Dialogmøte og oppfølgingsplan: slik følger du opp en sykmeldt

01

Hva er et dialogmøte?

Et dialogmøte er et møte mellom en sykmeldt arbeidstaker og arbeidsgiveren om hvordan den ansatte kan komme tilbake i jobb, helt eller delvis. Utgangspunktet er oppfølgingsplanen: hva den ansatte kan gjøre, hva som må tilrettelegges, og hvem som gjør hva.

Det finnes to faste dialogmøter. Dialogmøte 1 kaller arbeidsgiveren inn til, senest innen sju uker. Dialogmøte 2 kaller NAV inn til, senest innen 26 uker. Både arbeidstakeren, arbeidsgiveren, sykmelderen og NAV kan kreve et nytt dialogmøte senere. Det kalles ofte dialogmøte 3, men loven bruker ikke det navnet.

02

Fristene ved sykmelding

Fristene regnes fra første dag den ansatte er sykmeldt. Unntaket er når oppfølgingen er «åpenbart unødvendig», for eksempel når det er klart at den ansatte snart er tilbake.

• Så tidlig som mulig: start arbeidet med oppfølgingsplanen sammen med den ansatte.
• Senest 4 uker: oppfølgingsplanen skal være utarbeidet og sendt til sykmelderen.
• Senest 7 uker: arbeidsgiveren kaller inn til dialogmøte 1 når den ansatte er helt sykmeldt. Ved delvis sykmelding holdes møtet når arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder mener det er hensiktsmessig.
• Senest 8 uker: NAV vurderer aktivitetskravet, altså om den ansatte kan prøve seg i arbeidsrelatert aktivitet.
• Senest en uke før NAVs dialogmøter: arbeidsgiveren sender oppdatert oppfølgingsplan til NAV.
• Senest 26 uker: NAV holder dialogmøte 2 med den ansatte og arbeidsgiveren.

03

Hva skal oppfølgingsplanen inneholde?

Arbeidsmiljøloven § 4-6 sier at planen skal inneholde en vurdering av arbeidstakerens arbeidsoppgaver og arbeidsevne, tiltak i arbeidsgiverens regi, tiltak med bistand fra myndighetene og en plan for videre oppfølging. Planen lages i samråd med den ansatte, ikke for den ansatte.

Skriv konkret. «Tilrettelegging ved behov» hjelper ingen. «Kari jobber 50 prosent fra 1. oktober, uten kundevakter, og vi evaluerer 1. november» er en plan. Hvert tiltak bør ha en ansvarlig og en dato.

• Hvilke oppgaver den ansatte kan gjøre nå, og hvilke som må vente
• Tilrettelegging: arbeidstid, oppgaver, utstyr, arbeidssted
• Hva dere trenger fra NAV, bedriftshelsetjenesten eller andre
• Når og hvordan dere evaluerer planen

04

Dialogmøte 1: hvem deltar, og hva snakker dere om?

Den ansatte og nærmeste leder deltar alltid. Sykmelderen skal kalles inn hvis både arbeidsgiver og arbeidstaker, eller arbeidstakeren alene, ønsker det. NAV, bedriftshelsetjenesten og andre relevante aktører kan kalles inn hvis en av partene ønsker det. Helsepersonell som behandler den ansatte, kan ikke kalles inn hvis den ansatte motsetter seg det.

NAV skriver at møtet kan holdes som telefon- eller videomøte når avstand eller tid gjør det vanskelig å møtes fysisk. Send innkallingen i god tid, si hva møtet skal handle om, og legg ved oppfølgingsplanen.

• Hvordan har det gått siden sist, og hvordan fungerer planen?
• Hvilke oppgaver kan den ansatte gjøre nå, helt eller delvis?
• Hva skal til for å øke stillingsandelen, og når?
• Trenger dere hjelp fra NAV eller bedriftshelsetjenesten?
• Hva oppdaterer dere i planen, og når møtes dere igjen?

05

Diagnosen skal ikke være tema

NAV sier det rett ut: «Diagnosen skal ikke være tema for møtet.» Snakk om funksjon og arbeidsoppgaver, ikke om sykdommen. Spør hva den ansatte kan gjøre, ikke hva den ansatte feiler. Velger den ansatte selv å fortelle noe om helsen, skal det ikke skrives inn i oppfølgingsplanen eller referatet med mindre det er nødvendig for tilretteleggingen.

Helseopplysninger er en særlig kategori av personopplysninger etter GDPR artikkel 9. Oppbevar planen og referatet med begrenset tilgang, for eksempel i personalmappen, og slett det som ikke lenger trengs.

06

Referatet fra dialogmøtet

Etter dialogmøte 1 oppdaterer du oppfølgingsplanen og dokumenterer selve møtet. Skriv hvem som deltok, hva dere ble enige om, hvem som har ansvaret for hvert tiltak, og når dere evaluerer. La den ansatte lese referatet og komme med merknader før det lagres.

Referatet fra dialogmøte 2 og senere møter skriver NAV. Ifølge NAV kan nærmeste leder lese det i fire måneder etter at sykmeldingen er avsluttet. Har dere egne notater fra møtet, hold dem til det dere trenger for oppfølgingen.

07

Bør dere ta opp dialogmøtet?

Som hovedregel nei. Datatilsynet skriver at det skal svært mye til for at en arbeidsgiver kan ta lydopptak av ansatte, og et dialogmøte handler om helse og arbeidsevne. Et kort, presist referat som den ansatte har godkjent, er bedre dokumentasjon enn en lydfil.

Det som hjelper, er å få referatet skrevet mens møtet er ferskt. Les inn dine egne stikkord i Klang-appen rett etter møtet: hva dere ble enige om, tiltak, ansvarlige og datoer. Klang gjør det om til tekst og et ryddig utkast med ToDos, som du retter og legger inn i malen.