Spela in och transkribera en telefonintervju

En telefonintervju är enkel att boka men svår att dokumentera väl. Om du antecknar medan du ställer följdfrågor delas uppmärksamheten, och om du litar på minnet kan exakta formuleringar, namn och beslut gå förlorade. Med en inspelning och ett transkript kan du vara närvarande i samtalet och kontrollera detaljerna efteråt.

Klangs aktuella mobilflöde kan spela in inkommande och utgående samtal och transkriberar dem när du lägger på. Transkriptet får talarmärkning och en kort sammanfattning och synkroniseras till din arbetsyta. Läs den aktuella guiden till samtalsinspelning före intervjun eftersom app- och enhetsflöden kan ändras.

Före telefonintervjun

Reglerna beror på var deltagarna befinner sig, varför intervjun spelas in och hur materialet ska användas. Informera deltagaren innan inspelningen, skaffa det tillstånd som situationen kräver och avbryt om någon invänder. För arbetsmaterial, forskning och reglerade verksamheter behöver du också bestämma vem som får åtkomst, var materialet lagras och när inspelning och transkript ska raderas.

Gör sedan intervjun tekniskt förutsägbar:

1. Installera eller uppdatera Klangs mobilapp.
2. Öppna flödet för telefonsamtal och läs de aktuella instruktionerna.
3. Gör ett kort testsamtal utan känsliga uppgifter.
4. Kontrollera att inspelningen hamnar i rätt arbetsyta och mapp.
5. Förbered en tyst plats, laddad telefon och en reservväg att nå deltagaren.

Vänta inte till en oersättlig intervju med att upptäcka problem med behörighet, operatör, ljud eller lagring.

Spela in intervjun med Klang

Öppna Klang-appen och följ instruktionerna som visas för telefonsamtalet. Appen stöder både inkommande och utgående samtal. Förklara inspelningen och syftet för deltagaren innan själva intervjun börjar, även om operativsystemet eller tjänsten också spelar upp ett meddelande.

Använd hörlurar där det passar, undvik bullriga miljöer och be deltagaren upprepa viktiga namn och siffror. Ett tydligt originalljud förbättrar både transkriptet och möjligheten att kontrollera det.

När samtalet avslutas bearbetar Klang inspelningen och skapar ett transkript med talarmärkning och en kort sammanfattning. Resultatet synkroniseras till arbetsytan så att du kan läsa, söka, dela och arbeta vidare med det som sades.

Granska transkriptet innan du använder det

Automatisk transkribering är ett utkast, inte ett ofelbart protokoll. Lyssna tillbaka på namn, siffror, datum, facktermer och citat. Om intervjun ska ligga till grund för en rapport, ett beslut eller en publicering bör originalljudet vara kopplat till det granskade transkriptet så att viktiga påståenden går att spåra till källan.

Efter granskningen kan du göra en strukturerad sammanfattning, hitta teman eller skapa att-göra-punkter. Har du redan en tillåten ljudfil från ett annat flöde kan du i stället ladda upp och transkribera inspelningen.

Vad gäller telefonens inbyggda inspelning?

Svaret beror på enhet och region:

• iPhone: Apples egen inspelningsknapp finns bara i utvalda länder och regioner och är för närvarande inte tillgänglig i EU. Där den finns hör båda deltagarna ett meddelande. Läs den aktuella guiden till att spela in samtal på iPhone.
• Android: Googles app Telefon stöder bara inspelning på vissa enheter, hos vissa operatörer och i vissa regioner. Andra tillverkare kan fungera annorlunda. Läs hur du kontrollerar samtalsinspelning på Android.

Klangs mobilflöde är skilt från de inbyggda kontrollerna. Välj den metod som passar enheten och organisationen och gör samma kontroll av information, samtycke och integritet oavsett metod.

Checklista för telefonintervjun

• Berätta vad som spelas in och varför.
• Kontrollera vilket samtycke och vilken information situationen kräver.
• Testa det aktuella appflödet före den riktiga intervjun.
• Minska bakgrundsljud och kontrollera att båda deltagarna hörs.
• Verifiera namn, siffror och viktiga citat mot ljudet.
• Begränsa åtkomsten och spara bara materialet så länge det behövs.

För känsliga intervjuer bör du läsa om Klangs säkerhet och europeiska databehandling innan du väljer arbetsflöde.

Vanliga frågor

Kan Klang spela in både inkommande och utgående samtal?

Ja. Klangs aktuella hjälpdokumentation anger att mobilappen spelar in inkommande och utgående samtal och transkriberar dem när du lägger på.

Är transkriptet klart direkt?

Klang bearbetar samtalet när det avslutas. Tiden kan variera med inspelningen, så invänta det färdiga resultatet och granska det innan användning.

Behöver jag ändå anteckna?

Skriv korta stödord för följdfrågor, sammanhang och sådant som händer utanför det inspelade samtalet. Låt inspelningen bevara formuleringarna och kontrollera transkriptet i stället för att försöka skriva ned allt under intervjun.