01
Hva skal protokollen inneholde?
I et aksjeselskap skal møtelederen sørge for at det føres protokoll, jf. aksjeloven § 5-16. Protokollen skal minst inneholde:
- Tid og møteform, for eksempel fysisk eller elektronisk
- Beslutningene, med resultatet av avstemningene
- Antall stemmer for og mot, og hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen de representerer, i den grad det har betydning for utfallet
- Fortegnelsen over aksjeeierne som deltok, tatt inn i eller lagt ved protokollen
02
Hvem signerer, og hvor lagres protokollen?
Protokollen signeres av møtelederen og minst én annen person som generalforsamlingen velger blant deltakerne. Den skal oppbevares betryggende i hele selskapets levetid og være tilgjengelig for aksjeeierne.
I et borettslag gjelder tilsvarende regler etter borettslagsloven § 7-9: møtelederen sørger for protokoll over alle saker og vedtak, og den signeres av møtelederen og minst én andelseier som generalforsamlingen velger blant de fremmøtte.
03
Ordinær og ekstraordinær generalforsamling
Ordinær generalforsamling i et aksjeselskap skal holdes innen seks måneder etter utgangen av regnskapsåret, og skal blant annet godkjenne årsregnskapet og eventuell årsberetning, herunder utdeling av utbytte (§ 5-5). Innkallingsfristen er minst én uke, med mindre vedtektene sier noe annet (§ 5-10).
Ekstraordinær generalforsamling holdes når styret mener det trengs, eller når revisor eller aksjeeiere med minst en tidel av aksjekapitalen krever det skriftlig. Da skal den holdes innen én måned (§ 5-6).
I borettslag skal ordinær generalforsamling holdes innen utgangen av juni, og innkallingen skal sendes minst åtte og høyst tjue dager før møtet (borettslagsloven §§ 7-4 og 7-6).
04
Forenklet og elektronisk generalforsamling
Hvis ingen aksjeeiere motsetter seg det, kan en sak behandles uten møte, for eksempel skriftlig eller elektronisk (aksjeloven § 5-7). Da gjelder egne regler for protokollen i § 5-7 a: den skal vise at saken er behandlet på denne måten og når, ta inn beslutningen og stemmetallene, og signeres av styrelederen eller den generalforsamlingen utpeker. Protokollen sendes så til alle aksjeeierne.
Generalforsamlingen kan også holdes som elektronisk møte. Da må systemet sikre kontroll med hvem som deltar og stemmer (§ 5-8).
05
Slik skriver du protokollen raskere
Skriv protokollen mens møtet pågår eller rett etter, så slipper du å rekonstruere stemmetall og formuleringer i ettertid. Ta gjerne opp møtet når deltakerne er informert på forhånd: da kan du sjekke nøyaktig hvordan et forslag ble formulert og hva som ble vedtatt, før protokollen signeres.
Protokollen er et formelt dokument. Et AI-sammendrag kan hjelpe deg med utkastet, men det er møtelederen som har ansvaret for innholdet, og vedtakene skal formuleres slik de faktisk ble fattet.
Eksempel på protokoll fra generalforsamling
Et forkortet eksempel fra en ordinær generalforsamling i et lite aksjeselskap:
- Møte
- Ordinær generalforsamling i Eksempel AS · 18. juni kl. 17.00 · Fysisk møte i selskapets lokaler
- Sak 1 · Åpning
- Styreleder åpnet møtet og tok opp fortegnelse over fremmøtte. Representert: 4 aksjeeiere med til sammen 92 000 av 100 000 aksjer (92 %). Fortegnelsen er vedlagt.
- Sak 2 · Møteleder
- Styreleder ble valgt til møteleder. Kari Nilsen ble valgt til å signere protokollen sammen med møtelederen. Enstemmig.
- Sak 3 · Årsregnskap
- Årsregnskapet og årsberetningen for 2025 ble godkjent. Utbytte på 4 kroner per aksje ble vedtatt. Stemmer: 85 000 aksjer for, 7 000 mot.
- Signatur
- Møteleder og Kari Nilsen, 18. juni.
Vanlige spørsmål
Hvem skal signere protokollen fra generalforsamlingen?
I aksjeselskap signerer møtelederen og minst én annen person som generalforsamlingen velger blant deltakerne (aksjeloven § 5-16). I borettslag signerer møtelederen og minst én andelseier som generalforsamlingen velger (borettslagsloven § 7-9).
Hva er fristen for ordinær generalforsamling?
I aksjeselskap innen seks måneder etter utgangen av regnskapsåret, altså innen 30. juni for de fleste. I borettslag innen utgangen av juni.
Hvor lang innkallingsfrist gjelder?
Minst én uke i aksjeselskap, med mindre vedtektene sier noe annet. I borettslag minst åtte og høyst tjue dager, og for ekstraordinær generalforsamling i borettslag kan fristen ved behov være kortere, men minst tre dager.
Kan generalforsamlingen holdes digitalt?
Ja. I aksjeselskap bestemmer styret om møtet skal være fysisk eller elektronisk, med mindre vedtektene sier noe annet, og saker kan også behandles uten møte hvis ingen aksjeeiere motsetter seg det.
Er malen gratis?
Ja. Den er en vanlig Word-fil du laster ned direkte, uten e-post eller registrering.