01
Vad är ett medarbetarsamtal?
Ett medarbetarsamtal är ett planerat samtal mellan chef och medarbetare, oftast en gång om året. Ni pratar om hur jobbet fungerar, hur medarbetaren mår i det och vart hen vill utvecklas. På de flesta arbetsplatser betyder medarbetarsamtal och utvecklingssamtal samma sak. Vissa kallar det mål- och utvecklingssamtal.
Det finns ingen lag som kräver medarbetarsamtal. Har arbetsplatsen kollektivavtal ingår samtalet ofta som en rättighet, och Unionen rekommenderar minst ett samtal om året. Saknas avtal kan medarbetaren själv be om ett.
Samtalet ersätter inte den löpande dialogen. Det är tillfället att lyfta blicken: vad gick bra det senaste året, vad skaver och vad ska ni satsa på framåt.
02
Medarbetarsamtal och lönesamtal: två olika samtal
Håll medarbetarsamtalet och lönesamtalet vid olika tillfällen. Det rekommenderar bland andra Unionen. Skälet är enkelt: ligger lönen på bordet blir det svårare att prata öppet om det som inte fungerar.
Samtalen hänger ändå ihop. Målen ni kommer överens om i medarbetarsamtalet blir underlaget när ni senare, i lönesamtalet, pratar om hur medarbetaren har presterat mot lönekriterierna. Därför lönar det sig att skriva överenskommelserna så konkret att ni båda kan avgöra om de är uppfyllda.
03
Inför utvecklingssamtalet: så förbereder ni er
Ett bra samtal avgörs till stor del innan det börjar. Skicka mallen till medarbetaren minst en vecka före, så har ni båda tänkt igenom samma frågor.
- Chefen: läs förra årets anteckningar och överenskommelser. Notera två eller tre konkreta saker medarbetaren har gjort bra, och något du vill ta upp.
- Chefen: boka 60–90 minuter i ett rum där ni inte blir störda. Lägg inte samtalet direkt efter ett tungt möte.
- Medarbetaren: gå igenom frågorna och skriv stödord. Tänk på exempel från året, både det du är nöjd med och det som var svårt.
- Medarbetaren: fundera på vad du vill utvecklas inom och vad du behöver av chefen för att lyckas. Var inte blygsam.
- Båda: välj ut de områden som är viktigast i år. Alla frågor behöver inte hinnas med varje gång.
04
Frågorna i mallen, område för område
Mallen har åtta block. Här är en fråga ur varje, så att du ser vad samtalet ska fånga:
- Tillbakablick: ”Hur gick det med målen från förra samtalet?”
- Arbetsuppgifter: ”Är det något i ditt uppdrag som är otydligt?”
- Arbetsmiljö och hälsa: ”Hinner du återhämta dig mellan intensiva perioder?”
- Samarbete: ”Får du den information du behöver för att göra ditt jobb?”
- Ledarskap: ”Vad behöver du mer av, och mindre av, från mig som chef?”
- Utveckling och kompetens: ”Vad vill du bli bättre på det kommande året?”
- Mål framåt: ”Vilka två till tre saker är viktigast att lyckas med?”
- Överenskommelser: vad ska göras, av vem och när.
05
Anteckna eller spela in samtalet?
Det vanligaste är att chefen antecknar under samtalet och skriver rent efteråt. Nackdelen är att du tittar ner i papperet när medarbetaren säger något viktigt.
Ett alternativ är att spela in. Det är lagligt att spela in ett samtal du själv deltar i, men ett medarbetarsamtal är personligt och många vill inte bli inspelade. Fråga därför i god tid, gärna när du bokar samtalet, och gör det lätt att säga nej. Säg vad inspelningen ska användas till, var den sparas och när den raderas. Anteckningar och inspelningar om en medarbetare är personuppgifter, så de ska bara vara åtkomliga för dem som behöver dem.
Vill ni inte spela in finns en mellanväg: diktera en kort sammanfattning direkt efter samtalet, medan det är färskt. Skicka den sedan till medarbetaren så att ni är överens om vad som sades.
06
Skriv överenskommelserna så att de går att följa upp
Samtalet är bara så bra som det som händer efteråt. ”Utvecklas inom kommunikation” går inte att följa upp. ”Hålla i två av teamets kundpresentationer under våren” gör det.
- Skriv vad som ska göras, vem som ansvarar och när det ska vara klart.
- Begränsa er till tre eller fyra överenskommelser. Fler blir sällan av.
- Skriv in chefens åtaganden också, till exempel en kurs eller färre möten.
- Låt medarbetaren läsa anteckningarna och godkänna dem innan de sparas.
- Boka en uppföljning efter ungefär ett halvår och ta fram mallen igen då.
Exempel på ifyllt medarbetarsamtal
Utdrag ur anteckningarna från ett samtal mellan en projektledare och hennes chef. Lägg märke till att varje överenskommelse har en ansvarig och ett datum:
- Tillbakablick
- Sara är nöjd med leveransen till Åkerlund Bygg. Hon hade velat säga ifrån tidigare när tidplanen sprack i september.
- Arbetsmiljö och hälsa
- Hög belastning september till november. Två veckomöten med samma deltagare tar tid utan att tillföra mycket.
- Utveckling
- Sara vill leda ett eget kundprojekt och behöver stärka sin projektekonomi.
- Överenskommelse 1
- Sara leder kundprojektet Norrbo från januari. Mikael presenterar henne för kunden i december.
- Överenskommelse 2
- Mikael anmäler Sara till kursen i projektekonomi senast 15 november. Kursen ska vara genomförd 15 december.
- Uppföljning
- Halvårsuppföljning i februari 2027. Båda har läst och godkänt anteckningarna.
Vanliga frågor om medarbetarsamtal
Vad är skillnaden mellan medarbetarsamtal och utvecklingssamtal?
På de flesta arbetsplatser ingen alls. Båda orden betyder ett planerat samtal mellan chef och medarbetare om arbetet, arbetsmiljön, utvecklingen och målen framåt. Vissa organisationer säger mål- och utvecklingssamtal.
Är medarbetarsamtal obligatoriskt?
Ingen lag kräver det. Har arbetsplatsen kollektivavtal ingår medarbetarsamtalet ofta som en rättighet. Saknas avtal kan du som medarbetare be din chef om ett samtal.
Hur ofta ska man ha medarbetarsamtal?
Minst en gång om året, enligt bland andra Unionen. Många lägger också in en kortare uppföljning efter ungefär ett halvår för att se hur det går med överenskommelserna.
Ska man prata lön på utvecklingssamtalet?
Nej, håll lönen till lönesamtalet och lägg samtalen vid olika tillfällen. Det ni kommer överens om i medarbetarsamtalet blir däremot ett viktigt underlag när lönen ska sättas.
Vad ska jag ta upp på utvecklingssamtalet med min chef?
Ta med två eller tre konkreta exempel från året, något du vill utvecklas inom och det du behöver från chefen. Ta också upp arbetsbelastningen om den har varit för hög. Gå igenom frågorna i mallen en vecka innan, så kommer du förberedd.
Får chefen spela in medarbetarsamtalet?
Det är lagligt att spela in ett samtal man själv deltar i. Ett medarbetarsamtal är ändå personligt, så fråga medarbetaren i förväg och respektera ett nej. Säg vad inspelningen ska användas till och när den raderas. Ett alternativ är att diktera en sammanfattning direkt efter samtalet.
Finns mallen för medarbetarsamtal som pdf?
Mallen är en Word-fil så att ni kan skriva direkt i den. Vill du ha en pdf väljer du Spara som och PDF i Word, Google Docs eller Pages. Mallen är gratis och kräver ingen registrering.