KI i offentlig sektor: møtereferater og samtalenotater som tåler innsyn

01

Hva brukes KI til i møter og samtaler i forvaltningen?

De vanligste bruksområdene er utkast til møtebok og protokoll i folkevalgte organer, referater fra interne møter og prosjektmøter, samtalenotater fra møter med innbyggere og brukere, og transkribering av intervjuer i utredninger og tilsyn. KI-verktøyet tar opp eller mottar lyden, skriver ut hva som ble sagt, skiller talerne og lager et sammendrag med beslutninger og oppgaver.

Det endelige dokumentet er fortsatt saksbehandlerens ansvar. KI gir et utkast som må leses, rettes og godkjennes før det journalføres, sendes på høring eller legges fram for et organ.

02

Notoritetsplikten: muntlige opplysninger skal skrives ned

Forvaltningsloven § 11 d sier at nye opplysninger eller anførsler av betydning for saken som en part gir i muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler, «såvidt mulig» skal nedtegnes eller protokolleres. Det samme gjelder iakttakelser ved befaring.

Her er KI til direkte hjelp. En transkripsjon av telefonsamtalen eller møtet gjør det lettere å få med alt som ble sagt, og å skrive et presist samtalenotat. Stortinget vedtok i 2025 en ny forvaltningslov, men den har ikke trådt i kraft, så 1967-loven med § 11 d gjelder fortsatt i november 2026. Den nye loven § 9 tredje ledd går lenger: muntlige henvendelser og avgjørelser med nye opplysninger av betydning skal skrives ned.

03

Møtebok i folkevalgte organer

Kommuneloven § 11-4 krever møtebok for alle møter i folkevalgte organer. Møteboken skal inneholde tid og sted, hvem som møtte og hvem som var fraværende, hvilke saker som ble behandlet, vedtakene og avstemningsresultatet. Lukkes et møte, skal hjemmelen føres inn, det samme gjelder vedtak om inhabilitet og fritak.

Møteboken er et vedtaksdokument, ikke et referat av debatten. KI er nyttig til å fange forslag, avstemninger og presise vedtaksformuleringer fra opptaket, men møtesekretæren må kontrollere hvert vedtak mot det som faktisk ble vedtatt. Lukkede møter etter § 11-5 krever særskilt vurdering av om opptak skal gjøres i det hele tatt.

04

Er et opptak eller en KI-transkripsjon et dokument etter offentleglova?

Ja, det kan det være. Offentleglova § 4 definerer dokument som «ei logisk avgrensa informasjonsmengd» lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Et lydopptak, en transkripsjon og et KI-generert sammendrag kan derfor være saksdokumenter som det kan kreves innsyn i, med de unntakene loven gir, for eksempel § 25 om tilsettingssaker.

Journalføringsplikten følger av offentleglova § 10 og arkivreglene. Bestem derfor på forhånd hva som er arbeidsmateriale og hva som er dokumentet som journalføres. En vanlig praksis er at det godkjente referatet eller samtalenotatet arkiveres i sak- og arkivsystemet, mens lyden og råtranskripsjonen slettes etter en fast frist når de ikke lenger trengs.

05

Ny arkivlov fra 1. januar 2026

Lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova) av 20. juni 2025 trådte i kraft 1. januar 2026. Paragraf 5 sier at organene skal forvalte dokumentasjon som blir til i virksomheten, som arkiv, slik at opphavet og sammenhengen alltid er kjent, informasjonen ikke blir endret og den er tilgjengelig for framtidig bruk. Dokumentasjon omfatter både dokumenter etter offentleglova § 4 og annen informasjon organet har lagret i informasjonssystemene sine.

Paragraf 8 krever en oppdatert dokumentasjonsplan som viser hvilken dokumentasjon som blir til, hva som forvaltes som arkiv og hvor det lagres. Et KI-verktøy for møter er et nytt informasjonssystem, og bør inn i planen: hva som lagres der, hvor lenge, og hvilke dokumenter som overføres til arkivsystemet.

Regelen om lagring av arkiv utenfor Norge i den nye lovens § 11 gjelder først fra den tiden Kongen bestemmer. Til da gjelder arkivlova 1992 § 9, som forbyr å føre arkivmateriale ut av landet uten hjemmel eller samtykke, med mindre det er en nødvendig del av den forvaltningsmessige bruken. Avklar med arkivansvarlig hvordan dette treffer skytjenester før arkivverdig materiale lagres hos en leverandør.

06

Personvern, KI-forordningen og leverandørkrav

Opptak av møter og samtaler er behandling av personopplysninger. Dere trenger behandlingsgrunnlag, informasjon til deltakerne, databehandleravtale med leverandøren og en vurdering av om det kreves en vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA). Samtaler med innbyggere kan inneholde taushetsbelagte opplysninger og helseopplysninger, så tilgangsstyringen må være streng.

EUs KI-forordning er ennå ikke vedtatt som norsk lov. KI Norge skriver at det ikke er fastsatt når KI-loven skal gjelde i Norge, og Nkom er utpekt som koordinerende myndighet. Et verktøy som brukes til møtereferater og sammendrag, er ikke et høyrisikosystem etter forordningens vedlegg III, men bruk i rekruttering eller til å vurdere ansattes prestasjoner og atferd kan være det. Hold derfor bruksområdet tydelig avgrenset.

Still leverandøren disse spørsmålene: Behandles alt i EU/EØS? Hvilke underleverandører brukes til KI-modellen? Trenes modellene på deres data? Kan dere kreve tofaktor og SSO? Finnes det privat sky eller on-premise for de mest sensitive samtalene?

07

En arbeidsflyt der saksbehandleren har kontroll

Slik kan et kommunalt møte gå fra opptak til arkiv:

• Varsle i innkallingen at møtet tas opp og hvorfor.
• Ta opp med møteassistent i Teams, eller med mobilappen i møterommet.
• Les transkripsjonen med avspilling, og rett navn, tall og vedtak.
• Lag utkast til referat eller møtebok etter organets egen mal.
• Godkjenn dokumentet, og journalfør det i sak- og arkivsystemet.
• Slett lyd og råtranskripsjon etter fastsatt frist.