01
Eerst: meld dat je opneemt
Begin elke opname met een korte mededeling: dat je opneemt, waarvoor en hoe lang je de opname bewaart. Zeg het aan het begin van de vergadering, zodat het ook in de opname staat, en zet het voortaan in de uitnodiging of op de agenda.
Een opname van een vergadering bevat persoonsgegevens: stemmen, namen en wat mensen zeggen. Organisaties vallen daarom onder de AVG. Je moet deelnemers vooraf informeren, een doel hebben en de opname niet langer bewaren dan nodig. Leg bij formele vergaderingen, zoals een ledenvergadering of ondernemingsraad, vast hoe je met opnamen omgaat, bijvoorbeeld in het huishoudelijk reglement.
Geeft iemand aan liever niet opgenomen te worden, bespreek het dan. Vaak is een oplossing mogelijk, zoals de opname pauzeren tijdens één agendapunt.
02
Een vergadering opnemen met je telefoon
Voor een vergadering op locatie is je telefoon vaak de beste recorder die je hebt. Met de Klang-app voor iPhone en Android neem je de vergadering op en transcribeert Klang de opname na afloop, zonder dat je bestanden hoeft over te zetten. De app voor fysieke vergaderingen zit in het gratis Freemium-abonnement.
Met een paar keuzes vooraf wordt de opname een stuk beter:
- Leg de telefoon in het midden van de tafel, met de microfoon vrij en niet op een tafel waar steeds op getikt of geschoven wordt.
- Is de tafel lang, of zitten er meer dan acht mensen, leg dan de telefoon bij de voorzitter en vraag sprekers om duidelijk te praten. Wie ver weg zit, wordt het slechtst verstaan.
- Zet meldingen uit en zorg dat je batterij vol genoeg is voor de hele vergadering.
- Test vooraf één minuut: neem jezelf op vanaf de verste stoel en luister terug.
- Laat mensen bij een stemming hun naam noemen, of herhaal als voorzitter de uitslag hardop. Dan staat die in de opname.
03
Een online vergadering opnemen in Teams, Meet of Zoom
Voor online vergaderingen heb je drie routes. De eerste is de opnamefunctie van het platform zelf. Of die beschikbaar is, hangt af van je licentie en het beleid van je organisatie, en vaak mag alleen de organisator opnemen.
De tweede is de Klang-assistent. Die neemt deel aan Google Meet, Microsoft Teams en Zoom als extra deelnemer, zichtbaar voor iedereen. Koppel je Google- of Outlook-agenda en kies of de assistent aan al je vergaderingen deelneemt of alleen aan de vergaderingen die je hebt geaccepteerd. Je kunt de uitnodiging ook doorsturen naar je persoonlijke Klang-adres.
De derde is de Klang-app voor Mac (bèta, voor Macs met Apple silicon en macOS 13 of nieuwer). Die neemt de vergadering lokaal op, zonder assistent in het gesprek. Ook dan meld je natuurlijk aan de anderen dat je opneemt. Let op: opnemen in de browser legt alleen je eigen microfoon vast, niet het geluid van de andere deelnemers.
04
Hybride vergaderen: één opname, niet twee
Zit een deel van de deelnemers in de zaal en een deel online, kies dan één opnamebron die iedereen hoort. Meestal is dat de online vergadering: laat de zaal via één vergaderlaptop of een conferentiemicrofoon deelnemen en laat de Klang-assistent de online vergadering vastleggen.
Twee opnamen naast elkaar, een telefoon in de zaal en een opname online, geven twee halve verslagen. Dat kost achteraf meer tijd dan het oplevert.
05
Van opname naar notulen
Na de vergadering transcribeert Klang de opname en houdt het de sprekers uit elkaar. Je krijgt meteen een samenvatting met besluiten en ToDo's. Klang schrijft niet live mee: het transcript staat klaar zodra de vergadering voorbij is en de opname is verwerkt.
Voor notulen in je eigen vorm vraag je Klang om een concept, bijvoorbeeld: 'Maak notulen per agendapunt, met besluiten, actiehouders en deadlines.' Het concept wordt opgeslagen onder Documenten. Daar pas je het aan en exporteer je het als Word- of pdf-bestand.
Lees het concept altijd na voordat je het rondstuurt. Klang kan fouten maken, zeker bij namen, bedragen en stemuitslagen. Omdat elke zin aan de opname is gekoppeld, luister je een twijfelgeval in een paar seconden terug.
06
Hoe lang bewaar je de opname?
Bewaar een opname niet langer dan nodig. Een veelgebruikte afspraak: de opname blijft bewaard tot de notulen zijn vastgesteld en wordt daarna verwijderd. Leg die termijn vast en houd je eraan.
In Klang kun je de audio van een opname verwijderen en de tekst bewaren. Verwijderde gegevens worden ook uit de back-ups gewist. Alle gegevens staan op servers in Frankrijk en worden nooit gebruikt om AI te trainen.
Welke manier van opnemen past bij jouw vergadering?
Kies op basis van waar de vergadering plaatsvindt:
| Vergadering | Opnemen met | Let op |
|---|---|---|
| In een zaal of vergaderruimte | De Klang-app op je telefoon, midden op tafel | Bij lange tafels of veel sprekers: telefoon bij de voorzitter, sprekers duidelijk laten praten |
| Online in Teams, Meet of Zoom | De Klang-assistent, automatisch via je agenda | De assistent is zichtbaar als deelnemer |
| Online, zonder extra deelnemer | De Klang-app voor Mac | Bèta, alleen voor Macs met Apple silicon |
| Hybride | De online vergadering, met de zaal via één vergaderlaptop | Neem niet dubbel op |
| Al opgenomen | Uploaden, tot 10 GB | Audio- en videobestanden, ook meerdere tegelijk |
Voorbeeld: de ledenvergadering van een VvE
De secretaris van een VvE met 24 appartementen neemt de jaarlijkse ledenvergadering op. Zo verloopt het:
- Vooraf
- In de uitnodiging staat dat de vergadering wordt opgenomen voor de notulen en dat de opname na vaststelling van de notulen wordt verwijderd.
- Tijdens
- De voorzitter meldt de opname bij de opening. De telefoon met de Klang-app ligt naast de voorzitter, die bij elk besluit de stemuitslag hardop herhaalt.
- Na afloop
- De secretaris vraagt Klang om notulen per agendapunt met besluiten, stemuitslagen en actiehouders, en controleert de bedragen tegen de opname.
- Afronden
- De conceptnotulen gaan als Word-bestand naar het bestuur. Na vaststelling in de volgende vergadering verwijdert de secretaris de audio en bewaart alleen de tekst.
Veelgestelde vragen
Is het opnemen van vergaderingen toegestaan?
Ja, als je het goed regelt. Meld vooraf dat je opneemt, waarvoor en hoe lang je de opname bewaart. Een organisatie die vergaderingen opneemt, verwerkt persoonsgegevens en moet zich aan de AVG houden: een duidelijk doel, informatie vooraf en niet langer bewaren dan nodig. Dit is geen juridisch advies; twijfel je, vraag het dan aan je privacyfunctionaris.
Kan ik een vergadering opnemen met mijn telefoon?
Ja. Met de Klang-app voor iPhone en Android neem je een vergadering op locatie op. Leg de telefoon in het midden van de tafel, zet meldingen uit en test vooraf even vanaf de verste stoel.
Hoe neem ik een vergadering op met mijn laptop?
Voor een online vergadering laat je de Klang-assistent deelnemen of neem je op met de Klang-app voor Mac, zonder assistent. Opnemen in de browser legt alleen je eigen microfoon vast. Voor een vergadering in een zaal is de app op je telefoon meestal de betere microfoon.
Schrijft Klang live mee tijdens de vergadering?
Nee. Klang transcribeert de opname na afloop en maakt dan de samenvatting met besluiten en ToDo's.
Hoeveel kost het?
Klang Freemium is voor altijd gratis voor één gebruiker, met onbeperkt transcriberen, de app voor fysieke vergaderingen en de assistent voor online vergaderingen. Klang Pro kost €17,50 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling en voegt onder meer sprekerherkenning op naam en integraties toe.
Kan Klang de notulen in ons eigen format maken?
Ja. Vraag Klang om notulen in jouw indeling, bijvoorbeeld per agendapunt met besluiten en actiehouders. Het concept wordt opgeslagen onder Documenten, waar je het aanpast en als Word of pdf exporteert. Vaste sjablonen voor de hele organisatie zitten in het Team-abonnement.
Bronnen
Productinformatie gecontroleerd op 29 oktober 2026. Functies en prijzen kunnen veranderen.