bliver spurgt til bagefter.

06

Referat af stiftende generalforsamling

Når en ny forening stiftes, holder man en stiftende generalforsamling. Referatet er foreningens fødselsattest og bliver ofte efterspurgt af banken, kommunen eller når foreningen søger tilskud. Det bør indeholde:

• Beslutningen om at stifte foreningen og dens navn
• Vedtagelse af vedtægterne (vedlæg dem som bilag)
• Valg af bestyrelse, suppleanter og revisor
• Fastsættelse af kontingent for det første år
• Underskrift af dirigenten og gerne af hele den nye bestyrelse

07

Godkendelse af referat: skal det godkendes?

Mange foreninger sætter »godkendelse af referat« på dagsordenen for næste generalforsamling. Det er sjældent en god idé: Der går et år, og ingen kan huske detaljerne. I selskaber og ejerforeninger er det dirigentens (og i ejerforeninger formandens) underskrift, der giver referatet sin gyldighed.

En bedre praksis er, at referenten sender udkastet til dirigenten inden for få dage, at dirigenten retter og underskriver, og at referatet derefter sendes til medlemmerne. Står der i jeres vedtægter, at referatet skal godkendes på anden måde, er det vedtægterne, der gælder.

08

Sådan skriver du referatet hurtigere med en optagelse

Det sværeste ved et referat af generalforsamling er at fange forslagenes præcise ordlyd og stemmetallene, mens debatten kører. Med en optagelse kan du koncentrere dig om at følge med og tjekke detaljerne bagefter.

Fortæl de fremmødte ved mødets start, at der optages, og at optagelsen kun bruges til at skrive referatet. Optag med Klangs mobilapp, eller upload en optagelse bagefter. Klang transskriberer på dansk, laver et resumé med beslutninger og opgaver, og hver sætning er knyttet til sit sted i lyden, så du kan klikke og høre, hvad der faktisk blev sagt.