Opptak av samtaler og møter: hva er lov i Norge?

01

Er det lov å ta opp en samtale du selv deltar i?

Ja, etter straffeloven er det lov å ta opp en samtale du selv deltar i, også uten å si fra. Straffeloven § 205 bokstav a gjør det straffbart å hemmelig ta opp «telefonsamtale eller annen kommunikasjon mellom andre», eller forhandlinger i et lukket møte man ikke selv deltar i. Straffen er bot eller fengsel inntil to år.

Det avgjørende er altså om du er med i samtalen. Å legge igjen en opptaker i et møterom du har forlatt, eller ta opp et lukket møte du ikke har tilgang til, er straffbart. Å ta opp telefonsamtalen du selv har med en kunde, er det ikke.

At noe ikke er straffbart, betyr likevel ikke at det er lov i alle sammenhenger. For virksomheter er det personvernreglene som setter grensene.

02

Når en virksomhet tar opp, gjelder GDPR

Et lydopptak der personer kan gjenkjennes, er en personopplysning. Når en arbeidsgiver, et selskap eller en offentlig etat tar opp møter eller samtaler, er det behandling av personopplysninger etter personopplysningsloven og GDPR. Unntaket for rent private formål gjelder ikke når opptaket gjøres i jobb.

Virksomheten må ha et behandlingsgrunnlag etter GDPR artikkel 6 og et legitimt formål, og deltakerne skal få vite på forhånd at det tas opp, hvorfor, hvem som får tilgang og hvor lenge opptaket lagres. Opptaket skal ikke brukes til noe annet enn formålet, og det skal slettes når det ikke lenger trengs.

Datatilsynet er strengt når arbeidsgivere tar opp ansatte. I veiledningen om lydopptak i arbeidslivet skriver tilsynet at det som utgangspunkt «skal svært mye til» for å ta lydopptak av ansatte, og at samtykke fra ansatte ikke er egnet som grunnlag fordi de står i et avhengighetsforhold til arbeidsgiveren.

Opptak bare for å skrive et referat bør derfor ha et klart avgrenset formål og kort lagringstid, og dere bør vurdere om et skriftlig referat uten opptak ville vært nok. Hemmelige opptak passer ikke i en virksomhet, selv der de ikke er straffbare.

03

Opptak av ansatte kan være et kontrolltiltak

Brukes opptak til å kontrollere eller vurdere de ansatte, for eksempel lytting på kundesamtaler for å måle hvordan hver selger gjør det, er det et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9. Da krever § 9-1 at tiltaket har saklig grunn i virksomhetens forhold og ikke er en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren.

Paragraf 9-2 sier at arbeidsgiver så tidlig som mulig skal drøfte behov, utforming og gjennomføring med de tillitsvalgte. Før tiltaket starter, skal de ansatte få informasjon om formålet, de praktiske konsekvensene og hvor lenge tiltaket skal vare. Behovet skal evalueres jevnlig sammen med de tillitsvalgte.

Et opptak som bare skal bli et referat fra et prosjektmøte, er vanligvis ikke ment som kontroll av enkeltpersoner. Skriv likevel ned formålet, slik at opptakene ikke glir over i noe annet senere.

04

Telefonsamtaler med kunder og innbyggere

Datatilsynet skriver at virksomhetens interesse i god kundeservice ikke i seg selv er nok til å gjøre lydopptak lovlig. Opptaket må virkelig være nødvendig, og andre tiltak, som medlytt i opplæring, bør normalt prøves først. Skal opptaket dokumentere at en avtale er inngått, må det skje med samtykke. Innringeren skal før samtalen starter få vite at den tas opp, hva formålet er og hvor mer informasjon finnes. For enkelte bransjer gjelder egne regler, så avklar behandlingsgrunnlaget med personvernombudet.

Med Klang-appen kan du ta opp innkommende og utgående telefonsamtaler på iPhone og Android. Samtalen er transkribert når du legger på, med talere og et kort sammendrag. Opptak av telefonsamtaler er med allerede i Free.

05

Møter i Teams, Google Meet og Zoom

I digitale møter er det enkelt å være åpen om opptaket. Klangs møteassistent blir med som deltaker med navnet «Klang.ai», slik at alle ser den i deltakerlisten. Har møtet venterom, må noen slippe den inn.

Si likevel fra muntlig når møtet starter, særlig når eksterne deltakere er med. Den som ikke vil bli tatt opp, bør få mulighet til å si det før opptaket begynner.

06

Folkevalgte organer og offentlige møter

Møter i folkevalgte organer er som hovedregel åpne for alle (kommuneloven § 11-5). Etter § 11-6 skal møtelederen gi tillatelse til lyd- og bildeopptak av åpne møter når noen ber om det, så lenge det ikke forstyrrer møtet. Lukkede møter, for eksempel om en ansatts tjenstlige forhold eller opplysninger med lovbestemt taushetsplikt, er noe annet: der må opptak vurderes særskilt, og tilgangen begrenses.

I forvaltningen kan et opptak eller en transkripsjon også bli et dokument etter offentleglova. Se egen guide om KI og møtereferater i offentlig sektor.

07

Sjekkliste før dere tar opp møter og samtaler

Bruk listen når dere innfører opptak og transkribering i virksomheten:

• Skriv ned formålet: referat, dokumentasjon av avtaler, forskning eller opplæring.
• Velg behandlingsgrunnlag etter GDPR artikkel 6, og vurder om dere trenger en personvernkonsekvensvurdering (DPIA).
• Drøft med tillitsvalgte hvis opptakene kan brukes til kontroll av ansatte (arbeidsmiljøloven § 9-2).
• Informer deltakerne i innkallingen og når opptaket starter.
• Bestem hvem som får tilgang, og hvor lenge opptak og utskrift lagres.
• Inngå databehandleravtale med leverandøren, og sjekk hvor dataene behandles.
• Slett opptaket når referatet er godkjent, hvis dere ikke trenger lyden videre.