Notulen maken: gratis sjabloon, voorbeeld en AI-notulen
Download een overzichtelijk notulensjabloon, bekijk hoe goede notulen eruitzien – en laat Klang het concept automatisch schrijven op basis van een opname van de vergadering.
Gratis notulensjabloon
Het sjabloon bevat alleen de onderdelen die in notulen thuishoren: vergaderinformatie, aanwezigen, agendapunten met besluiten, acties met actiehouder en deadline – en ruimte voor de volgende vergadering.
Download het sjabloon (Word)Word-bestand (.docx). Werkt ook in Google Docs en LibreOffice. Helemaal gratis, zonder registratie.
- Vergadering
- Datum
- Aanwezigen
- Notulist
01
Wat hoort er in notulen?
Notulen vormen een korte, schriftelijke samenvatting van wat er in een vergadering is besproken en besloten. Het doel is niet om alles woordelijk vast te leggen, maar om de besluiten te documenteren: wie doet wat, en wanneer het klaar moet zijn.
Met zes vaste onderdelen kom je een heel eind:
- Vergaderinformatie: datum, tijd, locatie en wie notuleert
- Aanwezigen – en wie afwezig was
- De agendapunten, in dezelfde volgorde als in de vergadering
- Het besluit per punt – geformuleerd als besluit, niet als samenvatting van de discussie
- Acties met een actiehouder en een deadline
- Datum en tijd van de volgende vergadering
02
Zo maak je goede notulen
De beste notulen zijn kort en worden snel verstuurd. Een paar concrete tips:
- Noteer besluiten, geen discussies. Eén of twee zinnen per agendapunt zijn meestal genoeg.
- Geef elke actie een actiehouder en een deadline. 'We kijken ernaar' is geen besluit.
- Verstuur de notulen binnen 24 uur, zolang de vergadering nog vers in het geheugen ligt.
- Gebruik elke keer hetzelfde sjabloon, zodat iedereen weet waar de besluiten staan.
- Neem de vergadering op als er veel besproken wordt – dan kun je terugluisteren wat er echt is gezegd in plaats van mee te schrijven.
03
AI-notulen: hoe werkt het?
In plaats van zelf te notuleren kun je de vergadering opnemen en AI het concept laten schrijven. Klang transcribeert de opname in het Nederlands, herkent automatisch wie er aan het woord is en maakt een samenvatting met besluiten en actiepunten.
Jij leest het concept na, past aan waar nodig en stuurt het rond – in plaats van een half uur te reconstrueren wat er ook alweer besloten is. Het volledige transcript staat ernaast, zodat je altijd kunt terugzoeken wat er precies is gezegd.
Voorbeeld van notulen
Zo kunnen ingevulde notulen eruitzien. Elk agendapunt eindigt met een besluit, een actiehouder en een deadline:
Weekoverleg productteam · 12 augustus · Aanwezig: Anna, Erik, Maria · Afwezig: Jonas · Notulist: Erik
Besluit: de lancering verschuift naar 2 september. Actie: Anna deelt de bijgewerkte planning uiterlijk 16 augustus met het team.
Besluit: Erik bundelt de feedback uit de interviews en presenteert die in het volgende overleg. Deadline: 19 augustus.
19 augustus, 10.00 uur, dezelfde ruimte.
Of laat AI het werk doen
Laat Klang het concept van je notulen schrijven
Neem de vergadering op – fysiek of online. Klang transcribeert in het Nederlands, onderscheidt de sprekers en maakt een samenvatting met besluiten en actiepunten die je zo in het sjabloon plakt.
- Nederlandse spraak naar tekst met automatische sprekerherkenning
- Samenvatting, besluiten en actiepunten – automatisch gegenereerd
- ISO 27001:2022-gecertificeerd, alle gegevens worden in Europa verwerkt
- Jouw gesprekken worden nooit gebruikt om AI te trainen
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen notulen en een verslag?
Notulen volgen de agenda van een vergadering en leggen per punt het besluit vast. Een verslag is vrijer van vorm en vat een gesprek of bijeenkomst inhoudelijk samen. Voor vergaderingen met besluiten en acties zijn notulen meestal de beste vorm.
Kan AI mijn notulen schrijven?
Klang maakt automatisch een transcript, samenvatting, besluiten en actiepunten op basis van een opname van de vergadering. Dat geeft je een compleet concept – jij leest na, past aan en verstuurt. Controleer het concept altijd voordat je het deelt.
Is het sjabloon gratis?
Ja. Het sjabloon is een gewoon Word-bestand dat je direct downloadt, zonder e-mailadres of registratie. Het werkt ook in Google Docs en LibreOffice.
Mag ik een vergadering opnemen?
Informeer in principe alle deelnemers dat de vergadering wordt opgenomen en waarvoor de opname wordt gebruikt – Dat is niet alleen netjes, het hoort meestal ook bij de informatieplicht die de AVG stelt. Twijfel je over een specifieke situatie? Leg die dan voor aan de privacyverantwoordelijke binnen je organisatie of aan een juridisch adviseur.