Intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione: le regole e un primo caso d'uso sicuro
Nella pubblica amministrazione l'intelligenza artificiale può essere usata per rendere più efficiente il lavoro e ridurre i tempi dei procedimenti, ma solo come supporto: la decisione e la responsabilità restano della persona che decide (art. 14 della legge 132/2025). Il primo caso d'uso che rispetta questo limite senza fatica è la verbalizzazione: trascrivere sedute, commissioni e riunioni e preparare bozze di verbale che una persona rivede e firma. Ecco il quadro normativo e cosa chiedere a un fornitore.
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Cosa dice la legge 132/2025 sull'IA nella PA
La legge 23 settembre 2025, n. 132, in vigore dal 10 ottobre 2025, è la prima legge italiana sull'intelligenza artificiale. L'art. 14 stabilisce che le amministrazioni usano l'IA per aumentare l'efficienza, ridurre i tempi dei procedimenti e migliorare i servizi, garantendo la conoscibilità del suo funzionamento e la tracciabilità del suo utilizzo.
Lo stesso articolo precisa che l'IA ha una funzione strumentale e di supporto all'attività provvedimentale: resta ferma l'autonomia decisionale della persona, che è l'unica responsabile dei provvedimenti. Le amministrazioni devono inoltre adottare misure tecniche, organizzative e formative per un uso responsabile, con le risorse disponibili.
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AI Act e linee guida AgID: gli altri due riferimenti
Il regolamento europeo sull'IA (Reg. UE 2024/1689, AI Act) si applica anche agli enti pubblici. Dal 2 febbraio 2025 l'art. 4 chiede di curare l'alfabetizzazione in materia di IA del personale che usa questi sistemi; il regolamento omnibus digitale del 2026 ne ha attenuato la formulazione, ma la formazione resta una delle misure che l'art. 14 della legge 132/2025 chiede alle amministrazioni. Gli obblighi più pesanti riguardano i sistemi ad alto rischio, come quelli che valutano l'accesso a prestazioni essenziali; uno strumento che trascrive una riunione e ne prepara la bozza di verbale non rientra di per sé in queste categorie.
AgID ha messo in consultazione pubblica una bozza di linee guida per l'adozione dell'intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione (18 febbraio - 20 marzo 2025) e, a marzo 2026, le bozze sullo sviluppo e sul procurement di sistemi di IA. Al 3 novembre 2026 nessuna delle tre è stata adottata in via definitiva, ma indicano già cosa si aspetta l'Agenzia. Anche il Piano triennale per l'informatica nella PA 2024-2026, aggiornamento 2026, dedica all'IA un obiettivo specifico (5.4) e indicazioni operative. I principi ricorrenti sono gli stessi della legge: valutazione dei rischi prima dell'adozione, protezione dei dati fin dalla progettazione, supervisione umana, trasparenza verso i cittadini e formazione del personale.
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Perché partire dalla verbalizzazione
Un buon primo progetto di IA in un ente ha tre caratteristiche: libera tempo misurabile, non decide nulla al posto di una persona e produce un risultato che qualcuno controlla comunque. La verbalizzazione le ha tutte. Nel consiglio comunale è il segretario a curare la verbalizzazione (art. 97 del TUEL); nelle commissioni, nelle conferenze di servizi e nelle riunioni di settore lo fa un funzionario, spesso a mano e a distanza di giorni.
Con una trascrizione automatica il funzionario parte da un testo completo, con le voci separate e i rimandi all'audio, invece che dai propri appunti. La bozza di verbale resta una bozza: chi verbalizza la verifica, la corregge e la firma, esattamente come chiede l'art. 14.
- Sedute di consiglio, giunta e commissioni consiliari.
- Conferenze di servizi e tavoli tecnici.
- Riunioni di settore e incontri con altri enti.
- Interviste e colloqui istruttori, quando previsti.
- Formazioni e webinar interni da rendere consultabili.
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Stenotipia o trascrizione automatica?
Molti consigli comunali e regionali affidano la resocontazione a stenotipisti o a servizi esterni che lavorano sulla registrazione audio. Il risultato è un resoconto curato, a un costo per seduta. La trascrizione automatica non sostituisce sempre questo lavoro: per un resoconto integrale pubblicato serve comunque una revisione attenta.
Dove invece serve un verbale sintetico o una base di lavoro rapida, come nelle commissioni, nelle riunioni di settore o nelle conferenze di servizi, la trascrizione automatica fa risparmiare la maggior parte del tempo. Molti enti usano entrambe le soluzioni: servizio professionale per le sedute pubbliche, trascrizione automatica per tutto il resto.
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Cosa chiedere a un fornitore di trascrizione con IA
Prima di adottare uno strumento, il responsabile per la transizione digitale e il responsabile della protezione dei dati dovrebbero avere risposte scritte a queste domande. Sono anche la base della valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (art. 35 GDPR), quando serve:
- Dove sono trattati e conservati i dati, e da quale fornitore cloud.
- Se i contenuti dell'ente vengono usati per addestrare modelli di IA.
- Quali certificazioni ha il fornitore (per esempio ISO/IEC 27001) e se il servizio è qualificato secondo il regolamento cloud dell'Agenzia per la cybersicurezza nazionale, al livello richiesto dalla classificazione dei dati dell'ente (ordinari, critici, strategici).
- Come si gestiscono accessi, ruoli e accesso con SSO, e se esistono log di audit.
- Come e quando vengono cancellati audio e trascrizioni.
- Se è disponibile un'installazione on premise o in un cloud privato per i dati più sensibili.
- Quale accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR) firma il fornitore.
Le risposte di Klang
Le stesse domande, con le risposte che puoi verificare sulle pagine di Klang.
| Domanda | Klang |
|---|---|
| Dove sono i dati | Ospitati nell'UE. L'elenco completo dei sub-responsabili, comprese società statunitensi che operano in region UE, è su trust.klang.ai; i fornitori di IA lavorano a conservazione zero dei dati. |
| Addestramento dell'IA | Mai sui contenuti dei clienti |
| Certificazioni | ISO/IEC 27001:2022; conforme al GDPR |
| Accesso | Autenticazione a due fattori e permessi per cartella; SSO con SAML 2.0 e OpenID Connect nel piano Business |
| Cifratura | TLS 1.2 o superiore in transito, file cifrati a riposo; chiavi AES-256 gestite dall'ente (BYOK) nel piano Enterprise |
| Cancellazione | Quando l'ente elimina un file, viene eliminato anche dall'infrastruttura di Klang |
| Installazione | Cloud, cloud privato oppure on premise con il piano Enterprise |
| Qualificazione ACN | Da verificare con noi per il livello di dati del tuo progetto |
Fonti: klang.ai/it/security e klang.ai/it/pricing, verificate il 3 novembre 2026.
Per comuni, regioni, enti e agenzie
Verbali più rapidi, decisioni sempre umane
Klang trascrive sedute e riunioni in presenza o online, separa le voci e prepara la bozza del verbale con i rimandi all'audio. Il funzionario rivede e firma. Per i progetti dell'ente offriamo SSO, chiavi di cifratura proprie e installazione on premise.
- App per le sedute in presenza, assistente per Teams, Zoom e Google Meet
- Documenti e verbali in Word o PDF su ogni piano; trascrizione in Word con il piano Pro
- SSO e log di audit con il piano Business, on premise con il piano Enterprise
- Dati ospitati nell'UE · ISO 27001 · nessun addestramento dell'IA sui tuoi contenuti
Domande frequenti sull'IA nella pubblica amministrazione
Un comune può usare l'IA per scrivere i verbali?
Sì, come strumento di supporto. La legge 132/2025 consente l'uso dell'IA nella PA per aumentare l'efficienza, purché l'autonomia decisionale e la responsabilità restino della persona. Una bozza di verbale che il segretario o il funzionario rivede e firma rispetta questo principio.
Serve una valutazione d'impatto (DPIA)?
Dipende dal trattamento. Registrare e trascrivere sedute in cui si parla di persone, a maggior ragione se di dati sensibili, porta spesso a doverla fare. Coinvolgi il responsabile della protezione dei dati prima del progetto pilota: le risposte del fornitore sulla sicurezza sono la base della valutazione.
L'IA per la trascrizione è un sistema ad alto rischio secondo l'AI Act?
Di per sé no: l'AI Act considera ad alto rischio usi specifici, come la valutazione dell'accesso a prestazioni pubbliche essenziali. Trascrivere una riunione e prepararne il verbale non rientra in queste categorie, ma restano gli obblighi generali, come l'alfabetizzazione del personale dell'art. 4 e le misure formative chieste dalla legge 132/2025.
Le sedute pubbliche del consiglio si possono registrare?
Molti comuni registrano e trasmettono in streaming le sedute pubbliche del consiglio, secondo il proprio regolamento. Il regolamento deve rispettare il GDPR: informare i presenti delle riprese e usare particolare cautela con i dati delicati, come quelli sulla salute, che possono emergere durante la seduta.
Klang si può installare nei sistemi dell'ente?
Sì. Oltre al cloud con dati ospitati nell'UE, il piano Enterprise prevede il cloud privato e l'installazione on premise, con chiavi di cifratura gestite dall'ente; l'SSO è nel piano Business.
Fonti
Norme e funzioni verificate il 3 novembre 2026. Le linee guida AgID sono in aggiornamento: controlla sempre la versione in vigore sul sito dell'Agenzia.