Konstituerande möte: mall för protokoll och dagordning

01

Vad är ett konstituerande möte?

Att konstituera sig betyder att styrelsen fördelar uppdragen mellan sig. Årsmötet eller föreningsstämman väljer vilka som ska sitta i styrelsen, men ofta inte vem som ska vara sekreterare, kassör eller vice ordförande. Det bestämmer styrelsen själv på sitt första möte, det konstituerande styrelsemötet.

Mötet hålls ofta direkt efter stämman, medan alla ändå är på plats, eller inom några veckor. Det är kort men viktigt: det är här det bestäms vem som får skriva under avtal, betala fakturor och logga in i banken. Tills det är gjort är det oklart vem som får göra vad.

Ordet används också om bildandet av en ny förening, det konstituerande mötet där stadgarna antas och den första styrelsen väljs. Den här mallen gäller styrelsens möte i en förening som redan finns.

02

Dagordning för konstituerande möte

Dagordningen för ett konstituerande möte ser nästan likadan ut i en bostadsrättsförening, en ideell förening och en ekonomisk förening. Det här ska beslutas:

• Ordförande, om stämman inte redan har valt. I en ekonomisk förening och BRF väljer styrelsen ordförande, om inte stadgarna eller stämman har bestämt något annat. I många ideella föreningar väljer årsmötet ordföranden.
• Vice ordförande, sekreterare och kassör. Skriv ut namnen, även om det blev omval.
• Övriga ansvarsområden. I en BRF till exempel fastighet och underhåll, ekonomi och förvaltare, överlåtelser och andrahandsuthyrning, trivsel och kontakt med medlemmarna.
• Firmateckning: vem som får företräda föreningen och skriva under på dess vägnar.
• Attesträtt: vem som får godkänna fakturor och utlägg, och upp till vilket belopp.
• Behörighet till bank och internetbank, och vilka som ska tas bort.
• Anmälan till Bolagsverket för en ekonomisk förening eller BRF, med namn på den som gör den.
• Arbetsordning och mötesplan för året, så att alla vet när styrelsen träffas och hur underlag skickas ut.

03

Firmateckning, attesträtt och bankbehörighet: tre olika saker

De tre blandas ofta ihop, men de reglerar olika saker och beslutas var för sig.

Firmateckning är rätten att företräda föreningen utåt, till exempel att skriva under ett avtal med en entreprenör. I en ekonomisk förening och BRF tecknar styrelsen alltid firman. Styrelsen får också ge en ledamot eller någon annan rätt att teckna firman, en så kallad särskild firmatecknare, och får bestämma att den rätten bara får utövas av två eller flera i förening. Kontrollera stadgarna först: de kan begränsa vad styrelsen får bestämma. En vanlig formulering är ”Föreningens firma tecknas, förutom av styrelsen, av två ledamöter i förening.”

Attesträtt är en intern regel om vem som får godkänna utgifter. Den registreras inte någonstans, men revisorn tittar på den. Bestäm en beloppsgräns, vem som attesterar över gränsen och att ingen attesterar en utgift som gäller en själv.

Bankbehörighet styrs av bankens egna regler. Banken brukar vilja se ett justerat protokoll som visar vem som är firmatecknare, så formulera beslutet tydligt och justera paragrafen direkt på mötet om banken behöver den snabbt.

04

Anmälan till Bolagsverket efter konstitueringen

En ekonomisk förening, där bostadsrättsföreningar ingår, ska anmäla vilka som är styrelseledamöter, suppleanter och styrelsens ordförande till Bolagsverket, och hur firman tecknas. När något av det ändras ska ändringen anmälas genast. Det betyder i praktiken direkt efter stämman och det konstituerande mötet.

Det finns ett skäl att inte vänta. En ändring i styrelsens sammansättning gäller först från den dag anmälan kom in till Bolagsverket, eller från en senare dag som står i beslutet. Detsamma gäller när styrelsen ger någon rätt att vara särskild firmatecknare eller tar tillbaka den rätten. Anmälan görs enklast i e-tjänsten på verksamt.se.

En ideell förening anmäler i regel inte sin styrelse till Bolagsverket. Där är det banken och Skatteverket som vill se protokollet som visar vem som är firmatecknare.

05

Dagordning för styrelsemöten under resten av året

Det konstituerande mötet är ett bra tillfälle att bestämma hur dagordningen för styrelsemötena ska se ut. En fast struktur gör protokollet lättare att skriva och mötena kortare: mötets öppnande, val av justerare, godkännande av dagordningen, föregående protokoll, ekonomisk rapport, beslutsärenden, information, övriga frågor, nästa möte och mötets avslutande.

Märk varje punkt som beslut, diskussion eller information, och skicka underlaget med kallelsen. I en ekonomisk förening och BRF får styrelsen inte fatta beslut i ett ärende om inte alla ledamöter, om det är möjligt, har fått tillfälle att delta och fått ett tillfredsställande underlag. Ett större beslut som dyker upp under övriga frågor bör därför vänta till nästa möte.

Skriv ner hur långt i förväg kallelse och underlag ska skickas i arbetsordningen. En vecka före mötet är vanligt.

06

Det som brukar glömmas i en bostadsrättsförening

Det konstituerande mötet är också styrelsens överlämning. Lägg till en punkt för det, så att ingenting försvinner med de avgående ledamöterna:

• Nycklar, passerbrickor och koder till föreningslokal, förråd och undercentral.
• Inloggningar till förvaltarens portal, internetbanken och föreningens e-post.
• Pågående avtal, offerter och garantier, och vem som är kontaktperson för varje.
• Medlems- och lägenhetsförteckningen, och vem i styrelsen som får ha tillgång till den.
• Föreningens försäkringar och när de förnyas.