Sygefraværssamtale: regler, spørgsmål og en skabelon til referatet

01

Hvad er en sygefraværssamtale?

En sygefraværssamtale er den samtale, arbejdsgiveren efter sygedagpengelovens § 7 a skal holde med en sygemeldt medarbejder om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet. Samtalen handler om arbejdsevne, opgaver og arbejdstid, ikke om diagnosen.

Mange arbejdspladser holder også kortere omsorgssamtaler ved hyppigt korttidsfravær og fraværssamtaler efter et fast antal sygedage. De er gode værktøjer, men de er fastsat i jeres egen sygefraværspolitik eller overenskomst. Det er kun samtalen efter § 7 a, der er lovpligtig.

02

Reglerne: senest 4 uger efter første sygedag

Sygedagpengelovens § 7 a er kort og præcis. Arbejdsgiveren skal indkalde den sygemeldte til en personlig samtale, og samtalen skal holdes senest 4 uger efter den første sygedag. Giver sygdommen eller praktiske omstændigheder ikke mulighed for en personlig samtale, holdes den så vidt muligt telefonisk.

• Fristen løber fra første sygedag, ikke fra sygemeldingen til kommunen.
• Medarbejderens manglende medvirken har ikke konsekvenser for retten til sygedagpenge.
• Arbejdsgiveren har ikke pligt til samtalen, hvis medarbejderen er opsagt og fratræder inden 8 uger efter første sygedag.
• En overenskomst eller aftale kan fastsætte retningslinjer for samtalerne, også nogle der fraviger reglerne om telefon og opsagte medarbejdere.
• Samtalen er arbejdsgiverens pligt. Kommunens opfølgningssamtaler er noget andet og kommer oveni.

03

Indkaldelse og dagsorden

Indkald skriftligt, og skriv, hvad samtalen handler om, så medarbejderen ved, at det ikke er en samtale om diagnosen. Tilbyd, at medarbejderen kan tage en bisidder med, og aftal, om samtalen holdes på arbejdspladsen, hjemme hos medarbejderen eller i telefonen.

En dagsorden, der holder samtalen på sporet:

• Hvordan har du det, og hvad har du brug for fra os lige nu?
• Hvad kan du, og hvad kan du ikke, i forhold til dine opgaver?
• Kan du vende tilbage på nedsat tid eller med andre opgaver?
• Hvilke skånehensyn kan vi tilbyde, fx arbejdstid, opgaver, hjemmearbejde eller hjælpemidler?
• Er der forhold på arbejdspladsen, der påvirker fraværet?
• Hvornår taler vi sammen igen, og hvordan holder vi kontakten?

04

Fastholdelsesplan og tidlig opfølgning

Forventer medarbejderen ikke at vende tilbage inden 8 uger fra første sygedag, kan medarbejderen efter § 7 b bede om en fastholdelsesplan. Planen udarbejdes af arbejdsgiver og medarbejder i fællesskab og beskriver, hvordan medarbejderen hurtigst muligt kan vende helt eller delvis tilbage. Medarbejderen kan bede om den når som helst i forløbet. Arbejdsgiveren kan afslå, og medarbejderen skal tage en udarbejdet plan med til den første opfølgningssamtale i kommunen.

Forventer du som arbejdsgiver ikke, at medarbejderen er fuldt raskmeldt inden for 8 uger, kan du efter § 7 c inden for de første 5 uger bede kommunen om at iværksætte en tidlig opfølgning. Anmodningen sker via NemRefusion.

05

Mulighedserklæring: når I har brug for lægens vurdering

Efter sygedagpengelovens § 36 a kan arbejdsgiveren forlange en mulighedserklæring ved kortvarigt, gentaget og langvarigt sygefravær. Første del udfylder arbejdsgiver og medarbejder sammen på baggrund af en samtale: funktionsnedsættelser, påvirkede jobfunktioner og aftalte skånehensyn. Anden del udfylder lægen. Arbejdsgiveren betaler.

Indkald til samtalen om mulighedserklæringen med et rimeligt varsel. Medarbejderen har pligt til at møde op, og samtalen kan holdes telefonisk, hvis sygdommen forhindrer fremmøde. Udebliver medarbejderen uden rimelig grund, bortfalder retten til sygedagpenge fra arbejdsgiveren for de dage. Samtalen efter § 7 a og samtalen om mulighedserklæringen kan med fordel holdes samtidig.

06

Referatet: aftaler, ikke helbredsoplysninger

Skriv referatet kort og konkret. Det skal vise, at samtalen er holdt inden for fristen, hvad I aftalte om tilbagevenden og skånehensyn, og hvornår I følger op. Skriv ikke diagnosen eller andre helbredsoplysninger, medarbejderen har fortalt i fortrolighed. De er følsomme personoplysninger, og referatet kan sagtens gøre sit arbejde uden dem.

Overvej, om samtalen overhovedet skal optages. En optagelse indeholder næsten altid helbredsoplysninger (GDPR artikel 9), og et ja fra en sygemeldt medarbejder er sjældent helt frivilligt. Optager I, så slet lyden, så snart referatet er godkendt. I Klang kan du slette lyden og beholde teksten.

Send referatet til medarbejderen, så I er enige om aftalerne, og gem det i personalesagen efter jeres retningslinjer. Brug skabelonen øverst på siden, som har de felter, der typisk er brug for.

• Dato for første sygedag og for samtalen
• Hvordan samtalen blev holdt: fremmøde, telefon eller video
• Hvad medarbejderen kan, og hvad der skal tages hensyn til
• Aftaler om delvis genoptagelse, arbejdstid og opgaver
• Fastholdelsesplan og mulighedserklæring: ønsket, aftalt eller ikke aktuelt
• Dato for næste samtale

07

Sygefraværssamtale og afskedigelse

Mange søger på sygefraværssamtale og fyring, fordi de frygter, at samtalen er et skridt mod en afskedigelse. Samtalen efter § 7 a handler om at få medarbejderen tilbage, og medarbejderens manglende medvirken påvirker ikke retten til sygedagpenge. Sygefravær kan dog i nogle tilfælde indgå i en saglig begrundelse for en opsigelse, og for funktionærer gælder særlige regler i funktionærloven.

Overvejer I en afskedigelse, er det en ny sag med sine egne regler, i det offentlige med partshøring efter forvaltningsloven. Hold de to samtaler adskilt, og tal med HR eller jeres arbejdsgiverorganisation først.