Registrare e trascrivere le riunioni di lavoro: cosa dicono GDPR e Statuto dei lavoratori

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Registrare una conversazione a cui partecipi è lecito?

Per la Corte di cassazione la registrazione di un colloquio fatta da uno dei partecipanti, anche di nascosto, non è un'intercettazione ed è utilizzabile come prova documentale (Sezioni unite penali, n. 36747/2003). In ambito di lavoro la Cassazione ha ammesso la registrazione dei colleghi senza consenso quando è pertinente e strettamente necessaria per difendere un diritto in giudizio (sez. lavoro, n. 28398/2022). Diffondere la registrazione o usarla per altri scopi può invece violare la riservatezza delle persone registrate.

Quando a registrare e trascrivere le riunioni è l'azienda, con uno strumento scelto da lei, il quadro cambia: l'azienda diventa titolare di un trattamento di dati personali dei partecipanti e deve rispettare il GDPR e le regole del diritto del lavoro.

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Cosa chiede il GDPR

La voce e ciò che una persona dice in riunione sono dati personali. Per registrare e trascrivere servono quindi una base giuridica (art. 6 GDPR), di solito il legittimo interesse a documentare le riunioni o l'esecuzione del contratto, e un'informativa chiara ai partecipanti prima della registrazione (art. 13).

Valgono poi i principi dell'art. 5: registrare solo le riunioni per cui serve, conservare l'audio solo finché serve (spesso fino all'approvazione del verbale), limitare chi può accedere. Il fornitore dello strumento è responsabile del trattamento e firma con l'azienda un accordo ai sensi dell'art. 28. Se la registrazione è sistematica o coinvolge dati delicati, come la salute o procedimenti disciplinari, il responsabile della protezione dei dati valuterà se fare una valutazione d'impatto (art. 35).

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Art. 4 dello Statuto dei lavoratori: quando c'entra

L'art. 4 della legge 300/1970, come modificato dal D.Lgs. 151/2015, riguarda gli strumenti dai quali deriva anche la possibilità di controllare a distanza l'attività dei lavoratori. Si possono usare solo per esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro o di tutela del patrimonio aziendale, e richiedono un accordo con le rappresentanze sindacali (RSU o RSA) o, in mancanza, l'autorizzazione dell'Ispettorato nazionale del lavoro.

Queste regole non si applicano agli strumenti che il lavoratore usa per rendere la prestazione lavorativa. In ogni caso, le informazioni raccolte sono utilizzabili nel rapporto di lavoro solo se ai lavoratori è stata data un'adeguata informazione sulle modalità d'uso degli strumenti e sui controlli, nel rispetto della normativa privacy.

Se un assistente che registra le riunioni rientri nell'eccezione degli strumenti di lavoro non è ancora stato chiarito da giurisprudenza o Garante, e una parte dei commentatori ritiene che possa ricadere nella regola generale. Il rischio cresce se registrazioni e trascrizioni vengono usate per valutare il comportamento o il rendimento dei singoli. La scelta prudente è dichiarare nella policy aziendale che le registrazioni servono solo a documentare le riunioni, dare un'informativa adeguata e valutare con il consulente del lavoro o il legale se serve l'accordo con le rappresentanze sindacali.

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Legge 132/2025 e AI Act: cosa aggiungono

La legge 23 settembre 2025, n. 132, all'art. 11 stabilisce che l'IA nel lavoro deve essere sicura, affidabile e trasparente, non può svolgersi in contrasto con la dignità umana né violare la riservatezza dei dati personali, e che il datore di lavoro deve informare il lavoratore dell'utilizzo dell'IA nei casi e con le modalità già previsti per i sistemi automatizzati.

L'AI Act europeo, dal 2 febbraio 2025, chiede a chi usa sistemi di IA di curare l'alfabetizzazione del personale (art. 4) e vieta i sistemi che deducono le emozioni delle persone sul luogo di lavoro (art. 5). Considera inoltre ad alto rischio i sistemi usati per prendere decisioni sui rapporti di lavoro o per monitorare e valutare prestazioni e comportamento dei lavoratori (Allegato III, punto 4). Un assistente che trascrive e verbalizza le riunioni non rientra in questa categoria, a patto che non venga usato per valutare le persone.

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Checklist per introdurre un AI note taker in azienda

Questi passaggi coprono la maggior parte delle richieste del DPO, dell'IT e delle rappresentanze dei lavoratori:

• Definisci lo scopo: documentare le riunioni e preparare verbali e riepiloghi, non valutare le persone.
• Aggiorna l'informativa privacy per dipendenti e ospiti e inserisci un avviso nell'invito della riunione.
• Scegli un fornitore con dati nell'UE, accordo art. 28 GDPR, nessun addestramento dell'IA sui contenuti e certificazione ISO/IEC 27001.
• Stabilisci quali riunioni non si registrano: colloqui disciplinari, sanitari o sindacali, salvo decisione specifica.
• Fissa i tempi di conservazione dell'audio e delle trascrizioni e chi può accedervi.
• Valuta con il DPO la valutazione d'impatto e, per progetti estesi, il coinvolgimento delle RSU/RSA.
• Forma chi usa lo strumento, come raccomandano l'AI Act e la legge 132/2025.

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Come Klang aiuta a rispettare queste regole

L'assistente di Klang entra nelle riunioni su Teams, Zoom o Google Meet come partecipante visibile, con il nome Klang.ai o con un nome scelto dall'azienda, e deve essere ammesso alla riunione, quindi i partecipanti online lo vedono. Le riunioni in presenza si registrano con l'app: in quel caso avvisa tu i presenti prima di iniziare.

I dati sono ospitati nell'UE, cifrati in transito e a riposo, e non vengono mai usati per addestrare modelli di IA; i fornitori di IA di cui Klang si avvale lavorano a conservazione zero dei dati. L'elenco completo dei sub-responsabili, comprese società statunitensi che operano in region UE, è su trust.klang.ai. Quando elimini una registrazione, Klang la elimina anche dai propri sistemi. L'accesso si gestisce per cartella; il piano Business aggiunge SSO, log di audit e accordo sul trattamento dei dati, il piano Enterprise conservazione dei dati personalizzata e installazione on premise.