Utreda kränkande särbehandling: så gör arbetsgivaren steg för steg

01

Vad säger AFS 2023:2 om kränkande särbehandling?

Sedan 1 januari 2025 finns reglerna som tidigare stod i AFS 2015:4 (Organisatorisk och social arbetsmiljö) i 2 kap. AFS 2023:2. Definitionen står i 2 kap. 3 §, och reglerna om policy och rutiner, som tidigare fanns i 13 och 14 §§ AFS 2015:4, finns nu i 2 kap. 10 och 11 §§.

Problemet är vanligt. I Arbetsmiljöverkets undersökning Arbetsmiljön 2024 uppgav minst 18 procent av de sysselsatta att de utsatts för kränkande särbehandling under det senaste året, och minst 24 procent av kvinnorna mellan 16 och 29 år.

• 2 kap. 4 §: chefer och arbetsledare ska ha kunskaper om hur kränkande särbehandling förebyggs och hanteras.
• 2 kap. 10 §: arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras. Enligt de allmänna råden görs det lämpligen skriftligt i en policy.
• 2 kap. 11 §: rutinerna ska ange vem som tar emot information om kränkande särbehandling, vad mottagaren ska göra och hur informationen hanteras, och hur och var den som är utsatt snabbt kan få hjälp. Rutinerna ska vara kända av alla.
• Allmänt råd till 11 §: den som utreder bör ha tillräcklig kompetens, kunna agera opartiskt och ha de berördas förtroende.

02

Kränkande särbehandling eller trakasserier: två lagar, två skyldigheter

Kränkande särbehandling regleras i arbetsmiljölagstiftningen och kräver ingen koppling till en diskrimineringsgrund. Trakasserier regleras i diskrimineringslagen och har samband med någon av de sju diskrimineringsgrunderna; sexuella trakasserier är ett uppträdande av sexuell natur som kränker någons värdighet (1 kap. 4 §). Samma händelse kan vara både och.

Skyldigheterna skiljer sig åt. Får arbetsgivaren kännedom om att en arbetstagare anser sig utsatt för trakasserier eller sexuella trakasserier ska arbetsgivaren utreda omständigheterna och vidta de åtgärder som skäligen kan krävas (2 kap. 3 § diskrimineringslagen). För kränkande särbehandling skriver Arbetsmiljöverket att det inte finns något krav på att avgöra om en händelse är kränkande särbehandling. Har den lett till ohälsa ska arbetsgivaren däremot utreda orsakerna så att risker kan förebyggas (AFS 2023:1 12 §).

Den som anmäler eller medverkar i en utredning om trakasserier skyddas mot repressalier (2 kap. 18 § diskrimineringslagen). Det skyddet behöver vara tydligt för alla som intervjuas.

03

Utredningen steg för steg

Stegen nedan bygger på Arbetsmiljöverkets vägledning och riktlinjer för företagshälsovården. Anpassa dem efter er egen rutin och era kollektivavtal.

• Ta emot informationen och se först till att den som mår dåligt får stöd. Agera direkt.
• Bestäm hur ärendet ska hanteras. Gör gärna en riskbedömning: vad kan en utredning innebära för de inblandade?
• Utse en opartisk utredare med ett tydligt mandat. Utredaren får inte vara inblandad. Arbetsmiljöverket skriver att det är bra om en extern resurs, till exempel företagshälsovården, tar hand om utredningen.
• Informera parterna. Den som pekas ut har rätt att få veta vad anklagelserna gäller och att bemöta dem. Anonyma uppgifter som inte går att bemöta ska inte ligga till grund för slutsatser.
• Håll samtal med den som anmält, med den som pekas ut och vid behov med vittnen. Samla in annat underlag, som e-post, protokoll och beslut.
• Dokumentera varje samtal och låt den som hörts läsa och godkänna sin redogörelse.
• Skriv en rapport som redovisar mandat, process, metod, datainsamling och slutsatser. Parterna ska få ta del av hela rapporten.
• Besluta om åtgärder, följ upp dem och bevaka att ingen utsätts för repressalier.

04

Dokumentera utredningssamtalen

Utredningens kvalitet avgörs i samtalen. Skilj på vad personen berättar och vad utredaren bedömer, skriv ner frågorna och inte bara svaren, och notera vem som var närvarande. Den som hörts ska kunna känna igen sin berättelse.

Att spela in ett samtal man själv deltar i är inte olovlig avlyssning enligt 4 kap. 9 a § brottsbalken. Inspelningen är däremot en behandling av personuppgifter, och arbetsgivaren är personuppgiftsansvarig. IMY anser att en arbetsgivare normalt inte kan använda samtycke som rättslig grund i förhållande till anställda, så grunden behöver vara en annan, oftast en intresseavvägning. Informera den som intervjuas i förväg om varför ni spelar in, vem som får lyssna och när inspelningen raderas.

Begränsa åtkomsten. Uppgifter i en utredning ska behandlas konfidentiellt, och utredningens omfattning ska begränsas av hänsyn till de inblandades integritet.

05

Så kan AI-transkribering användas i utredningen

AI ska inte bedöma vad som har hänt. Den kan däremot ge utredaren en ordagrann text att arbeta med, så att fokus kan ligga på personen i rummet. Med Klang spelar utredaren in samtalet med mobilappen eller i ett digitalt möte, får en transkription uppdelad per talare och ett utkast till sammanfattning, och kontrollerar varje formulering mot ljudet.

Redogörelsen exporteras som Word-fil med talarnamn och tidsstämplar, så att den som hörts kan läsa den. Inspelningen kan sedan raderas enligt er rutin. Mappar delas bara med de personer som ska ha åtkomst, och Klang använder aldrig era samtal för att träna AI.