Read AI: co to jest, jak go wyłączyć i czy firma może go używać

01

Czym jest Read AI i skąd się wziął na twoim spotkaniu

Read AI tworzy firma Read AI, Inc. z Seattle w USA. Asystent dołącza do spotkań w Zoomie, Google Meet i Microsoft Teams, nagrywa i transkrybuje rozmowę, a po spotkaniu wysyła raport z podsumowaniem, tematami, kolejnymi krokami i wskaźnikami zaangażowania uczestników.

Automatyczne dołączanie ustawia każdy użytkownik na własnym koncie. Kto połączył kalendarz, może pozwolić Read AI wchodzić na wszystkie spotkania z kalendarza albo tylko na te, które sam organizuje. Dlatego Read AI trafia też na spotkania z klientami i rozmowy wewnętrzne, choć nikt w firmie go nie zatwierdził. Centrum pomocy Read AI pisze wprost, że nawet gdy wyłączysz go u siebie, inni uczestnicy mogą mieć go włączonego na swoich kontach.

02

Jak usunąć Read AI ze spotkania i wyłączyć automatyczne dołączanie

Według centrum pomocy Read AI każdy uczestnik może usunąć asystenta w trakcie spotkania. Jeśli masz konto w Read AI, ustawienia są trzy:

• Account Settings > Meeting Recording: wyłącz Auto-Join Calendar Events albo ogranicz dołączanie do spotkań, które organizujesz, lub do spotkań wyłącznie z osobami z twojej domeny (ta opcja działa tylko na koncie z firmowym adresem e-mail).
• W tym samym miejscu wyłącz Auto-Join Unscheduled Meetings, żeby Read AI nie wchodził na spotkania Meet i Zoom spoza kalendarza.
• Na stronie Calendar wyłącz przełącznik „Add Read?” dla jednego spotkania albo dla całej serii.
• Jeśli Read AI nadal się pojawia, sprawdź na czacie spotkania, kto go zaprosił. Dołącza wtedy z konta innego uczestnika, a nie z twojego.

03

Read AI a RODO: pytania, które zada inspektor ochrony danych

Nagranie spotkania to dane osobowe wszystkich uczestników: głos, wizerunek, nazwiska i to, co mówią. Gdy pracownik używa Read AI na prywatnym koncie, firma nie ma z dostawcą umowy powierzenia (art. 28 RODO), nie decyduje o czasie przechowywania i często nie wie, że nagranie w ogóle powstało. Uczestnicy i tak muszą zostać poinformowani o nagrywaniu i jego celu (art. 13 RODO).

Polityka prywatności Read AI (aktualizacja z 29 czerwca 2026 r.) mówi, że dane są przetwarzane w USA i w innych krajach, a firma deklaruje udział w EU-U.S. Data Privacy Framework. To program objęty decyzją Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony z 10 lipca 2023 r., więc przekazanie danych do USA ma podstawę prawną z art. 45 RODO, o ile odbiorca jest certyfikowany. Nagrania audio i wideo Read AI przechowuje według własnych zasad, najwyżej 2 lata. Hosting w UE lub Kanadzie jest w cenniku dostępny dopiero w planie Enterprise+.

Wykorzystanie danych do ulepszania usługi zależy według polityki od ustawień konta, a udział w programie Customer Experience Program jest dobrowolny (opt-in). Zanim firma dopuści jakiegokolwiek asystenta spotkań, warto spisać odpowiedzi na cztery pytania: gdzie leżą nagrania, kto jest stroną umowy powierzenia, kto ma dostęp do raportów i jak długo są przechowywane.

04

Ile kosztuje Read AI i gdzie są SSO oraz dane w UE

Read AI ma cztery plany. Free daje 5 transkrypcji i 5 raportów miesięcznie, spotkania do godziny i nie pozwala wgrywać plików. Pro kosztuje 15 $ za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej (19,75 $ miesięcznie), Enterprise 22,50 $ (29,75 $), a Enterprise+ 29,75 $ (39,75 $) i wymaga co najmniej 5 licencji.

Funkcje, o które pyta dział IT, są dopiero w najwyższym planie: logowanie SAML SSO, provisioning SCIM, hosting danych w UE i Kanadzie oraz własna polityka retencji. Przykład dla zespołu 10 osób, który potrzebuje SSO i danych w UE, przy płatności rocznej:

• Read AI Enterprise+: 10 × 29,75 $ × 12 = 3570 $ rocznie.
• Klang Business: 10 × 25 € × 12 = 3000 € netto rocznie, z SSO (SAML 2.0 lub OpenID Connect), umową powierzenia podpisywaną w ustawieniach konta, logiem audytowym i statystykami. Dane w UE są w każdym planie Klang, także w Free.

05

Asystent, którego wdraża organizacja, a nie każdy pracownik osobno

Klang to europejski asystent spotkań od Klang AI AB ze Szwecji. Dołącza do Google Meet, Microsoft Teams i Zooma jako widoczny uczestnik „Klang.ai”, a jeśli spotkanie ma poczekalnię, ktoś musi go wpuścić. W planie Business administrator może zmienić nazwę i zdjęcie asystenta. Każdy użytkownik wybiera, na które spotkania asystent ma wchodzić: wszystkie, tylko zaakceptowane, tylko te, które organizuje, albo żadne.

Dane są przechowywane w UE, Klang ma certyfikat ISO 27001:2022, a rozmowy klientów nie służą do trenowania AI w żadnym planie. Nagrania leżą w folderach z rolami administratora, edytora i czytelnika. Plan Business dodaje SSO, umowę powierzenia w koncie, log audytowy i statystyki, a Enterprise chmurę prywatną z własnym kluczem szyfrującym, instalację on-premise i własny okres przechowywania danych.

Klang nagra też spotkanie w sali przez aplikację mobilną lub przeglądarkę i przetranskrybuje wgrany plik audio lub wideo do 10 GB. Polski jest jednym z 19 języków transkrypcji.