Notatpligt: sådan skriver du et notat, der holder

01

Hvad er notatpligt?

Notatpligt er en myndigheds pligt til at skrive oplysninger ned, som den får mundtligt eller på anden måde, og som ikke allerede står i sagens dokumenter. Reglen står i offentlighedsloven § 13 og gælder i sager, hvor myndigheden skal træffe en afgørelse: en ansøgning om hjælp, en sag om tilskud, en tilladelse eller en partshøring forud for et påbud.

Bestemmelsen har to dele. Efter § 13, stk. 1, skal myndigheden snarest muligt gøre notat om oplysninger om sagens faktiske grundlag og om eksterne faglige vurderinger, der har betydning for afgørelsen. Efter § 13, stk. 2, skal den også notere væsentlige sagsekspeditionsskridt, altså de vigtige ting, myndigheden selv gør i sagen, som ikke fremgår andre steder.

Formålet er enkelt: det skal bagefter kunne ses, hvad afgørelsen bygger på. Det beskytter borgeren, der kan se og kommentere grundlaget, og det beskytter sagsbehandleren, der kan dokumentere, hvad der blev sagt. Notatpligten gælder ikke i sager inden for strafferetsplejen (§ 13, stk. 3).

02

Notatpligt og forvaltningsloven: hvor står reglen?

Mange søger på »notatpligt forvaltningsloven«, men selve notatpligten står ikke i forvaltningsloven. Den står i offentlighedsloven (lov om offentlighed i forvaltningen) § 13. Før den nuværende offentlighedslov trådte i kraft 1. januar 2014, stod en tilsvarende regel i den gamle offentlighedslovs § 6.

Forvekslingen er forståelig. Notatpligten hører til forvaltningsretten, og den hænger tæt sammen med reglerne i forvaltningsloven: partens ret til aktindsigt (forvaltningsloven § 9), partshøring (§ 19) og pligten til at begrunde afgørelser. Et notat, der mangler, rammer typisk netop de regler, fordi borgeren så ikke kan se, hvad der er lagt vægt på.

Ud over den lovbestemte regel gælder der en ulovbestemt notatpligt. Folketingets Ombudsmand har udtalt, at en myndighed efter en almindelig retsgrundsætning også kan have pligt til at notere væsentlige sagsskridt uden for afgørelsessager, særligt i sager med en vis indgribende betydning for borgeren (FOB 2010 4-1, om en kommunes manglende notat om en besigtigelse). God forvaltningsskik kan desuden tilsige et notat, selv hvor ingen regel kræver det.

03

Hvornår gælder notatpligten?

Spørg dig selv tre ting: Skal der træffes en afgørelse i sagen? Har jeg fået en oplysning eller vurdering, der kan få betydning for den? Og står den ikke allerede i et dokument på sagen? Er svaret ja, ja og ja, skal der skrives et notat, og det skal ske snarest muligt.

Typiske situationer, hvor notatpligten gælder:

• En borger, pårørende eller advokat ringer og giver nye oplysninger om sagen
• Et møde med borgeren, fx et netværksmøde eller en opfølgningssamtale, hvor der kommer oplysninger frem
• En læge, skole, arbejdsgiver eller anden myndighed giver en mundtlig vurdering (en ekstern faglig vurdering)
• Et hjemmebesøg eller en besigtigelse, hvor du selv iagttager forhold af betydning
• Du giver mundtligt borgeren besked om afgørelsen eller om, at sagen trækker ud
• Du aftaler en frist, en udsættelse eller et nyt møde med parten

04

Notatpligt ved telefonsamtaler: sådan skriver du et telefonnotat

Telefonen er den klassiske notatpligt-situation. Borgeren fortæller noget nyt, og hvis det ikke skrives ned, eksisterer det ikke for sagen. Et telefonnotat behøver ikke være langt, men det skal kunne læses af en kollega, en klageinstans eller borgeren selv, uden at de har hørt samtalen.

Skriv notatet lige efter samtalen, mens du husker formuleringerne. Notér, hvem der ringede til hvem, og skriv borgerens oplysninger som borgerens oplysninger (»Borgeren oplyste, at …«), adskilt fra din egen vurdering. Har du givet vejledning, så skriv hvilken. Har I aftalt noget, så skriv hvad og hvornår.

Notér også, hvad der ikke blev afklaret. »Borgeren kunne ikke huske datoen for indlæggelsen og vender tilbage« er en vigtig oplysning, fordi den forklarer, hvorfor sagen venter.

05

Hvad skal et godt notat indeholde?

Loven stiller ikke formkrav til et notat, men et notat skal kunne bruges som dokumentation. Brug tjeklisten som minimum:

• Sagens navn og sagsnummer, så notatet kan journaliseres på den rigtige sag
• Dato, tidspunkt og samtaleform (telefon, møde, video, hjemmebesøg)
• Hvem der deltog, og i hvilken rolle (borger, pårørende, partsrepræsentant, fagperson)
• De faktiske oplysninger, der kom frem, gengivet neutralt og så præcist som muligt
• Eksterne faglige vurderinger, og hvem de kommer fra
• Den vejledning, du gav, og eventuelle frister
• Aftaler og næste skridt, med hvem der gør hvad
• Hvem der har skrevet notatet, og hvornår

06

Journalisering og journaliseringspligt

Et notat skal ikke bare skrives, det skal også ligge på sagen. Journaliseringspligten (af mange kaldt journalføringspligt) står i offentlighedsloven § 15. Dokumenter, som myndigheden modtager eller afsender, skal journaliseres, når de har betydning for en sag, og det samme gælder interne dokumenter i endelig form, fx et færdigt notat.

Journaliseringen skal ske snarest muligt, og journalen skal mindst vise datoen for modtagelse eller afsendelse og en kort angivelse af dokumentets indhold (§ 15, stk. 2 og 3). Pligten gælder efter § 15, stk. 4, for statslige forvaltningsmyndigheder og for kommunale og regionale enheder, der hører til den centrale forvaltning; ministeren kan udvide den til andre enheder.

I praksis betyder det: Skriv notatet, gem det i jeres ESDH- eller journalsystem på den rigtige sag, og giv det en titel, der siger, hvad det er (»Telefonnotat 14.10.2026, samtale med borger om badeværelse«). Et notat i en personlig mappe eller en e-mail til dig selv er ikke journaliseret.

07

Notater, partshøring og aktindsigt

Notatet bliver en del af sagens grundlag, og derfor kan det få betydning for partshøring. Efter forvaltningsloven § 19 må en myndighed som udgangspunkt ikke træffe afgørelse på grundlag af oplysninger om sagens faktiske grundlag, som parten ikke kan antages at kende, hvis oplysningerne er til ugunst for parten og af væsentlig betydning. Har en læge eller en nabo givet en mundtlig oplysning, som du noterer, kan det derfor betyde, at borgeren skal partshøres over notatet, før der træffes afgørelse.

Notater kan også blive omfattet af aktindsigt. En part kan efter forvaltningsloven § 9 kræve at se sagens dokumenter, og interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget (§ 12), men ikke når de alene gengiver oplysninger, myndigheden havde pligt til at notere (§ 13, stk. 1, nr. 2). Offentlighedsloven har en tilsvarende regel for alle andre, der søger aktindsigt (§ 26, nr. 2), og oplysninger om sagens faktiske grundlag i interne dokumenter skal som udgangspunkt udleveres (§ 28). En anmodning om aktindsigt skal normalt være behandlet inden for 7 arbejdsdage.

Den praktiske konsekvens: Skriv hvert notat, som om borgeren læser det. Det gør borgeren måske. Hold dig til det, der blev sagt og iagttaget, og skriv dine egne overvejelser i et særskilt dokument, hvis I har brug for dem.

08

Optagelse af samtaler med borgere

Nogle myndigheder overvejer at optage samtaler og møder for at få et mere præcist notat. Det kan give bedre dokumentation, men en optagelse af en borger er behandling af personoplysninger, og der skal være styr på grundlaget, før I trykker optag. Afsnittet her er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning.

Det vigtigste at afklare med jeres databeskyttelsesrådgiver (DPO) og ledelse:

• Behandlingsgrundlag: En myndighed kan ikke bruge »legitim interesse« (GDPR art. 6, stk. 1, litra f) til behandling, der sker som led i dens opgaver, og samtykke fra en borger, der er afhængig af myndigheden, er sjældent frit. Grundlaget skal derfor findes konkret.
• Information: Borgeren skal vide, at samtalen optages, hvorfor, hvor længe optagelsen gemmes, og hvem der har adgang (oplysningspligten i GDPR art. 13). Sig det før optagelsen starter, og notér det.
• Opbevaring: Beslut, om optagelsen slettes, når notatet er skrevet og journaliseret, eller om den gemmes på sagen. Gemmes den, kan den også blive omfattet af en anmodning om aktindsigt.
• Databehandler: Bruger I et værktøj til optagelse eller transskribering, skal der være en databehandleraftale, og I skal vide, hvor data behandles.
• Interne regler: Følg jeres egne retningslinjer. Mange kommuner har særlige regler for optagelse af møder i fx børne- og ungesager.

09

Sådan kan Klang hjælpe med notatet

Klang erstatter ikke jeres ESDH- eller journalsystem, og notatet er stadig dit ansvar. Det, Klang kan gøre, er at fjerne det tunge led: at rekonstruere en samtale ud fra hukommelsen eller hurtige stikord.

Optag mødet eller samtalen med Klangs mobilapp, med borgerens viden og hvor jeres regler tillader det, eller upload en eksisterende optagelse. Klang transskriberer og laver et resumé med det vigtigste og de aftaler, der blev indgået. Med Pro-abonnementet skelner Klang automatisk mellem talerne, og mobilappen kan også optage telefonopkald. Du bruger resuméet som udkast, tjekker formuleringerne mod transskriptet, hvor hver sætning er knyttet til sit sted i lyden, og journaliserer det færdige notat på sagen.

Alle data behandles i Europa, Klang er ISO 27001:2022-certificeret, og optagelser bruges aldrig til at træne AI. Til myndigheder er Team-abonnementet det relevante: Det giver databehandleraftale, SSO, revisionslog (audit logs), egne krypteringsnøgler (BYOK) og mulighed for at køre Klang on-premise, helt offline om nødvendigt.

10

Typiske fejl i notater

De samme fejl går igen i mange sager. Undgå dem:

• Notatet skrives først flere dage efter samtalen, eller slet ikke
• »Talt med borger, se aftale« uden at skrive, hvad der blev oplyst eller aftalt
• Borgerens oplysninger og sagsbehandlerens vurdering blandes sammen
• Notatet ligger i en personlig mappe og er ikke journaliseret på sagen
• Mundtlige oplysninger fra tredjepart bruges i afgørelsen, uden at borgeren er partshørt
• Ladede eller nedsættende formuleringer, der ikke tåler at blive læst af borgeren ved en aktindsigt