01
Vad är en kompetensbaserad intervju?
I en kompetensbaserad intervju prövar varje fråga en av kompetenserna i kravprofilen. Du frågar inte vad kandidaten skulle göra, eller vilka svaga sidor hen har. Du ber om situationer som har hänt: ”Berätta om ett tillfälle när …”. Tanken är att det en person har gjort i liknande situationer säger mer än det hen tror att hen skulle göra.
Alla kandidater får samma huvudfrågor och bedöms på samma skala. Därför är den kompetensbaserade intervjun en form av strukturerad intervju. Strukturen gör skillnad: i en stor genomgång av forskningen om urvalsmetoder (Sackett med flera, 2022) var strukturerade intervjuer den metod som bäst förutsade arbetsprestation.
02
Börja i kravprofilen
Intervjun kan aldrig bli bättre än kravprofilen. Välj fyra till sex kompetenser som verkligen avgör om någon lyckas i rollen, och beskriv var och en i beteenden som går att se. ”Samarbetsförmåga” räcker inte. ”Löser meningsskiljaktigheter direkt med den det gäller och håller kollegor informerade” går att fråga om.
Det är också ett skydd mot diskriminering. Diskrimineringsombudsmannen lyfter i en forskningsöversikt från 2023 att risken för diskriminering minskar när kandidaternas kompetens bedöms systematiskt mot kriterier som är bestämda i förväg. Ställ inte heller krav som tjänsten inte behöver, som körkort eller flytande svenska när arbetet inte kräver det.
03
STAR-metoden: så ställer du följdfrågorna
Huvudfrågan öppnar. Det är följdfrågorna som ger dig något att bedöma. STAR hjälper dig att få med hela händelsen:
- Situation: ”Var var du, och vad hade hänt?”
- Uppgift (Task): ”Vad var ditt ansvar i det läget?”
- Handling (Action): ”Vad gjorde du, konkret? Vad sa du?”
- Resultat: ”Hur slutade det? Hur vet du det? Vad tog du med dig?”
- Lyssna efter ”vi” och ”man”. Fråga då: ”Vad var din del?”
- Märker du att svaret blir hypotetiskt (”jag brukar …”), be om ett specifikt tillfälle.
04
Exempel på kompetensbaserade intervjufrågor
Anpassa formuleringarna efter er kravprofil. Ställ en huvudfråga per kompetens och använd STAR för resten:
- Samarbete: ”Berätta om ett tillfälle när du och en kollega hade olika syn på hur något skulle göras.”
- Problemlösning: ”Beskriv ett problem som du löste utan att någon hade sagt hur.”
- Planering och prioritering: ”Berätta om en period när du hade mer att göra än du hann. Hur prioriterade du?”
- Kommunikation: ”Ge ett exempel på när du behövde förklara något komplicerat för någon utan förkunskaper.”
- Initiativförmåga: ”Berätta om något du förbättrade på jobbet utan att ha blivit ombedd.”
- Kundfokus: ”Beskriv en gång när en kund var missnöjd. Vad gjorde du?”
- Ledarskap: ”Berätta om när du behövde ge en medarbetare kritisk återkoppling.”
- Förändring: ”Beskriv en förändring på jobbet som du inte tyckte om. Hur hanterade du den?”
05
Bedöm med en skala, var för sig
Sätt poäng direkt efter intervjun, kompetens för kompetens, innan ni pratar med varandra. Annars påverkar den som pratar först alla andra. Skalan i mallen går från 1 till 4:
- 1: Inga eller mycket svaga belägg. Svaret är allmänt eller hypotetiskt.
- 2: Vissa belägg. Exemplet saknar egen handling eller resultat.
- 3: Goda belägg. Ett tydligt eget exempel med handling och resultat.
- 4: Starka belägg. Flera tydliga exempel, även i svåra situationer.
- Skriv belägget bredvid poängen, helst med kandidatens egna ord. Det är det ni diskuterar i panelen, inte helhetsintrycket.
06
Spela in intervjun: säg det och bestäm hur länge den sparas
En inspelning gör att panelen kan lyssna i stället för att skriva, och att ni bedömer kandidaterna på vad de sa i stället för vad ni minns. Berätta för kandidaten redan i kallelsen att intervjun spelas in, varför och hur länge inspelningen sparas, och upprepa det i början av intervjun.
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) skriver att anteckningar från intervjuer bara får behandlas så länge de behövs för rekryteringen, och att de därefter som utgångspunkt ska raderas eller avidentifieras. De får sparas så länge den sökande kan vidta rättsliga åtgärder. Utgå från att samma sak gäller inspelningar och transkriptioner. Bestäm gallringsrutinen innan första intervjun.
Exempel: en fråga, ett STAR-svar och en bedömning
Så här kan en kompetens se ut i den ifyllda mallen, från fråga till poäng:
- Kompetens
- Problemlösning: ser orsaken bakom ett problem och prövar en lösning som går att följa upp.
- Huvudfråga
- ”Beskriv ett problem som du löste utan att någon hade sagt hur.”
- Situation och uppgift
- Kötiden i telefonkundtjänsten hade ökat till 14 minuter. Kandidaten var gruppledare och hade fått i uppdrag att få ner den.
- Handling
- Gick igenom samtalsstatistiken och såg att topparna kom vid lunch. Flyttade två personer från chatten till telefon under topparna och följde kötiden varje dag.
- Resultat
- Kötiden var under fem minuter efter sex veckor. Kandidaten nämnde själv att chattens svarstid blev längre och hur hen hanterade det.
- Bedömning
- 4. Eget initiativ, tydlig handling, mätbart resultat och medvetenhet om bieffekten.
Vanliga frågor om kompetensbaserad intervju
Vad är STAR-metoden?
STAR står för situation, uppgift (task), handling (action) och resultat. Som intervjuare använder du bokstäverna som följdfrågor, så att kandidaten beskriver hela händelsen. Som kandidat kan du använda samma ordning när du svarar.
Vad är skillnaden mellan kompetensbaserad och strukturerad intervju?
En strukturerad intervju betyder att alla kandidater får samma frågor och bedöms på samma skala. En kompetensbaserad intervju är en strukturerad intervju där frågorna utgår från kompetenserna i kravprofilen och handlar om situationer kandidaten har varit med om.
Hur många frågor ska en kompetensbaserad intervju ha?
Räkna med en huvudfråga per kompetens och fyra till sex kompetenser. Med följdfrågor tar varje kompetens 8–10 minuter, så hela intervjun brukar landa på ungefär en timme inklusive inledning och kandidatens frågor.
Hur förbereder jag mig som kandidat?
Läs annonsen och gissa vilka kompetenser som efterfrågas. Förbered två exempel per kompetens med situation, din uppgift, vad du gjorde och vad det ledde till. Säg ”jag” när det var du som gjorde något, och var beredd på att få frågor om detaljerna.
Får man spela in en anställningsintervju?
Ja, men berätta det för kandidaten i förväg och i början av intervjun, och säg varför. Inspelningen är en personuppgift. Enligt IMY ska uppgifter från intervjuer som utgångspunkt raderas eller avidentifieras när de inte längre behövs för rekryteringen.
Kan Klang bedöma kandidaterna?
Nej. Klang transkriberar och sammanfattar intervjun och låter er söka och ställa frågor i den. Bedömningen och poängen sätter panelen själv, mot kravprofilen.