Styrelseprotokoll: gratis mall, exempel och regler

01

Vad är ett styrelseprotokoll?

Ett styrelseprotokoll är den skriftliga dokumentationen av ett styrelsemöte: vilka som var där, vilka ärenden som behandlades och, viktigast av allt, vilka beslut styrelsen fattade. Det är inte en återgivning av diskussionen. Protokollet är det som gäller när någon i efterhand frågar vad styrelsen faktiskt bestämde.

Därför har styrelseprotokollet en annan tyngd än vanliga mötesanteckningar. Det kan granskas av revisorn, begäras fram vid en tvist och ligga till grund för ansvarsfrihet på stämman. Ett bra protokoll är kort, entydigt och skrivet så att någon som inte var med förstår vad som beslutades.

02

Vad lagen kräver av styrelseprotokollet

För aktiebolag och ekonomiska föreningar, där bostadsrättsföreningar ingår, ställer lagen samma grundkrav. Aktiebolagslagen (8 kap.) och lagen om ekonomiska föreningar (7 kap. 24–25 §§) säger i korthet:

• Det ska föras protokoll vid varje styrelsesammanträde, och styrelsens beslut ska antecknas i det.
• Protokollet undertecknas av den som har fört det, i regel sekreteraren.
• Det justeras av ordföranden, om ordföranden inte själv har fört protokollet, och av ytterligare en ledamot som styrelsen utser.
• En ledamot som inte håller med om ett beslut har rätt att få sin avvikande mening antecknad. Det är också så ledamoten undgår ansvar för beslutet.
• Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt.

03

Ideell förening, BRF eller aktiebolag: vad skiljer?

Ideella föreningar har ingen egen lag. Där är det stadgarna som avgör hur protokollet ska föras och justeras, och de flesta stadgar följer samma mönster som lagen: sekreteraren skriver, ordföranden och en justerare granskar. Läs stadgarna innan första mötet, så vet du vilka krav som gäller just er.

I en bostadsrättsförening gäller lagen om ekonomiska föreningar fullt ut. Styrelseprotokollen är inte offentliga för medlemmarna: medlemmar har ingen lagstadgad rätt att läsa dem, medan revisorn har det. Stämmoprotokollet är en annan sak och ska hållas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman.

I ett aktiebolag är kraven desamma, med tillägget att även den verkställande direktören har rätt att få en avvikande mening antecknad.

04

Så skriver du styrelseprotokollet, steg för steg

De flesta protokoll blir sega att skriva för att sekreteraren försöker anteckna allt. Det behövs inte. Det här räcker:

• Före mötet: fyll i formalia i mallen och för in dagordningens punkter som paragrafer, så har du strukturen klar.
• Under mötet: anteckna bara ärende, beslut och vem som ansvarar för vad. Diskussionen behöver sällan dokumenteras.
• Formulera varje beslut som ett beslut: ”Styrelsen beslutade att …”. Skriv inte ”styrelsen diskuterade …” när ett beslut faktiskt fattades.
• Anteckna reservationer ordagrant och med namn, om någon begär det.
• Skriv rent samma dag eller dagen efter, medan mötet är färskt, och skicka till ordföranden och justeraren.
• När protokollet är justerat: spara det i nummerföljd tillsammans med bilagorna, i pärm eller i ett gemensamt digitalt arkiv.

05

Vanliga misstag i styrelseprotokoll

Det mesta som går fel i styrelseprotokoll är lätt att undvika:

• Otydliga beslut. ”Frågan bordlades” och ”styrelsen ställde sig positiv” är inga beslut. Skriv vad som ska hända.
• Glömda bilagor. Hänvisar protokollet till en offert eller budget ska den bifogas, annars går beslutet inte att förstå i efterhand.
• Ingen ansvarig. Ett beslut utan namn och datum blir ofta inte av.
• För lång väntan på justering. Ett protokoll som justeras en månad efter mötet har tappat sin poäng, och beslut som väntar på det riskerar att dröja.
• Löpande numrering som bryts. Börja om på 1 varje år, med årtalet i protokollnumret, så blir arkivet lätt att följa.