Kehityskeskustelu: pohja, kysymykset ja selkeä yhteenveto
Hyvä kehityskeskustelu katsoo sekä taaksepäin että eteenpäin ja päättyy muutamaan konkreettiseen sopimukseen. Tältä sivulta saat maksuttoman Word-pohjan, kysymykset joilla keskustelu pysyy aitona keskusteluna eikä muutu lomakkeen täyttämiseksi, sekä tavan kirjata sovitut asiat niin, että ne vielä puolen vuoden päästä löytyvät.
Kehityskeskustelupohja (Word)
Pohjassa on kuusi osaa: mennyt jakso, oma työ ja työhyvinvointi, osaaminen, palaute molempiin suuntiin, tavoitteet seuraavalle jaksolle sekä sovitut asiat vastuuhenkilöineen. Työntekijä ja esihenkilö voivat täyttää kaksi ensimmäistä osaa etukäteen.
Word-tiedosto (.docx). Toimii myös Google Docsissa ja LibreOfficessa. Maksuton, ei vaadi rekisteröitymistä.
- Työntekijä
- Laura
- Esihenkilö
- Mikko
- Päivämäärä
- 14.11.
- Tarkasteltava jakso
- Kevät ja syksy
| Tavoite | Onnistuminen | Aikataulu |
|---|---|---|
| Asiakasraportit | Malli käytössä | Helmikuu |
| Esiintyminen | Kaksi esitystä | Kevät |
01
Mikä kehityskeskustelu on ja mihin sitä tarvitaan?
Kehityskeskustelu on esihenkilön ja työntekijän säännöllinen, suunniteltu keskustelu, tavallisesti kerran tai kahdesti vuodessa. Siinä käydään läpi mennyt jakso, sovitaan tavoitteet seuraavalle ja puhutaan siitä, mitä työntekijä tarvitsee onnistuakseen: osaamista, tukea, resursseja tai muutoksia työn sisältöön.
Keskustelu ei ole palkkaneuvottelu eikä arviointitilaisuus, vaikka moni organisaatio kytkee siihen myös tavoite- ja palkitsemiskäytäntönsä. Parhaimmillaan se on vuoden tärkein kahdenkeskinen hetki, jossa molemmat kuulevat jotain, mikä ei arjessa tule sanotuksi.
02
Näin valmistaudut kehityskeskusteluun
Valmistautuminen kuuluu molemmille. Kun kumpikin on miettinyt asiat etukäteen, aika kuluu keskusteluun eikä muistelemiseen.
- Lähetä pohja ja kysymykset työntekijälle viikkoa ennen ja varaa aikaa vähintään tunti, rauhallisesta tilasta tai häiriöttömästä etäyhteydestä.
- Kaiva esiin edellisen keskustelun sopimukset. Jos niitä ei löydy, se on jo tärkeä havainto.
- Esihenkilönä: kirjaa kaksi tai kolme konkreettista esimerkkiä onnistumisista ja yksi asia, jossa toivot muutosta.
- Työntekijänä: mieti, mikä antaa energiaa, mikä kuormittaa ja missä haluat kehittyä seuraavan vuoden aikana.
03
Hyvät kysymykset kehityskeskusteluun
Avoimet kysymykset toimivat paremmin kuin asteikot. Valitse muutama jokaisesta ryhmästä, älä kaikkia:
- Mennyt jakso: Mistä työstäsi olet erityisen tyytyväinen? Mikä vei enemmän aikaa kuin olisi pitänyt? Miten viime kerralla sovitut tavoitteet toteutuivat?
- Työ ja hyvinvointi: Mikä työssä antaa sinulle energiaa? Onko työmäärä nyt sopiva? Mikä hidastaa sinua eniten?
- Osaaminen: Missä haluaisit olla parempi vuoden päästä? Millainen tehtävä tai koulutus veisi sinua sinne?
- Palaute esihenkilölle: Mitä voisin tehdä toisin, jotta onnistuisit paremmin? Saatko tarpeeksi tietoa ja palautetta?
- Tulevaisuus: Mitkä kolme asiaa tekisivät seuraavasta jaksosta onnistuneen?
04
Tavoitteet, jotka oikeasti ohjaavat työtä
Moni kehityskeskustelu päättyy tavoitteisiin, jotka ovat niin yleisiä, ettei kukaan voi jälkikäteen sanoa toteutuivatko ne. Kirjaa jokaisesta tavoitteesta kolme asiaa: mitä tehdään, mistä onnistumisen tunnistaa ja mihin mennessä. Kolme hyvää tavoitetta on parempi kuin kymmenen epämääräistä.
Sovi samalla välitarkistus. Kevään tavoitteet unohtuvat helposti syksyyn mennessä, jos niihin palataan vasta seuraavassa vuosikeskustelussa.
05
Kirjaaminen ilman, että keskustelu kärsii
Kun esihenkilö kirjoittaa koko ajan, työntekijä puhuu lomakkeelle eikä ihmiselle. Siksi osa tiimeistä tallentaa kehityskeskustelun ja antaa tekoälyn luonnostella yhteenvedon. Klang litteroi keskustelun, erottelee puhujat ja kokoaa luonnoksen: tärkeimmät aiheet, sovitut tavoitteet ja tehtävät. Esihenkilö tarkistaa luonnoksen, ja molemmat saavat saman yhteenvedon.
Kehityskeskustelussa puhutaan usein henkilökohtaisista asioista, joten tallentaminen on aina vapaaehtoista ja siitä sovitaan yhdessä ennen keskustelun alkua. Jos työntekijä ei halua tallennusta, käytä pohjaa ja kirjaa vain sovitut asiat. Klang käsittelee tiedot Euroopassa, ei käytä keskusteluja tekoälyn kouluttamiseen ja on ISO 27001:2022 -sertifioitu.
Esimerkki: yhteenveto kehityskeskustelusta
Tältä voi näyttää luonnos, jonka Klang kokoaa tallennetusta keskustelusta ja jonka esihenkilö tarkistaa ennen jakamista:
- Yhteenveto
- Laura on vastannut syksyn asiakasraporteista, ja ne ovat sujuneet hyvin. Kuormitusta lisää raporttien käsityö kuun lopussa. Laura haluaa kehittyä esiintymisessä ja ottaa enemmän vastuuta asiakastapaamisissa.
- Tavoite 1
- Raporttimalli otetaan käyttöön kaikissa asiakkuuksissa helmikuuhun mennessä. Onnistuminen: kuun lopun käsityö puolittuu.
- Tavoite 2
- Laura pitää kevään aikana kaksi esitystä asiakastapaamisessa, Mikko antaa palautetta molemmista.
- Tehtävä
- Mikko selvittää esiintymiskoulutuksen vaihtoehdot joulukuun loppuun mennessä.
- Seuraava välitarkistus
- Maaliskuussa, 30 minuuttia.
Esihenkilöille ja HR:lle
Sovitut asiat talteen, keskustelu ihmisten välille
Tallenna kahdenkeskinen keskustelu Klangin mobiilisovelluksella tai Teams-, Meet- tai Zoom-kokouksessa. Klang litteroi suomeksi, erottelee puhujat ja luonnostelee yhteenvedon tavoitteineen ja tehtävineen. Kaikki keskustelut ovat haettavissa myöhemmin samasta paikasta.
- Tallennus mobiilisovelluksella paikan päällä tai avustajalla etäkokouksessa
- Yhteenveto, tavoitteet ja tehtävät jokaisesta keskustelusta
- Vienti Wordiin, jos organisaatio säilyttää yhteenvedot HR-järjestelmässä
- Tiedot käsitellään Euroopassa · ISO 27001:2022 · ei tekoälyn koulutusta keskusteluillasi
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka usein kehityskeskustelu pidetään?
Tavallisimmin kerran vuodessa, usein lisäksi lyhyt välitarkistus puolen vuoden kohdalla. Monessa organisaatiossa käytäntö on kirjattu henkilöstöpolitiikkaan. Tärkeämpää kuin tiheys on se, että sovittuihin asioihin palataan.
Mitä kehityskeskustelussa käsitellään?
Mennyt jakso ja sen tavoitteet, oma työ ja työhyvinvointi, osaamisen kehittäminen, palaute molempiin suuntiin sekä tavoitteet ja sovitut asiat seuraavalle jaksolle. Ladattava pohja seuraa tätä järjestystä.
Saako kehityskeskustelun tallentaa?
Vain kun molemmat osapuolet ovat siihen suostuneet ja tietävät, mihin tallennetta käytetään ja kuka sen näkee. Sopikaa asiasta ennen keskustelua, ja noudattakaa organisaationne ohjeita henkilötietojen käsittelystä. Tallentamatta jättäminen on aina hyväksyttävä vaihtoehto.
Miten Klang tekee yhteenvedon kehityskeskustelusta?
Tallennat keskustelun mobiilisovelluksella, selaimessa tai etäkokouksessa, tai lataat äänitiedoston. Klang litteroi sen, erottelee puhujat ja luonnostelee yhteenvedon, tavoitteet ja tehtävät. Jokainen lause on kytketty kohtaansa tallenteessa, joten yksityiskohdan voi tarkistaa ennen jakamista.
Onko Klang maksuton?
Maksuttomassa Freemium-versiossa on rajaton litterointi, tallennus mobiilisovelluksella sekä yhteenvedot ja chat. Puhujat erotellaan kaikissa paketeissa. Pro-paketti lisää puhujantunnistuksen, joka tunnistaa ja nimeää samat henkilöt tallenteesta toiseen, sekä sanalistat ja integraatiot. Pro-pakettia voi kokeilla seitsemän päivää maksutta. Maksuttomassa versiossa tiedostoja voi ladata rajallisen määrän tunnissa, ja Pro nostaa rajaa.
Missä tiedot säilytetään?
Klang käsittelee tiedot Euroopassa, ei käytä keskusteluja tekoälymallien kouluttamiseen ja on ISO 27001:2022 -sertifioitu. Organisaatioille on saatavilla myös paikallinen asennus.