Må man optage samtaler? Reglerne for optagelse i Danmark

01

Det korte svar: hvornår er det lovligt at optage en samtale?

Det afhænger af to ting: om du selv deltager i samtalen, og om du optager som privatperson eller som virksomhed eller myndighed. Straffeloven forbyder at optage andres samtaler skjult. GDPR regulerer, hvordan organisationer må behandle optagelser, også af samtaler de selv deltager i.

• Du deltager selv, privat: Ikke strafbart efter straffelovens § 263. En rent privat optagelse er som udgangspunkt heller ikke omfattet af GDPR.
• Du deltager selv, for en arbejdsgiver eller myndighed: GDPR gælder. Der skal være et formål, et retsgrundlag og information til de optagne.
• Du deltager ikke selv: Skjult optagelse af andres samtaler eller af et lukket møde er strafbart.
• At videregive en optagelse er noget andet end at optage den. Det kan være strafbart eller ulovligt, selvom optagelsen var lovlig.

02

Straffeloven: skjult optagelse af andres samtaler

Efter straffelovens § 263, stk. 2, nr. 2, straffes den, der uberettiget ved hjælp af et apparat skjult aflytter eller optager udtalelser fremsat i enrum, telefonsamtaler eller anden samtale mellem andre, eller forhandlinger i et lukket møde, som den pågældende ikke selv deltager i. Straffen er bøde eller fængsel indtil 6 måneder.

Nøgleordene er mellem andre og ikke selv deltager i. At optage en samtale, du selv er part i, er derfor ikke omfattet af bestemmelsen, heller ikke uden at sige det. Det gælder til gengæld, hvis du lader en telefon optage i et mødelokale, du har forladt, eller optager et lukket møde, du ikke har adgang til.

Videregivelse er en selvstændig risiko. Efter § 264 d straffes den, der uberettiget videregiver meddelelser eller billeder vedrørende en andens private forhold. Del derfor ikke en optagelse, før du har tænkt over, hvem der er i den, og hvad de har sagt.

03

Må man optage en samtale uden samtykke?

Som privatperson, der selv deltager: ja, det er ikke strafbart. Som virksomhed eller myndighed er samtykke ikke det eneste mulige grundlag, men så skal et andet grundlag holde. Datatilsynets vejledning om optagelse af telefonsamtaler fra april 2024 siger, at en virksomhed kan optage for at dokumentere samtalens indhold uden samtykke, hvis behovet for dokumentation reelt ikke kan opfyldes på anden måde, og at virksomheden skal kunne dokumentere den vurdering. Ellers skal der indhentes et samtykke.

Optagelser til uddannelse af medarbejdere kan ifølge vejledningen ske uden samtykke, hvis den, der ringer, kan frabede sig optagelsen. Uanset grundlag skal de optagne have besked, og Datatilsynet anbefaler en generel slettefrist, fx 3 måneder for optagelser til dokumentation, medmindre en konkret sag kræver længere opbevaring.

04

Optagelse af møder og samtaler på arbejdspladsen

Når en arbejdsgiver optager møder, MUS-samtaler eller kundesamtaler, er det en behandling af personoplysninger. Arbejdsgiveren skal have et formål, et retsgrundlag efter GDPR og databeskyttelseslovens § 12, og deltagerne skal informeres, før optagelsen starter. Et samtykke fra en medarbejder er sjældent frivilligt nok til at stå alene, fordi medarbejderen er afhængig af arbejdsgiveren.

I praksis fungerer det bedst med klare interne retningslinjer: hvilke møder der må optages, hvem der har adgang til optagelserne, hvor længe de gemmes, og hvordan man siger fra. Skal optagelserne bruges til personalesager eller indeholde helbredsoplysninger, bør I lave en konsekvensanalyse.

En medarbejder, der optager sin leder i en samtale, medarbejderen selv deltager i, overtræder ikke straffeloven. Men skjult optagelse kan stride mod loyalitetspligten i ansættelsesforholdet og skade tilliden, så det er altid bedre at spørge først.

• Skriv i mødeindkaldelsen, at mødet optages, og hvorfor.
• Sig det igen ved mødets start, og giv mulighed for at sige fra.
• Brug et værktøj, hvor det er synligt, at der optages.
• Fastsæt en slettefrist, og hold optagelser adskilt fra referatet, der gemmes.
• Få en databehandleraftale med leverandøren af optageværktøjet.

05

Må man optage samtaler med kommunen?

Der er ingen almindelige regler, der giver borgere ret til at optage deres møder med en myndighed, og heller ingen, der forbyder det. Folketingets Ombudsmand har udtalt (FOB 05.578), at intet forhindrer en myndighed i at acceptere, at en borger optager møder med sin sagsbehandler, men at borgeren ikke har krav på det, fordi myndigheden selv sætter rammerne for sine møder. Begrænsninger skal dog fastsættes sagligt og ud fra en konkret vurdering af borgerens forhold.

Ombudsmanden har også peget på, at det i nogle situationer vil være bedst stemmende med god forvaltningsskik at lade borgeren optage, fx af hensyn til borgerens personlige forhold. Mange kommuner har derfor retningslinjer for, hvornår borgere kan optage, og hvornår det kan afslås.

Optager kommunen selv borgersamtaler, gælder GDPR og notatpligten fortsat. En optagelse erstatter ikke notatet efter offentlighedslovens § 13, men den kan gøre det hurtigere og mere præcist at skrive det.