Referat af bestyrelsesmøde: gratis skabelon, eksempel og krav

01

Hvad skal et referat af bestyrelsesmøde indeholde?

Et godt bestyrelsesreferat er kort, men komplet på beslutningerne. Det skal kunne læses af et nyt bestyrelsesmedlem om to år og stadig give mening. Disse punkter hører med:

• Forening eller selskab, mødets nummer, dato, tid og sted
• Hvem der var til stede, hvem der havde afbud, og om bestyrelsen var beslutningsdygtig
• Hvem der var referent
• Hvert punkt på dagsordenen med det væsentlige beslutningsgrundlag, fx tilbud, rapporter eller indstillinger
• Beslutningen formuleret præcist, med ansvarlig og frist
• Eventuel uenighed eller inhabilitet, og hvem der forlod mødet under et punkt
• Tid og sted for næste møde
• Underskrifter efter lov, vedtægter eller forretningsorden

02

Bestyrelsesmøde referat krav: hvad siger loven?

Kravene til referatet afhænger af, om bestyrelsen sidder i et selskab, en ejerforening eller en almindelig forening. Det følgende er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning.

ApS og A/S: Selskabsloven § 128 siger, at hvis det øverste ledelsesorgan har flere medlemmer, skal der føres en protokol over forhandlingerne, som underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer. Et medlem, der er uenig i en beslutning, har ret til at få sin mening ført til protokol (§ 128, stk. 2). Bestyrelsen skal også have en forretningsorden, og efter § 130 bør den bl.a. overveje regler om føring af protokoller og om skriftlige og elektroniske møder.

Ejerforeninger: Efter normalvedtægten for ejerforeninger (bekendtgørelse nr. 1738 af 29. november 2020) § 15, stk. 4, udarbejder bestyrelsen et referat af mødet med gengivelse af beslutninger og væsentlige drøftelser. Bestyrelsen kan i en forretningsorden fastsætte regler om bl.a. protokol og udsendelse af referat (§ 14, stk. 6).

Foreninger og andelsboligforeninger: Der er ingen generel lov om bestyrelsesreferater i foreninger. Vedtægterne og en eventuel forretningsorden bestemmer, hvordan der skrives referat, og hvem der underskriver. Står der intet, så skriv et beslutningsreferat og lad de tilstedeværende godkende det.

03

Bestyrelsesprotokol, referat og beslutningsprotokol

Ordene bliver brugt i flæng, men der er en forskel. Bestyrelsesprotokollen er den samlede, fortløbende samling af underskrevne referater, som selskabsloven kalder protokollen over forhandlingerne. Referatet er dokumentet fra det enkelte møde. En beslutningsprotokol indeholder kun beslutningerne.

I praksis skriver de fleste bestyrelser et beslutningsreferat med en kort sagsfremstilling under hvert punkt. Det viser, hvad bestyrelsen vidste, da den traf beslutningen, og det kan blive vigtigt, hvis en beslutning senere bliver anfægtet.

04

Underskrift af bestyrelsesprotokol

I ApS og A/S skal protokollen underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer, der var til stede på mødet. Det er altså ikke nok, at formanden skriver under. Medlemmer, der havde afbud, skal ikke underskrive referatet fra det møde.

Mange bestyrelser underskriver i dag digitalt, fx med MitID-baseret signering, og godkender referatet første gang som første punkt på næste møde. Står der noget om underskrift i jeres vedtægter eller forretningsorden, er det dem, der gælder.

Er et medlem uenig i en beslutning, skal uenigheden føres til protokol, hvis medlemmet ønsker det. Brug feltet »Protokoltilførsel« i skabelonen, og skriv medlemmets egen formulering.

05

Konstituerende bestyrelsesmøde: referat af det første møde

Det konstituerende bestyrelsesmøde er det første møde efter generalforsamlingen. Her fordeler den nye bestyrelse posterne mellem sig. I aktieselskaber vælger bestyrelsen selv sin formand, medmindre vedtægterne siger andet (selskabsloven § 122). I ejerforeninger efter normalvedtægten vælges formanden derimod direkte af generalforsamlingen. Referatet fra det konstituerende møde bør indeholde:

• Valg af formand, hvis det ikke er sket på generalforsamlingen
• Valg af næstformand og kasserer, og eventuelt sekretær
• Godkendelse eller opdatering af forretningsordenen
• Hvem der kan tegne foreningen eller selskabet, og hvem der har adgang til bank og systemer
• Mødeplan for det kommende år
• Fordeling af ansvarsområder og udvalg

06

Referater fra bestyrelsesmøder: hvem må læse dem?

Bestyrelsesreferater kan indeholde fortrolige oplysninger, fx om restancer, tvister eller ansættelser. Mange foreninger skriver derfor to versioner: det fulde, underskrevne referat til protokollen og en kort udgave til medlemmerne med beslutningerne.

Om medlemmerne har ret til at se referaterne, afhænger af vedtægterne. Uanset hvad bør referatet kun indeholde de personoplysninger, der er nødvendige. Skriv »en ejer i restance«, ikke navn og adresse, med mindre beslutningen kræver det.

07

Sådan skriver du referatet hurtigere

Som referent i en bestyrelse er du også bestyrelsesmedlem. Det er svært at deltage i diskussionen og skrive samtidig. Med en optagelse kan du være med i mødet og skrive referatet bagefter ud fra transskriptionen.

Aftal med bestyrelsen, at møderne optages, og at optagelsen kun bruges til referatet. Klang transskriberer på dansk og laver et udkast med resumé, beslutninger og opgaver. Hver sætning er knyttet til sit sted i lyden, så du kan tjekke præcis, hvordan en beslutning blev formuleret, før referatet sendes til underskrift.