MUS-samtale: gratis MUS-skema, spørgsmål og forberedelse

01

Hvad er en MUS-samtale?

MUS står for medarbejderudviklingssamtale. Det er en planlagt, fortrolig samtale mellem en medarbejder og den nærmeste leder, typisk én gang om året. Nogle steder kalder man den MU-samtale eller bare udviklingssamtalen. Det er det samme.

Samtalen ser både tilbage og frem: Hvordan er det seneste år gået, hvordan trives medarbejderen, og hvad skal han eller hun udvikle sig hen imod? Resultatet er en lille håndfuld konkrete aftaler, en udviklingsplan, som I følger op på i løbet af året.

En MUS-samtale er ikke en lønsamtale og ikke en tjenstlig samtale om problemer. Holder du de ting adskilt, bliver det lettere for medarbejderen at tale ærligt om trivsel og ønsker. Holder I samtalen i grupper, kaldes den ofte GRUS (gruppeudviklingssamtale).

02

Er MUS lovpligtig? MUS-samtaler i det offentlige og private

Der findes ingen lov, der kræver MUS-samtaler på alle danske arbejdspladser. Pligten kommer fra aftaler og overenskomster, og derfor afhænger svaret af, hvor du er ansat.

I staten er det aftalt. Statens aftale om kompetenceudvikling (cirkulære med Medst. nr. 048-26, gældende fra 1. april 2026) siger, at et led i systematisk kompetenceudvikling er at holde årlige, tilbagevendende medarbejderudviklingssamtaler (§ 4, stk. 3), og at der ved samtalerne opstilles og følges op på konkrete, skriftlige udviklingsmål formuleret i enighed (§ 6).

I kommuner og regioner bygger kompetenceudviklingen på rammeaftaler mellem arbejdsgiverne og de faglige organisationer, og MUS er også her den almindelige praksis. Hvordan samtalerne holdes, aftales lokalt, typisk i MED-udvalget. På det private arbejdsmarked afhænger det af overenskomsten og virksomhedens personalepolitik. Mange holder MUS, fordi det virker, ikke fordi de skal.

Det er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning. Spørg din tillidsrepræsentant eller HR, hvis du vil vide præcis, hvad der gælder hos jer.

03

Forberedelse til MUS-samtale: medarbejderens tjekliste

Den gode MUS-samtale starter ugen før. Brug en halv time på at udfylde del 1 af skemaet, og tag noterne med:

• Læs aftalerne fra sidste MUS. Hvad blev til noget, og hvad gjorde ikke, og hvorfor?
• Skriv tre ting ned, du er stolt af fra det seneste år. Konkrete eksempler, ikke adjektiver.
• Skriv det ned, der har været svært: arbejdspres, uklare forventninger, samarbejde.
• Gør dig klart, hvilke opgaver du gerne vil have flere eller færre af.
• Find ét eller to konkrete udviklingsønsker: et kursus, en ny opgave, sidemandsoplæring, et projekt.
• Tænk over, hvad du har brug for fra din leder for at lykkes.

04

Forberedelse til MUS-samtale: lederens tjekliste

Som leder er din vigtigste opgave at lytte. Men du skal også komme forberedt, ellers bliver samtalen en hyggesnak uden aftaler:

• Send skemaet og indkaldelsen mindst en uge før, med tid og sted og en ramme på 60 minutter.
• Find sidste års aftaler frem, og tjek, om du selv har holdt dine.
• Noter konkrete eksempler på, hvad medarbejderen har gjort godt, og hvad du gerne vil se mere af.
• Gør dig klart, hvilke ændringer i opgaver, team eller organisation medarbejderen skal kende til.
• Overvej, hvilke kompetencer teamet får brug for, og hvor medarbejderen kan passe ind.
• Book et lokale, hvor I ikke bliver forstyrret, og læg telefonen væk.

05

Spørgsmål til MUS-samtale: 14 spørgsmål i fem temaer

Du behøver ikke stille dem alle. Vælg to til fire spørgsmål pr. tema, og brug tiden på at spørge ind til svarene. De samme spørgsmål står i skemaet, så medarbejderen kan forberede sig.

• Tilbageblik: Hvad er du mest tilfreds med fra det seneste år? Hvad har været sværest? Hvad blev der af aftalerne fra sidste MUS?
• Opgaver: Hvilke opgaver giver dig energi, og hvilke dræner dig? Er der opgaver, du gerne vil slippe eller overtage?
• Trivsel og arbejdsmiljø: Hvordan har du det med arbejdsmængden? Hvordan fungerer samarbejdet i teamet? Er der noget, der gør det svært at gøre dit arbejde godt?
• Samarbejdet med lederen: Hvad har du brug for fra mig? Hvad kunne jeg gøre anderledes? Hvordan vil du helst have feedback?
• Udvikling og fremtid: Hvad vil du gerne blive bedre til det næste år? Hvor ser du dig selv om to til tre år? Hvilken ny opgave eller hvilket kursus vil gøre den største forskel?

06

Sådan forløber den gode MUS-samtale

Sæt 45 til 90 minutter af. En fast struktur gør det trygt for begge parter og sikrer, at I når frem til aftalerne:

• Indledning (5 min): Rammen for samtalen, at den er fortrolig, og hvad der skrives ned.
• Tilbageblik (10-15 min): Det forløbne år og sidste års aftaler.
• Nu (15-20 min): Opgaver, trivsel og samarbejde.
• Fremad (15-20 min): Udviklingsønsker, ønsker til opgaver og organisationens behov.
• Aftaler (10 min): Formuler to til fire mål med aktivitet, ansvarlig og frist, og aftal hvornår I følger op.
• Afslutning (5 min): Hvem skriver referatet, og hvornår medarbejderen får det til gennemsyn.

07

Referat af MUS-samtale og udviklingsplan

Referatet af en MUS-samtale skal ikke gengive hele samtalen. Det skal dokumentere aftalerne, så de kan følges op. Skriv kort: de vigtigste pointer fra tilbageblikket, eventuelle trivselsemner I aftalte at handle på, og udviklingsplanen med mål, aktivitet, ansvarlig, frist og opfølgning.

Lad medarbejderen læse referatet og godkende det, før det gemmes. Et referat, I begge kan stå inde for, er nemmere at følge op på. MUS-referatet indeholder personoplysninger, så skriv kun det nødvendige og gem det efter arbejdspladsens retningslinjer for personaledokumenter.

Den aftalte opfølgning er der, hvor de fleste MUS-forløb falder fra hinanden. Sæt et kort statusmøde i kalenderen efter tre til fire måneder, med det samme.

08

Må man optage en MUS-samtale?

Det kan man, men kun hvis medarbejderen reelt er enig. Fortæl på forhånd, hvorfor du vil optage (for at kunne være til stede i stedet for at tage noter), hvad optagelsen bruges til, hvem der har adgang, og hvornår den slettes. Medarbejderen skal kunne sige nej uden at det får konsekvenser, og så skriver I bare i hånden.

Fordi leder og medarbejder ikke står lige, er det særligt vigtigt, at samtykket er frivilligt. Et alternativ er, at du efter samtalen indtaler dine egne noter med mobilappen, og at Klang gør dem til et udkast. Dette er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning.

Bruger I Klang, bliver data behandlet i Europa, og optagelser bruges aldrig til at træne AI. Udkastet med resumé, aftaler og opgaver læser I igennem sammen, før noget bliver gemt.

09

Fem fejl, der gør MUS til spild af tid

De fleste dårlige MUS-samtaler fejler på de samme punkter:

• Lederen taler mere end medarbejderen. Sigt efter, at medarbejderen taler mindst to tredjedele af tiden.
• Løn eller en konkret konflikt bliver blandet ind og overtager samtalen. Tag dem i et separat møde.
• Aftalerne er vage. »Mere udvikling« er ikke en aftale, »Kursus i forvaltningsret inden 1. november« er.
• Der er ingen opfølgning før næste MUS et år senere.
• Skemaet bliver udfyldt under samtalen i stedet for før. Så bliver det en afkrydsningsøvelse.