01
Hva er en medarbeidersamtale?
En medarbeidersamtale er en planlagt samtale mellom en medarbeider og nærmeste leder, som regel én gang i året. Dere ser tilbake på perioden som har gått, snakker om arbeidsoppgaver, arbeidsmiljø og utvikling, og blir enige om mål og tiltak for perioden som kommer.
Samtalen er ikke en lønnssamtale. Lønn bør tas i en egen samtale, slik at medarbeidersamtalen kan handle om utvikling og trivsel.
02
Er medarbeidersamtale lovpålagt?
Nei, ikke etter arbeidsmiljøloven. Loven nevner ikke medarbeidersamtaler, men krever at alle arbeidsplasser har arenaer for medvirkning, og Arbeidstilsynet trekker fram medarbeidersamtaler som ett eksempel på en slik arena.
I staten er det annerledes. Hovedavtalen i staten § 29 sier at den enkelte medarbeider skal følges opp gjennom medarbeider- og utviklingssamtaler. Det er en tariffavtale, ikke en lov. DFØ, som forvalter statens arbeidsgiverportal, anbefaler at alle ansatte har minst én samtale i året med nærmeste leder, og publiserer egne maler for staten.
Mange virksomheter i privat sektor har også bestemt i egne rutiner eller tariffavtaler at medarbeidersamtaler skal gjennomføres. Sjekk hva som gjelder hos dere.
03
Slik forbereder du en medarbeidersamtale
Den viktigste regelen er at begge forbereder seg. Send malen ut minst en uke før, så medarbeideren har tid til å tenke gjennom spørsmålene.
- Leder: les referatet fra forrige samtale og se om avtalene ble fulgt opp.
- Medarbeider: noter hva som har gått bra, hva som har vært krevende, og hva du ønsker deg framover.
- Begge: tenk gjennom to eller tre konkrete mål for neste periode.
- Sett av nok tid, gjerne en time, i et rom der dere ikke blir forstyrret.
04
Gode spørsmål til medarbeidersamtalen
Åpne spørsmål gir de beste samtalene. Malen har spørsmål i fem tema. Her er noen av dem:
- Hva har gått bra siden forrige samtale, og hva har vært mest krevende?
- Er oppgavene, ansvaret og forventningene tydelige?
- Hvordan er arbeidsmengden og balansen mellom jobb og fritid?
- Hva trenger du mer eller mindre av fra lederen din?
- Hvilken kompetanse trenger du for å lykkes i rollen framover?
05
Referatet: hvem skriver, og hvem får se det?
Avtal hvem som skriver referatet før samtalen, som regel lederen. Hold det kort: de viktigste temaene, målene, tiltakene og hvem som har ansvaret. Medarbeideren bør få lese og godkjenne referatet før det lagres.
Det finnes ingen egne regler for hvem som får se referatet. DFØ anbefaler at bare leder og medarbeider har tilgang hvis det lagres i HR-systemet, og at eventuell annen tilgang avtales før samtalen. Referatet inneholder personopplysninger, så medarbeideren har rett til innsyn etter personvernreglene.
Selve samtalen bør du ikke ta opp uten videre. Datatilsynet skriver at det skal svært mye til for at en arbeidsgiver kan ta lydopptak av ansatte, at det alltid må informeres på forhånd, og at samtykke normalt ikke er et egnet grunnlag i et arbeidsforhold. Les heller inn dine egne stikkord rett etter samtalen.
Eksempel på referat fra medarbeidersamtale
Slik kan et kort referat se ut. Det viktigste er avtalene, med ansvarlig og frist:
- Samtale
- Medarbeidersamtale · 14. oktober · Maria Hansen og Erik Berg · Referent: Erik
- Tilbakeblikk
- God utvikling i rollen, særlig i kundedialogen. Høy arbeidsmengde i september og oktober på grunn av to parallelle leveranser.
- Arbeidsmiljø
- Trives i teamet. Ønsker tydeligere prioritering når flere prosjekter går samtidig.
- Mål og tiltak
- Maria leder et kundeprosjekt fra første kvartal (ansvarlig: Erik, frist 1. februar). Maria tar kurs i prosjektledelse (ansvarlig: Maria, frist 1. mars).
- Oppfølging
- Kort oppfølgingssamtale om arbeidsmengden i januar.
Vanlige spørsmål
Er medarbeidersamtale lovpålagt?
Nei, arbeidsmiljøloven krever ikke medarbeidersamtaler. I staten følger plikten av Hovedavtalen i staten, og mange private virksomheter har den i egne rutiner eller tariffavtaler.
Hvor ofte bør man ha medarbeidersamtale?
Minst én gang i året er vanlig, og det er også det DFØ anbefaler i staten. Mange har i tillegg korte oppfølgingssamtaler gjennom året.
Kan lønn tas opp i medarbeidersamtalen?
Det anbefales ikke. Lønn tas best i en egen lønnssamtale, slik at medarbeidersamtalen kan handle om utvikling, arbeidsmiljø og trivsel.
Hvem skal ha referatet fra medarbeidersamtalen?
Leder og medarbeider. Det finnes ingen egne regler for tilgang, men DFØ anbefaler at bare de to har tilgang hvis referatet lagres i HR-systemet.
Kan medarbeidersamtalen tas opp på lyd?
Det krever et gyldig rettslig grunnlag og informasjon på forhånd, og Datatilsynet skriver at samtykke normalt ikke er egnet i et arbeidsforhold. Det enkleste er å lese inn egne stikkord rett etter samtalen.
Er malen gratis?
Ja. Den er en vanlig Word-fil du laster ned direkte, uten e-post eller registrering.