Dagordning: mall för styrelsemöte och andra möten

01

Vad ska en dagordning innehålla?

En dagordning börjar och slutar med formalia, och däremellan står ärendena. Varje ärende får ett nummer, en rubrik som säger vad saken gäller och en markering av om punkten är beslut, diskussion eller information. Ett bra test: kan en ledamot som bara läser dagordningen förstå vad som förväntas av hen på varje punkt?

• Mötets öppnande.
• Val av justerare, och i större möten mötesordförande och sekreterare.
• Fastställande av dagordningen, där övriga frågor anmäls.
• Anmälan av jäv.
• Föregående protokoll och uppföljning av beslut.
• Rapporter, till exempel ekonomisk rapport.
• Beslutsärenden, med förslag till beslut i underlaget.
• Diskussions- och informationsärenden.
• Övriga frågor.
• Nästa möte och mötets avslutande.

02

I vilken ordning ska punkterna komma?

Lägg besluten tidigt, när alla är pigga och underlaget är färskt. Information som bara ska tas emot kan skickas ut i förväg och ges en kort punkt sist, eller strykas helt. Ange en ungefärlig tid för varje punkt; det tvingar fram prioriteringar redan när dagordningen skrivs.

Använd samma grundordning varje gång. Då vet ledamöterna var en fråga hör hemma, protokollföraren kan förbereda protokollet med samma numrering och det blir lätt att jämföra möten över året.

03

Hur långt i förväg ska dagordningen skickas?

För styrelsemöten säger lagen inget om antal dagar. Det står i stadgarna eller i styrelsens arbetsordning, och en vecka före mötet är vanligt. Det viktiga är att alla hinner läsa. I ett aktiebolag får styrelsen inte fatta beslut i ett ärende om inte alla ledamöter, såvitt möjligt, har fått tillfälle att delta och fått ett tillfredsställande underlag (8 kap. 21 § aktiebolagslagen).

Därför bör dagordning och underlag skickas tillsammans. Ett ärende som dyker upp först under övriga frågor och kräver ett större beslut bör normalt vänta till nästa möte.

04

Vad säger lagen om dagordningen?

För styrelsemöten i aktiebolag finns inget formkrav på dagordningen, men ordföranden ska se till att sammanträden hålls när det behövs, och styrelsen ska sammankallas om en ledamot eller vd begär det (8 kap. 18 §). Protokoll ska föras och justeras (8 kap. 24 §), och dagordningen är det naturliga underlaget för det.

För bolagsstämman är kraven skarpare. Kallelsen ska innehålla ett förslag till dagordning där ärendena är tydligt angivna och numrerade (7 kap. 24 §), och förslaget ska läggas fram för stämmans godkännande utan att numreringen ändras (7 kap. 31 §). I ideella föreningar finns ingen lag, så där är det stadgarna som gäller.

05

Dagordning, föredragningslista och agenda: vad är skillnaden?

I vardagen betyder de samma sak. Föredragningslista är den formella termen i kommuner och regioner, där ärendena föredras för nämnden. Agenda används oftare i näringslivet och för mindre formella möten. Dagordning är det vanliga ordet i föreningar och styrelser.

För årsmöten finns en egen standardordning som stadgarna brukar bestämma. Den finns förifylld i mallen för årsmötesprotokoll, och dagordningen för det första mötet efter årsmötet finns i mallen för konstituerande möte.

06

Från dagordning till protokoll

När dagordningen är fastställd följer protokollet den, punkt för punkt och med samma numrering. Klang spelar in mötet i rummet eller i Teams, Zoom och Google Meet och skriver ett protokollutkast med beslut och ToDos, där varje punkt är kopplad till rätt ställe i inspelningen. Sekreteraren granskar, och sedan justerar ordföranden och justeraren som vanligt.