Dagsorden skabelon: gratis Word-skabelon med eksempel

01

Hvad er en dagsorden?

En dagsorden er listen over de punkter, et møde skal behandle, i den rækkefølge de skal behandles. Den sendes ud før mødet, så deltagerne ved, hvad de skal forberede sig på, og hvad mødet skal nå frem til.

En god dagsorden til et møde er mere end en emneliste. For hvert punkt står der, hvorfor det er på, hvem der fører det, hvor lang tid det må tage, og hvad mødet skal gøre med det: høre en orientering, drøfte et emne eller træffe en beslutning. Det er den forskel, der gør, at mødet slutter til tiden og med noget, man kan handle på.

02

Hvad skal en dagsorden indeholde?

Brug de samme felter hver gang. Så ved deltagerne, hvor de skal kigge, og referenten kan genbruge strukturen direkte:

• Mødeinformation: mødets navn, dato, tidspunkt, sted eller link, mødeleder og referent
• Deltagere og afbud, så referenten ikke skal samle det op bagefter
• Formål med mødet i én sætning: hvad skal være anderledes, når mødet er slut?
• Nummererede punkter med en kort, præcis overskrift
• Formål for hvert punkt: orientering, drøftelse eller beslutning
• Ansvarlig for hvert punkt, dvs. den der forbereder og indleder
• Tid pr. punkt, så summen passer med mødets længde
• Bilag, der hører til punktet, sendt ud sammen med dagsordenen
• Tid og sted for næste møde

03

Orientering, drøftelse og beslutning: marker hvert punkt

I kommuner, regioner, MED-udvalg og mange foreninger er det fast praksis at skrive i overskriften, hvad mødet skal gøre med punktet. Aabenraa Kommunes skriveguide til dagsordener siger det direkte: det skal tydeligt fremgå, om sagen er til godkendelse, orientering, drøftelse eller høring. Den vane er værd at låne, også til et helt almindeligt teammøde.

Orientering betyder, at deltagerne får information. Der træffes ingen beslutning, og punktet bør være kort. Kan det lige så godt sendes som en mail, så gør det.

Drøftelse betyder, at I vender et emne og samler synspunkter, typisk før en senere beslutning. Skriv, hvad drøftelsen skal give: »Input til ny vagtmodel« er bedre end »Vagter«.

Beslutning betyder, at punktet skal ende med en konkret beslutning. Skriv et forslag på forhånd, det der i offentlige dagsordener kaldes en indstilling, fx »Det indstilles, at udkastet til vagtplan godkendes«. Så har mødet noget at sige ja, nej eller ja, men til.

04

Faste punkter: godkendelse af dagsorden, referat og eventuelt

De fleste formelle møder åbner og lukker med de samme punkter. De tager få minutter, men de gør en forskel, når der senere er uenighed om, hvad der blev besluttet:

• Godkendelse af dagsorden: deltagerne kan bede om at få et punkt flyttet, udsat eller tilføjet, før mødet går i gang.
• Godkendelse af referat fra sidste møde: fejl rettes nu, ikke om tre måneder. Har I godkendt referatet på mail, kan punktet udgå.
• Opfølgning på opgaver fra sidste møde: et hurtigt tjek af, om de aftalte opgaver er løst.
• Eventuelt: plads til korte meddelelser og emner til næste dagsorden. Som tommelfingerregel træffes der ikke beslutninger under eventuelt, fordi ingen har kunnet forberede sig.
• Næste møde: dato, tid og sted, så det ikke skal aftales på mail bagefter.

05

Sådan skriver du en god dagsorden til et møde

Syv råd, der gør en mærkbar forskel:

• Ét emne pr. punkt. Har et punkt to spørgsmål, så del det op.
• Læg beslutningspunkterne tidligt, mens alle er friske. Orienteringer kan komme til sidst eller sendes skriftligt.
• Sæt tid på hvert punkt, og læg summen sammen. Er der mere end mødet kan nå, så flyt et punkt nu i stedet for at haste det igennem.
• Skriv overskriften som det, mødet skal svare på: »Skal vi flytte personalemødet til tirsdag?« i stedet for »Mødetid«.
• Send dagsorden og bilag ud i god tid, gerne to til tre arbejdsdage før. Bilag, der kommer på dagen, bliver ikke læst.
• Giv hvert punkt en ansvarlig, der forbereder og indleder punktet.
• Hold den kort. Kan dagsordenen ikke være på én side, er mødet sandsynligvis for langt.

06

Dagsorden til personalemøde

Personalemødet er det møde, flest søger en dagsorden til, og det er også det, der oftest skrider. En fast skabelon hjælper, fordi deltagerne ved, at deres emne har en plads.

En typisk dagsorden til personalemøde har: godkendelse af dagsorden og referat, nyt fra ledelsen (orientering), et eller to emner, der kræver en beslutning (fx vagtplan, ferie eller arbejdsgange), et emne til drøftelse (fx erfaringer med et nyt system), nyt fra arbejdsmiljørepræsentant eller tillidsrepræsentant, eventuelt og næste møde. Se det udfyldte eksempel nedenfor og på side 2 i skabelonen.

07

Statusmøde og opfølgningsmøde: kortere dagsordener

Et statusmøde skal give overblik, ikke løse alt. Brug samme punkt for hvert projekt eller hver opgave: hvad er færdigt, hvad er næste skridt, og hvor er der risiko eller brug for hjælp? Punkter, der kræver en længere drøftelse, flyttes til et separat møde med de relevante deltagere.

Et opfølgningsmøde tager udgangspunkt i aftalerne fra sidste møde. Lav dagsordenen direkte ud fra referatet: et punkt pr. aftale med ansvarlig og frist, og spørgsmålet »Er det sket, og virker det?«. Til sidst: nye aftaler og dato for næste opfølgning.

08

Dagsorden og referat: brug samme skabelon

En god dagsorden er halvdelen af referatet. Når punkterne er nummererede og markeret som orientering, drøftelse eller beslutning, ved referenten præcis, hvad der skal skrives under hvert punkt: »Taget til efterretning«, de vigtigste synspunkter, eller beslutningen med ansvarlig og frist.

Kopier derfor dagsordenen ind som skelet til referatet, og udfyld en kolonne med beslutning, ansvarlig og frist. Vil I kun have beslutningerne med, så skriv et beslutningsreferat. Vores skabelon til mødereferat bruger samme punktstruktur som denne dagsorden.

Optager I mødet med Klang, får I bagefter et udkast med resumé, beslutninger og opgaver. Fordi mødet har fulgt dagsordenen, er det nemt at sætte hver beslutning ind under det rigtige punkt, og transskriptionen ligger ved siden af, hvis I skal tjekke, hvad der præcist blev sagt.

09

Tjekliste før du sender dagsordenen ud

Tag listen, inden du trykker send:

• Har mødet et formål, der står i én sætning?
• Er hvert punkt markeret som orientering, drøftelse eller beslutning?
• Har beslutningspunkterne et konkret forslag og de nødvendige bilag?
• Passer tiden pr. punkt med mødets længde?
• Har hvert punkt en ansvarlig, der ved det?
• Er mødeleder og referent aftalt på forhånd?