Referansesjekk: spørsmål, mal og regler for arbeidsgivere
En referansesjekk er en samtale med en tidligere leder eller kollega av kandidaten, for å kontrollere og utdype det du har lært i intervjuene. Gjør den etter siste intervju, med referanser kandidaten selv har oppgitt, og still de samme spørsmålene om alle kandidatene. Her får du spørsmålene, en mal for referatet og reglene du må kjenne.
La Klang skrive ut samtalen
Taleridentifisering og opptak av telefonsamtaler i appen er med i Pro.
01
Når og hvordan gjør du en referansesjekk?
Ta referansene når du har én eller to kandidater igjen, etter siste intervju. Da vet du hva du vil ha bekreftet, og du bruker ikke tid på kandidater som uansett ikke går videre. To referanser er vanlig, gjerne nærmeste leder i nåværende eller forrige jobb og én kollega eller medarbeider.
Avtal med kandidaten hvem du skal ringe. Skal du kontakte noen kandidaten ikke har oppgitt, si fra til kandidaten først. Personvernreglene krever at den du samler inn opplysninger om, får vite det, også når opplysningene kommer fra andre (GDPR artikkel 14). En telefonsamtale på 20 til 30 minutter er som regel nok.
02
Spørsmål til referansesjekk
Still de samme spørsmålene om alle kandidatene, slik at svarene kan sammenlignes. Be om eksempler, ikke bare karakteristikker. «Hun er strukturert» sier lite; «hun ryddet opp i prosjektplanen etter at to leveranser hadde glippet» sier mye.
- Hvordan kjenner du kandidaten, og i hvilken periode jobbet dere sammen?
- Hva var kandidatens rolle og ansvar? Stemmer det med det kandidaten har fortalt oss?
- Hva er kandidatens viktigste styrker? Kan du gi et konkret eksempel?
- Hva bør kandidaten utvikle videre? Hvordan jobbet dere med det?
- Hvordan samarbeider kandidaten med kolleger og andre avdelinger?
- Hvordan håndterer kandidaten høyt tempo, uenighet eller konflikt?
- Hvilke resultater oppnådde kandidaten som du husker særlig godt?
- Hvordan tar kandidaten imot tilbakemeldinger?
- For lederstillinger: hvordan leder kandidaten folk, og hvordan opplevde medarbeiderne det?
- Hvorfor sluttet kandidaten, eller hvorfor vil hen slutte?
- Ville du ansatt kandidaten igjen? Hvorfor, eller hvorfor ikke?
- Er det noe annet vi bør vite for at kandidaten skal lykkes i denne stillingen?
Ta opp med appen, og les teksten etterpå
Taleridentifisering og opptak av telefonsamtaler i appen er med i Pro.
03
Spørsmål du ikke kan stille
Likestillings- og diskrimineringsloven § 30 forbyr arbeidsgiver å innhente opplysninger om en søkers graviditet, adopsjon eller planer om å få barn, religion eller livssyn, etnisitet, funksjonsnedsettelse, seksuelle orientering, kjønnsidentitet eller kjønnsuttrykk i ansettelsesprosessen. Forbudet gjelder «under intervju eller på annen måte», og dermed også i referansesamtalen.
Arbeidsmiljøloven § 9-3 forbyr å be om andre helseopplysninger enn dem som er nødvendige for arbeidsoppgavene i stillingen. Spør derfor ikke om sykefravær. Unngå også fagforeningsmedlemskap og andre særlige kategorier av personopplysninger etter GDPR artikkel 9.
Begynner referansen selv å snakke om slike forhold, avbryt høflig og la være å skrive det ned.
04
Skriv et kort referat, samme dag
Skriv referatet rett etter samtalen, mens du husker formuleringene. Hold deg til det referansen faktisk sa, og skill mellom sitater og din egen vurdering. Referatet hører hjemme i rekrutteringssaken, ikke i e-posten din.
Slett referatene for kandidatene som ikke får jobben, når prosessen er avsluttet og klagefristene er ute, med mindre kandidaten har samtykket til lengre lagring. For den som blir ansatt, vurder om referatet trengs i personalmappen i det hele tatt.
05
Kan du ta opp referansesamtalen?
Ja, hvis referansen vet om det. Det er ikke straffbart å ta opp en samtale du selv deltar i, men som arbeidsgiver behandler du personopplysninger om både kandidaten og referansen, og da skal de informeres. Si fra før du starter opptaket, og forklar at lyden bare brukes til å skrive referatet.
Med Klang-appen tar du opp telefonsamtalen på iPhone eller Android, og når du legger på, er den transkribert med talere og et kort sammendrag. Da kan du lytte til samtalen og sitere presist, i stedet for å notere mens du snakker. Opptak av telefonsamtaler er med allerede i Free. Slett lyden når referatet er skrevet.
06
Slik vurderer du svarene
Se etter mønstre, ikke enkeltutsagn. Bekrefter begge referansene det du hørte i intervjuet? Peker begge på samme utviklingsområde? Svarer en referanse unnvikende på om hen ville ansatt kandidaten igjen, er det verdt et oppfølgingsspørsmål.
En referansesjekk er ett av flere grunnlag for beslutningen, sammen med intervjuer, eventuelle tester og arbeidsprøver. Dokumenter hvorfor du valgte som du gjorde, særlig i offentlig sektor, der kvalifikasjonsprinsippet gjelder.
Hva kan du spørre referansen om?
En rask kontroll før samtalen.
| Tema | Kan spørres om? | Hjemmel |
|---|---|---|
| Arbeidsoppgaver, ansvar og resultater | Ja | Relevant for stillingen |
| Samarbeid, ledelse og arbeidsmåte | Ja | Relevant for stillingen |
| Grunn til å slutte | Ja, saklig | Relevant for stillingen |
| Graviditet eller planer om barn | Nei | Likestillings- og diskrimineringsloven § 30 |
| Religion, etnisitet, seksuell orientering | Nei, med snevre unntak | Likestillings- og diskrimineringsloven § 30 |
| Sykefravær og helse | Nei, utover det stillingen krever | Arbeidsmiljøloven § 9-3 |
| Fagforeningsmedlemskap | Nei | GDPR artikkel 9 |
Lovtekstene er lest på lovdata.no 3. november 2026. Oversikten er forenklet.
Mal for referat fra referansesjekk
Kopier feltene inn i deres egen mal. Eksempelet er oppdiktet.
- Kandidat og stilling
- Kari Nordmann, prosjektleder IT
- Referanse
- Per Hansen, avdelingsleder hos tidligere arbeidsgiver. Nærmeste leder 2022–2025.
- Dato og form
- 4. november, telefon, 25 minutter. Kandidaten har oppgitt referansen.
- Rolle og ansvar
- Ledet tre leveranser med opptil åtte personer. Bekrefter det kandidaten fortalte i intervjuet.
- Styrker
- Struktur og oppfølging. Eksempel: ryddet opp i en forsinket plan og fikk prosjektet i mål to uker etter ny frist.
- Utviklingsområder
- Delegerer sent i perioder med høyt press. Har jobbet med dette i lederutviklingsprogram.
- Ansette igjen?
- «Ja, uten å nøle.»
- Samlet vurdering
- Bekrefter intervjuinntrykket. Følg opp delegering i introduksjonsperioden.
- Utført av
- Rekrutterende leder
Klang for rekruttering
Lytt til samtalen, ikke til notatene dine
Ta opp referansesamtalen i Klang-appen, og få en transkripsjon med talere og et sammendrag når du legger på. Intervjuer i Teams og i møterommet tas opp på samme måte.
- Opptak av telefonsamtaler på iPhone og Android, også i Free
- Taleradskillelse på alle planer
- Samme spørsmål og samme oppsett for alle kandidater
- ISO 27001:2022-sertifisert, hostet i EU og aldri brukt til KI-trening
Spørsmål om referansesjekk
Må kandidaten samtykke til referansesjekk?
Samtykke er ikke det eneste mulige grunnlaget etter GDPR, men kandidaten skal vite at referanser innhentes og fra hvem. God praksis er å avtale referansene med kandidaten og si fra før du kontakter noen andre.
Kan jeg ringe en referanse kandidaten ikke har oppgitt?
Det er ikke forbudt, men kandidaten har rett til å få vite om opplysninger du henter inn fra andre (GDPR artikkel 14). Si derfor fra til kandidaten først. Uoppgitte referanser gir også ofte et skjevere bilde, fordi de ikke kjenner kandidatens arbeid like godt.
Hvor mange referanser bør jeg ta?
To er vanlig, helst nærmeste leder fra nåværende eller forrige jobb og én person som har jobbet tett med kandidaten. For lederstillinger gir en tidligere medarbeider et nyttig perspektiv.
Hva kan jeg ikke spørre om i en referansesjekk?
Ikke graviditet eller planer om barn, religion eller livssyn, etnisitet, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet eller kjønnsuttrykk (likestillings- og diskrimineringsloven § 30), og ikke helseopplysninger utover det stillingen krever (arbeidsmiljøloven § 9-3).
Kan jeg ta opp referansesamtalen?
Ja, når referansen vet om det. Si fra før opptaket starter og forklar hva lyden brukes til. I Klang-appen tar du opp telefonsamtaler, også i Free, og samtalen er transkribert når du legger på. Slett lyden når referatet er skrevet.
Hvor lenge kan referatet lagres?
Ikke lenger enn formålet krever. For kandidater som ikke får stillingen, slett referatet når prosessen er avsluttet, med mindre kandidaten har samtykket til lengre lagring. For den som ansettes, vurder om det trengs i personalmappen.
Kilder
Lest 3. november 2026.