Запис нарад і дзвінків та захист персональних даних: що вимагає закон

01

На якій підставі можна записувати нараду?

Стаття 11 Закону № 2297-VI містить шість підстав для обробки персональних даних. Для записів нарад і дзвінків найчастіше підходять перші три й остання:

• Згода суб’єкта персональних даних. Згода – добровільне волевиявлення поінформованої особи для визначеної мети; вона може бути письмовою або в іншій формі, з якої можна дійти висновку, що її надано (ст. 2).
• Дозвіл, наданий законом, – лише для здійснення повноважень володільця, наприклад органу влади.
• Укладення та виконання правочину, стороною якого є особа, або дії на її запит перед укладенням.
• Захист життєво важливих інтересів особи.
• Виконання обов’язку володільця, передбаченого законом.
• Законний інтерес володільця чи третьої особи, якщо права й свободи суб’єкта не переважають.

02

Що сказати учасникам перед записом?

Якщо дані збирають безпосередньо в людини, повідомити її треба в момент збору (ст. 12): хто володілець даних, які дані збирають, з якою метою, кому їх передаватимуть і які в людини права. Для наради достатньо короткої фрази на початку і рядка в запрошенні.

Приклад: «Ми записуємо цю нараду в Klang, щоб скласти протокол і список доручень. Запис і транскрипт зберігаються в ЄС і доступні лише учасникам проєкту. Якщо ви проти запису, скажіть зараз». Асистент Klang приєднується до онлайн-зустрічі як видимий учасник «Klang.ai», і його треба впустити з зали очікування, тож прихованого запису не буде.

Мета має бути визначена заздалегідь, а дані – адекватні й ненадмірні (ст. 6). Якщо запис наради потім захочуть використати для зовсім іншої мети, наприклад для оцінювання працівника, потрібна нова підстава.

03

Які права мають учасники запису?

Стаття 8 дає кожному, чиї дані обробляють, право знати мету і місце обробки, отримати доступ до своїх даних (на запит відповідають протягом 30 календарних днів, ст. 16), заперечити проти обробки, вимагати зміни чи знищення неправдивих або незаконно оброблюваних даних і подати скаргу Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини, який здійснює контроль за дотриманням закону.

Практично це означає: знайте, де лежить кожен запис, хто має до нього доступ і як видалити фрагмент чи весь запис на запит. У Klang можна видалити аудіо і залишити текст або видалити розмову повністю.

04

Чи можна зберігати записи на серверах у ЄС?

Так. Стаття 29 дозволяє передавати персональні дані за кордон у держави, що забезпечують належний захист, і прямо відносить до них держави – члени Європейської економічної зони та держави, що підписали Конвенцію Ради Європи № 108. Підстава для обробки (ст. 11) при цьому все одно потрібна.

Окремо ст. 24 зобов’язує володільців і розпорядників захищати дані від випадкової втрати, знищення та незаконного доступу. Державні органи, органи місцевого самоврядування й володільці, чия обробка підлягає повідомленню Уповноваженому, мають визначити відповідальний підрозділ або особу.

05

Коли українська компанія має дотримуватися GDPR?

Загальний регламент ЄС про захист даних (GDPR) застосовується й до компаній поза ЄС, якщо вони обробляють дані людей у Союзі у зв’язку з пропонуванням їм товарів чи послуг або моніторингом їхньої поведінки (ст. 3(2)). Якщо ви записуєте дзвінки з клієнтами з Польщі чи Німеччини, плануйте обробку одразу за обома режимами.

Законопроєкт № 8153 «Про захист персональних даних», який наближає українське регулювання до GDPR, ухвалено в першому читанні 20 листопада 2024 року; станом на листопад 2026 року він готується до другого читання. Чинним залишається Закон № 2297-VI.

06

Де закінчується запис і починається порушення?

Конституція гарантує таємницю телефонних розмов (ст. 31) і забороняє збирати та поширювати конфіденційну інформацію про особу без її згоди, крім випадків, визначених законом (ст. 32). Кримінальний кодекс передбачає відповідальність за порушення таємниці телефонних розмов (ст. 163) і недоторканності приватного життя (ст. 182).

Висновок для бізнесу простий: записуйте відкрито, лише розмови, у яких ви берете участь, і з визначеною метою. Прихований запис чужих розмов не робіть.