Tjenstlig samtale: forløb, regler og en referatskabelon

01

Hvad er en tjenstlig samtale?

En tjenstlig samtale er en samtale mellem arbejdsgiver og medarbejder om et konkret forhold i ansættelsen, typisk fremmøde, opførsel, samarbejde eller arbejdets kvalitet, hvor udfaldet kan få ansættelsesretlige konsekvenser. Den adskiller sig fra en MUS-samtale og en almindelig personalesamtale ved, at den kan føre til en påtale, en skriftlig advarsel eller en afskedigelse.

Ordet står ikke i nogen lov. Der findes derfor ingen lovbestemt definition, intet lovbestemt varsel og ingen fast formular. Rammerne kommer fra forvaltningsloven og offentlighedsloven i det offentlige, fra tjenestemandsloven for tjenestemænd, fra funktionærloven og fra overenskomster og jeres egen personalepolitik. Det er dem, du skal tjekke, før du indkalder.

02

Hvornår holder man en tjenstlig samtale?

Når en uformel snak ikke har løst problemet, eller når forholdet er så alvorligt, at det kan få konsekvenser. Den tjenstlige samtale giver medarbejderen mulighed for at forklare sig, før du beslutter noget, og den giver dig dokumentation for, at problemet er taget op.

• Gentagne sene fremmøder eller ulovligt fravær, efter at det er taget op uformelt
• Samarbejdsvanskeligheder eller en adfærd, som kolleger eller borgere har klaget over
• Brud på instrukser, sikkerhedsregler eller tavshedspligt
• Arbejde, der gentagne gange ikke lever op til de aftalte krav
• Før en skriftlig advarsel eller en påtænkt afskedigelse

03

Indkaldelse til tjenstlig samtale: varsel og indhold

Loven fastsætter ikke et varsel for en tjenstlig samtale, men mange overenskomster og personalepolitikker gør. Giv under alle omstændigheder et rimeligt varsel, så medarbejderen kan forberede sig og finde en bisidder. Indkald skriftligt, så der ikke senere er tvivl om, hvad medarbejderen vidste på forhånd.

Indkaldelsen bør være så konkret, at medarbejderen kan forberede sig:

• Dato, tidspunkt og sted, og hvem der deltager fra ledelsen
• Hvad samtalen handler om, med de konkrete episoder og datoer
• At samtalen kan få ansættelsesretlige konsekvenser
• At medarbejderen kan tage en bisidder med, fx tillidsrepræsentanten eller en kollega
• Om samtalen optages, og at det kun sker, hvis medarbejderen er indforstået

04

Bisidder, partshøring og notatpligt i det offentlige

I en offentlig ansættelse er en skriftlig advarsel og en afskedigelse som udgangspunkt afgørelser efter forvaltningsloven. Det betyder tre ting. Efter forvaltningslovens § 8 kan medarbejderen på ethvert tidspunkt lade sig repræsentere eller bistå af andre, altså have en bisidder med. Efter § 19 må der ikke træffes afgørelse på grundlag af oplysninger til ugunst for medarbejderen, før medarbejderen har fået dem forelagt og haft lejlighed til at udtale sig (partshøring). Og efter offentlighedslovens § 13 skal myndigheden snarest muligt notere mundtlige oplysninger af betydning for sagen.

Den tjenstlige samtale er ikke i sig selv en partshøring, men det, der kommer frem i den, skal noteres, og påtænker I en afskedigelse, bør partshøringen ske skriftligt med en frist. For tjenestemænd gælder desuden tjenestemandslovens regler om tjenstligt forhør: Efter § 21 kan tjenestemanden møde med en bisidder og skal gøres bekendt med det ved indkaldelsen til det første forhør.

I en privat virksomhed gælder forvaltningsloven ikke. Til gengæld skal en opsigelse af en funktionær med mindst et års anciennitet være rimeligt begrundet i funktionærens eller virksomhedens forhold, ellers udløser den en godtgørelse efter funktionærlovens § 2 b. En dokumenteret tjenstlig samtale er en væsentlig del af den begrundelse.

05

Sådan forløber samtalen

Hold samtalen kort og saglig. Lederen fører ordet, HR kan deltage som støtte og referent, og bisidderen er der for medarbejderen. Et forløb, der virker i praksis:

• Rammen: Hvorfor I er samlet, hvem der skriver referat, og hvad der sker bagefter.
• Fakta: Gennemgå de konkrete episoder med datoer. Hold dig til det, der kan dokumenteres.
• Medarbejderens forklaring: Lyt, og spørg ind. Forklaringen skal med i referatet, også når du er uenig.
• Forventninger: Sig præcist, hvad der skal ændres, og fra hvornår.
• Konsekvens: Sig klart, om samtalen ender med en påtale, om en advarsel overvejes, eller hvad der sker, hvis forholdet gentager sig.
• Afslutning: Aftal opfølgning, og fortæl, hvornår referatet kommer, og hvornår bemærkninger skal være jer i hænde.

06

Referat af tjenstlig samtale: det skal med

Referatet er det dokument, der senere viser, hvad der blev sagt. Det er ikke et ordret transskript, men et loyalt sammendrag, hvor medarbejderens forklaring står lige så tydeligt som ledelsens. Skriv det samme dag eller dagen efter, mens samtalen er frisk.

Send referatet til medarbejderen og bisidderen med en frist for bemærkninger. Bed medarbejderen bekræfte, at referatet er modtaget, ikke at medarbejderen er enig. Er medarbejderen uenig, vedlægges bemærkningerne referatet i personalesagen. Brug skabelonen øverst på siden som udgangspunkt.

• Dato, deltagere, bisidder og referent
• Baggrunden for samtalen med konkrete episoder
• Medarbejderens forklaring med medarbejderens egne ord
• Hvad der blev besluttet, påtalt eller varslet
• Konkrete forventninger og en dato for opfølgning
• Frist for medarbejderens bemærkninger

07

Må man optage en tjenstlig samtale?

Straffelovens forbud mod skjult optagelse gælder samtaler, man ikke selv deltager i. Det forhindrer derfor ikke i sig selv, at en deltager optager. Men når en arbejdsgiver optager en personalesag, er det en behandling af personoplysninger, som skal have et lovligt grundlag, og medarbejderen skal have besked på forhånd. Optag derfor kun med medarbejderens viden, og fortæl, hvad optagelsen bruges til, hvem der har adgang, og hvornår den slettes.

En medarbejder i en tjenstlig samtale står ikke lige med ledelsen, så et ja skal være reelt frivilligt. Siger medarbejderen nej, kan referenten indtale sine noter lige efter samtalen og lade Klang gøre dem til et udkast. Bruger I Klang, behandles data i EU, og optagelser bruges aldrig til at træne AI.