Czy nagrywanie rozmowy jest legalne? Rozmowy, spotkania i praca

01

Co mówi art. 267 Kodeksu karnego?

Art. 267 § 1 Kodeksu karnego karze tego, kto „bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej”, a § 3 tego, kto „w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniony, zakłada lub posługuje się urządzeniem podsłuchowym, wizualnym albo innym urządzeniem lub oprogramowaniem”. Grozi za to grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat 2. Tej samej karze podlega ujawnienie tak zdobytej informacji (§ 4), a ściganie następuje na wniosek pokrzywdzonego (§ 5).

Uczestnik rozmowy słyszy ją legalnie, bo słowa są skierowane także do niego. Dlatego nagranie własnej rozmowy, telefonicznej czy na spotkaniu, co do zasady nie wypełnia znamion tego przestępstwa. Zupełnie inaczej wygląda zostawienie włączonego dyktafonu w sali, z której wychodzisz, albo nagrywanie rozmowy, w której nie bierzesz udziału: to klasyczny przypadek z § 3.

02

Czy można nagrywać rozmowę bez zgody rozmówcy?

Prawo karne nie wymaga zgody uczestnika rozmowy na to, żeby inny uczestnik ją nagrał. Ryzyko pojawia się przy tym, co dzieje się z nagraniem potem. Kodeks cywilny chroni dobra osobiste, w tym wizerunek i tajemnicę korespondencji (art. 23), a osoba, której dobro zostało naruszone, może żądać zaniechania, usunięcia skutków, zadośćuczynienia lub odszkodowania (art. 24). Opublikowanie nagrania w sieci albo rozesłanie go osobom trzecim to typowe źródło takich sporów.

W relacjach zawodowych lepiej w ogóle nie stawiać sprawy na ostrzu noża. Poinformuj rozmówcę o nagrywaniu na początku rozmowy, powiedz, po co je robisz, i przerwij, jeśli się sprzeciwi. To jedno zdanie zamyka większość problemów, także tych z RODO opisanych niżej.

03

Nagrywanie spotkań w firmie lub urzędzie a RODO

Gdy nagrywa organizacja, a nie osoba prywatna na własny użytek, nagranie z rozpoznawalnymi głosami i nazwiskami jest przetwarzaniem danych osobowych. Organizacja jest wtedy administratorem i potrzebuje podstawy prawnej z art. 6 ust. 1 RODO, na przykład wykonania umowy, obowiązku prawnego, zadania publicznego albo prawnie uzasadnionego interesu, jakim bywa sporządzenie protokołu.

Uczestnicy muszą dostać informacje z art. 13 RODO: kto nagrywa, w jakim celu i na jakiej podstawie, jak długo nagranie będzie przechowywane i jakie mają prawa. Najprościej umieścić je w zaproszeniu i powtórzyć na początku spotkania. Dostawca narzędzia do nagrywania przetwarza dane w imieniu organizacji, więc potrzebna jest umowa powierzenia (art. 28 RODO), a przy przekazaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy dodatkowe zabezpieczenia z rozdziału V.

Zgoda pracowników rzadko jest dobrą podstawą. RODO wskazuje, że zgoda nie jest dobrowolna, gdy między stronami istnieje wyraźna nierównowaga (motyw 43), a relacja pracodawca–pracownik jest jej typowym przykładem. Bezpieczniej oprzeć nagrywanie spotkań na celu, który da się wykazać, i dać uczestnikom realną możliwość sprzeciwu.

04

Kiedy nagrywanie pracowników to już monitoring?

Kodeks pracy reguluje monitoring wprost. Art. 22² pozwala na monitoring wizyjny terenu zakładu pracy, jeśli jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony mienia, kontroli produkcji albo tajemnicy przedsiębiorstwa. Art. 22³ dotyczy monitoringu poczty elektronicznej, a jego § 4 rozciąga te zasady na inne formy monitoringu, jeśli są konieczne do realizacji wymienionych celów.

Przy monitoringu pracodawca musi określić cele, zakres i sposób w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu i poinformować pracowników co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22² § 6 i 7 w związku z art. 22³ § 3). Jeśli nagrania mają służyć kontroli pracowników, a nie protokołowi konkretnego spotkania, potraktuj je jak monitoring i omów sprawę z inspektorem ochrony danych przed wdrożeniem.

Nagranie spotkania zespołu, o którym wszyscy wiedzą i które służy sporządzeniu notatek lub protokołu, to inna sytuacja niż stałe nagrywanie rozmów pracowników. Granica nie zawsze jest ostra, dlatego warto spisać zasady nagrywania spotkań w jednym dokumencie: kiedy nagrywamy, kto ma dostęp, kiedy kasujemy.

05

Jak nagrywać spotkania zgodnie z prawem: siedem zasad

Te zasady sprawdzają się w firmach, urzędach i kancelariach, niezależnie od narzędzia. Są praktyką, a nie zamkniętym katalogiem; przy sprawach szczególnie wrażliwych, jak postępowania wyjaśniające czy dane o zdrowiu, skonsultuj się z inspektorem ochrony danych.

• Ustal cel: notatki, protokół, dokumentacja wysłuchania. Nie nagrywaj „na wszelki wypadek”.
• Wybierz podstawę prawną i opisz ją w klauzuli informacyjnej.
• Poinformuj uczestników w zaproszeniu i na początku spotkania, a osobom z zewnątrz podaj też, jak skontaktować się z administratorem.
• Używaj narzędzia, które jest widoczne dla wszystkich. Bot Klang dołącza jako uczestnik „Klang.ai” i musi zostać wpuszczony z poczekalni.
• Przy sprzeciwie zatrzymaj nagrywanie albo nie nagrywaj części, której dotyczy.
• Ogranicz dostęp do nagrania do osób, które go potrzebują, i ustal okres przechowywania, na przykład do przyjęcia protokołu.
• Zawrzyj umowę powierzenia z dostawcą i sprawdź, gdzie fizycznie leżą dane i kim są podprocesorzy.

06

Nagrywanie rozmów telefonicznych

Te same zasady dotyczą rozmów telefonicznych: nagrywając własną rozmowę, co do zasady nie popełniasz przestępstwa z art. 267 kk, ale rozmówcę warto poinformować, a nagrania z rozmów służbowych to dane osobowe firmy. Na iPhonie w Unii Europejskiej nie ma wbudowanego nagrywania rozmów, a na Androidzie zależy ono od telefonu i operatora. Szczegóły opisujemy w osobnych poradnikach o nagrywaniu rozmów na iPhonie i na Androidzie.