Varoitus työntekijälle: kirjallinen varoitus, kuuleminen ja pohja
Varoitus on työnantajan ilmoitus siitä, että työntekijä on rikkonut tai laiminlyönyt työsuhteen velvollisuuksia, ja että toistuva rikkomus voi johtaa irtisanomiseen. Työsopimuslain mukaan työntekijää ei saa irtisanoa tällaisesta syystä ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. 1.1.2026 alkaen henkilöperusteiseen irtisanomiseen riittää asiallinen syy, mutta varoitusvaatimus säilyi ennallaan. Tältä sivulta saat Word-pohjan, sisällön tarkistuslistan ja ohjeen kuulemistilaisuuteen.
Kirjallisen varoituksen pohja (Word)
Pohjassa on varoituksen perustiedot, kuvaus menettelystä, rikotut velvollisuudet, aiemmat huomautukset, työntekijän kuuleminen, vaatimus ja seuraukset sekä vastaanottokuittaus. Mukana on erillinen sivu kuulemistilaisuuden muistioksi.
Word-tiedosto (.docx). Toimii myös Google Docsissa ja LibreOfficessa. Maksuton, ei vaadi rekisteröitymistä. Pohja ei ole oikeudellinen neuvo.
- Työntekijä
- Mikko Esimerkki, varastotyöntekijä
- Työnantaja
- Esimerkki Logistiikka Oy
- Varoituksen antaja
- Anna Lahti, vuoroesihenkilö
- Päivämäärä
- 5.11.2026
| Kohta | Kirjaus |
|---|---|
| Menettely | Myöhästymiset 13., 20. ja 27.10. |
| Rikottu velvoite | Työaika 6.00 alkaen, ohje 2/2026 |
| Kuuleminen | 3.11., luottamusmies läsnä |
01
Milloin työntekijälle annetaan varoitus?
Varoitus annetaan, kun työntekijä on rikkonut tai laiminlyönyt työsopimuksesta, työehtosopimuksesta, laista tai työnantajan direktio-oikeuden nojalla antamista ohjeista johtuvia velvollisuuksiaan. Tyypillisiä syitä ovat toistuvat myöhästymiset, perusteeton poissaolo, työturvallisuusohjeiden laiminlyönti, epäasiallinen käytös ja huolimattomuus työssä.
Työsopimuslain 7 luvun 2 §:n mukaan tällaisen rikkomuksen vuoksi ei saa irtisanoa ennen kuin työntekijälle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Varoitusta ei tarvitse antaa, jos rikkomus on niin vakava, ettei työnantajalta voida kohtuudella edellyttää sopimussuhteen jatkamista. Varoitus ei sovellu tilanteisiin, joissa työntekijän työkyky on muuttunut esimerkiksi sairauden vuoksi: silloin kyse ei ole moitittavasta menettelystä.
02
Mitä muuttui 1.1.2026?
Laki 1390/2025 muutti työsopimuslain 7 lukua 1.1.2026 alkaen. Henkilöön liittyvään irtisanomiseen riittää nyt asiallinen syy, kun aiemmin vaadittiin asiallinen ja painava syy. Laissa luetellaan esimerkkeinä velvoitteiden rikkominen tai laiminlyönti, kuten perusteeton poissaolo, epäasiallinen käytös ja huolimattomuus työssä. Perustetta arvioidaan kokonaisharkinnalla, jossa otetaan huomioon muun muassa työnantajan omat toimet, kuten se, onko työntekijää ohjeistettu riittävästi.
Varoitusta koskeva virke on sanatarkasti ennallaan, joten varoitus on edelleen pääsääntöisesti edellytys irtisanomiselle rikkomuksen tai laiminlyönnin perusteella. Jos irtisanominen perustuu pelkästään ennen 1.1.2026 tapahtuneeseen menettelyyn, sovelletaan vanhaa säännöstä. Taloudelliset ja tuotannolliset irtisanomisperusteet vaativat edelleen asiallisen ja painavan syyn.
03
Mitä kirjalliseen varoitukseen kirjataan?
Laki ei määrää varoitukselle muotoa. Varoituksen voi antaa myös suullisesti, mutta työnantajan on pystyttävä myöhemmin osoittamaan, että varoitus on annettu ja mistä. Siksi varoitus kannattaa antaa kirjallisena ja kirjoittaa niin konkreettisesti, että ulkopuolinen ymmärtää sen ilman lisäselityksiä:
- Työntekijän ja työnantajan tiedot sekä varoituksen antajan nimi ja asema
- Mitä tapahtui: päivämäärät, kellonajat, paikka ja tapahtumien kuvaus ilman tulkintoja
- Mitä velvollisuutta menettely rikkoi: työsopimuksen kohta, ohje tai työehtosopimuksen määräys
- Aiemmat huomautukset samasta asiasta, jos niitä on
- Työntekijän oma selvitys kuulemisessa
- Selkeä vaatimus: miten työntekijän on jatkossa toimittava
- Seuraus: jos menettely toistuu, työnantaja voi irtisanoa työsopimuksen
- Vastaanottokuittaus ja maininta, ettei allekirjoitus tarkoita sisällön hyväksymistä
04
Varoituksen antaminen vaihe vaiheelta
Selvitä ensin tosiasiat: kerää työvuorolistat, kulunvalvontatiedot, sähköpostit tai todistajien kertomukset. Tarkista, mitä työsopimuksessa, ohjeissa ja työehtosopimuksessa sanotaan, ja onko työntekijää ohjeistettu asiasta aiemmin. Varaa sitten työntekijälle tilaisuus kertoa oma näkemyksensä, mieluiten erillisessä tapaamisessa ennen kuin varoitus kirjoitetaan lopulliseen muotoon.
Anna varoitus henkilökohtaisesti ja käy se läpi työntekijän kanssa. Pyydä allekirjoitus vastaanoton kuittaukseksi. Jos työntekijä kieltäytyy, merkitse se varoitukseen ja pyydä paikalla ollutta kolmatta henkilöä vahvistamaan luovutus. Toimi ripeästi: varoitus, joka annetaan kuukausia tapahtuman jälkeen, menettää uskottavuutensa. Säilytä varoitus henkilöstöasiakirjoissa ja rajaa pääsy niihin, jotka tarvitsevat tietoa tehtävässään.
05
Kuulemistilaisuus: mitä laki vaatii ja miten se järjestetään?
Työsopimuslain 9 luvun 2 §:n mukaan työnantajan on ennen työsopimuksen irtisanomista tai purkamista henkilöön liittyvästä syystä varattava työntekijälle tilaisuus tulla kuulluksi päättämisen syistä. Työntekijällä on oikeus käyttää kuultaessa avustajaa, esimerkiksi luottamusmiestä tai työtoveria. Varoituksen antamiselle laki ei aseta samaa kuulemisvelvoitetta, mutta kuuleminen ennen varoitusta on hyvä käytäntö: se paljastaa väärinkäsitykset ja vahvistaa myöhemmin näyttöä siitä, että asia käsiteltiin asianmukaisesti.
Kutsu työntekijä kuulemiseen kirjallisesti, kerro kutsussa asia ja oikeus avustajaan ja anna riittävästi aikaa valmistautua. Tilaisuudessa työnantaja kertoo, mistä on kyse ja mihin tietoihin se perustuu, ja työntekijä esittää oman näkemyksensä. Kirjaa tilaisuudesta muistio: aika, läsnäolijat, käsitellyt asiat ja työntekijän selvitys hänen omin sanoin. Irtisanominen on toimitettava kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun työnantaja sai tiedon perusteesta (9 luvun 1 §).
06
Kuulemistilaisuuden muistio tallenteesta
Kuulemistilaisuuden muistion tarkkuus ratkaisee, kun asiaa myöhemmin arvioidaan. Jos kirjaaja kirjoittaa samalla kun keskustelu käy, työntekijän selvitys tiivistyy helposti kirjaajan sanoiksi. Kun tilaisuus tallennetaan, Klang litteroi keskustelun suomeksi, erottelee puhujat ja luonnostelee muistion, jonka viittaukset vievät litteraatin kohtaan. Luonnos tarkistetaan aina ennen kuin se jaetaan osapuolille.
Tallentamisesta sovitaan etukäteen: kerro työntekijälle ja avustajalle ennen aloittamista, että tilaisuus tallennetaan, mihin tallennetta käytetään ja kuinka kauan sitä säilytetään. Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 3 §:n mukaan työnantaja saa käsitellä vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, eikä tästä voi poiketa työntekijän suostumuksella. Tallenne poistetaan, kun muistio on hyväksytty, ellei sen säilyttämiselle ole perusteltua syytä.
Huomautus, varoitus, irtisanominen ja purkaminen
Seuraamukset porrastuvat rikkomuksen vakavuuden mukaan. Lyhyesti:
| Mitä se tarkoittaa | Mitä laki vaatii | |
|---|---|---|
| Huomautus | Ohjaava keskustelu tai viesti pienestä puutteesta | Ei säädelty, ei korvaa varoitusta |
| Varoitus | Muistutus velvollisuuksista ja tieto mahdollisesta irtisanomisesta | Edellytys irtisanomiselle rikkomuksen perusteella (TSL 7:2) |
| Irtisanominen | Työsuhde päättyy irtisanomisajan jälkeen | Asiallinen syy, kuuleminen (TSL 9:2), kohtuullinen aika (9:1) |
| Purkaminen | Työsuhde päättyy heti | Erittäin painava syy (TSL 8:1), kuuleminen (TSL 9:2) |
Työehtosopimuksessa voi olla lisämääräyksiä menettelystä. Tarkista aina oman alasi työehtosopimus.
Esimerkki: kirjallinen varoitus myöhästymisistä
Kuvitteellinen esimerkki. Huomaa, että menettely kuvataan päivämäärin ja seuraus kerrotaan suoraan.
- Menettely
- Olet saapunut vuoroon myöhässä 13.10. (40 min), 20.10. (25 min) ja 27.10.2026 (55 min) ilmoittamatta etukäteen vuoroesihenkilölle.
- Rikottu velvollisuus
- Työsopimuksen mukainen työaika alkaa klo 6.00. Myöhästymisestä on ilmoitettava vuoroesihenkilölle ennen vuoron alkua (ohje 2/2026, käyty läpi kanssasi 3.9.2026).
- Kuuleminen
- Sinua kuultiin 3.11.2026. Avustajana oli luottamusmies. Kerroit, että bussiyhteys on muuttunut. Asia on otettu huomioon, mutta ilmoitusvelvollisuus koskee myös tällaisia tilanteita.
- Vaatimus ja seuraus
- Saavu jatkossa työvuoroon ajoissa ja ilmoita mahdollisesta myöhästymisestä ennen vuoron alkua. Jos menettely toistuu, työnantaja voi irtisanoa työsopimuksesi työsopimuslain 7 luvun 2 §:n perusteella.
HR:lle ja esihenkilöille
Kuulemistilaisuuden muistio tallenteesta, ei muistinvaraisesti
Klang litteroi tapaamisen suomeksi, erottelee puhujat ja luonnostelee muistion, jossa jokainen kohta viittaa litteraattiin. Henkilöstöasiat pysyvät rajatussa kansiossa, ja tiedot käsitellään EU:ssa.
- Tallennus mobiilisovelluksella tai Teams-, Meet- ja Zoom-tapaamisessa
- Muistioluonnos, jonka viittaukset vievät litteraatin kohtaan
- Vienti Wordiin Pro-paketissa, rajatut käyttöoikeudet kansioittain
- Tiedot käsitellään EU:ssa · ISO 27001:2022 · ei tekoälyn koulutusta asiakasdatalla
Usein kysytyt kysymykset varoituksesta
Kuinka kauan varoitus on voimassa?
Työsopimuslaissa ei ole säädetty varoitukselle voimassaoloaikaa eikä varoitusten lukumäärää. Varoituksen merkitys arvioidaan tapauskohtaisesti: siihen vaikuttavat muun muassa rikkomuksen laatu, aika, joka on kulunut, ja se, liittyykö uusi rikkomus samaan asiaan. Varoitus ei siis vanhene tietyn ajan kuluttua, mutta vanha varoitus painaa vähemmän.
Pitääkö työntekijän allekirjoittaa varoitus?
Ei tarvitse. Allekirjoitus kuittaa vain, että työntekijä on vastaanottanut varoituksen, eikä se tarkoita, että hän hyväksyy sen sisällön. Jos työntekijä kieltäytyy allekirjoittamasta, merkitse kieltäytyminen varoitukseen ja pyydä luovutuksessa läsnä ollutta henkilöä vahvistamaan se.
Voiko varoituksen antaa suullisesti?
Voi. Laki ei vaadi kirjallista muotoa, mutta työnantajan on pystyttävä osoittamaan, että varoitus on annettu ja mistä menettelystä. Suullisessa varoituksessa paikalla kannattaa olla kolmas henkilö, ja varoituksesta kannattaa tehdä merkintä samana päivänä.
Montako varoitusta tarvitaan ennen irtisanomista?
Laki ei määrää lukumäärää. Yksi varoitus voi riittää, jos työntekijä jatkaa samaa menettelyä varoituksen jälkeen. Vakavassa rikkomuksessa varoitusta ei tarvita lainkaan. Ratkaisevaa on, saiko työntekijä todellisen mahdollisuuden korjata menettelynsä.
Onko työntekijällä oikeus luottamusmieheen kuulemistilaisuudessa?
Työsopimuslain 9 luvun 2 §:n mukaan työntekijällä on oikeus käyttää avustajaa, kun häntä kuullaan ennen työsopimuksen päättämistä. Laki ei rajaa avustajaa luottamusmieheen: avustaja voi olla myös työtoveri tai lakimies. Avustajan oikeus kannattaa mainita jo kutsussa.
Muuttiko vuoden 2026 lakimuutos varoituksen antamista?
Varoitusvaatimus pysyi ennallaan. 1.1.2026 alkaen henkilöperusteiseen irtisanomiseen riittää asiallinen syy aiemman asiallisen ja painavan syyn sijaan, ja vakavan rikkomuksen poikkeus koskee nyt nimenomaisesti varoitusta. Jos irtisanominen perustuu pelkästään ennen vuotta 2026 tapahtuneeseen menettelyyn, sovelletaan vanhaa lakia.
Saako kuulemistilaisuuden tallentaa?
Tallentamisesta kannattaa sopia osapuolten kanssa etukäteen ja kertoa, mihin tallennetta käytetään ja milloin se poistetaan. Työnantaja saa käsitellä vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, joten tallenne on perusteltava ja säilytys rajattava.
Lähteet
Lakiteksti tarkistettu Finlexistä 5.11.2026. Sivu ei ole oikeudellinen neuvo; tarkista myös alasi työehtosopimus.