Службове розслідування: порядок проведення, акт і протоколи опитувань
Службове розслідування – це внутрішня перевірка обставин можливого порушення, яку проводить комісія, щоб керівник ухвалив обґрунтоване рішення. Для осіб, на яких поширюється Закон «Про запобігання корупції», процедуру визначає постанова КМУ № 950, для державних службовців – дисциплінарне провадження за Законом № 889-VIII, а в приватній компанії – КЗпП і ваші внутрішні правила. Нижче – кроки, строки, структура акта і те, як записувати опитування, щоб пояснення не перекрутили.
01
Яка процедура діє саме у вашій організації?
Спершу визначте, яким актом регулюється перевірка. Від цього залежать строки, склад комісії і те, як оформлюють результат. Порядок № 950 не поширюється на звичайні дисциплінарні справи державних службовців, а в приватному секторі єдиної законодавчої процедури службового розслідування немає взагалі.
Військові розслідування мають окремі правила, і ця сторінка їх не охоплює.
Хто і за якими правилами проводить розслідування
Короткий огляд трьох режимів. Деталі – у тексті актів, посилання внизу сторінки.
| Порядок № 950 | Державна служба | Приватна компанія | |
|---|---|---|---|
| На кого поширюється | Особи, на яких поширюється Закон «Про запобігання корупції»; державних службовців – лише в окремих випадках (п. 2–3) | Державні службовці (Закон № 889-VIII, ст. 69–77) | Працівники за трудовим договором (КЗпП) |
| Хто перевіряє | Комісія, яку утворює суб’єкт призначення або керівник органу | Дисциплінарна комісія, не менше трьох членів (ст. 69) | Комісія чи відповідальна особа за вашим наказом або положенням |
| Строк | До двох місяців (п. 5) | Стягнення – до 6 місяців з дня виявлення, до 1 року з дня вчинення (ст. 74) | Стягнення – до 1 місяця з дня виявлення, до 6 місяців з дня вчинення (ст. 148 КЗпП) |
| Документ за результатом | Акт з висновками і пропозиціями (п. 12) | Протокол засідання комісії (п. 22 Порядку № 1039) | Акт або висновок за вашим положенням, наказ про стягнення під розписку |
| Запис пояснень | Аудіо – за погодженням з особою (п. 9) | Окремо не врегульовано; дійте за згодою | Окремо не врегульовано; дійте за згодою |
Перевірено 3 листопада 2026 року. Закони, ціни та функції можуть змінюватися; це не юридична консультація.
02
Як провести службове розслідування: сім кроків
Послідовність нижче відповідає Порядку № 950 і добре працює як основа внутрішнього положення в компанії. Терміни й склад комісії звіряйте зі своїм актом.
- Підстава. Зафіксуйте, звідки відомо про можливе порушення: доповідна записка, скарга, результати аудиту.
- Рішення про розслідування. За Порядком № 950 у ньому зазначають голову і членів комісії, предмет перевірки та строки. У компанії це зазвичай наказ керівника.
- Повідомлення працівника. Особа має право знати підстави розслідування (п. 11 Порядку № 950).
- Документи. Зберіть накази, листування, журнали доступу та інші матеріали, на які посилатиметеся в акті.
- Опитування і пояснення. Вислухайте працівника і свідків. Письмові пояснення до стягнення обов’язкові і за КЗпП (ст. 149), і за Законом № 889-VIII (ст. 75).
- Акт. Комісія описує встановлені факти, пояснення, висновки та пропозиції. Член комісії, який не згоден, може додати окрему думку.
- Ознайомлення і рішення. Працівника повідомляють про дату і місце ознайомлення з актом не пізніше ніж за день; його зауваження додають до акта. За Порядком № 950 рішення ухвалюють протягом 10 днів після отримання акта.
03
Які строки не можна пропустити?
Пропущений строк – найчастіша причина, з якої стягнення скасовують. Рахуйте їх від першого дня.
- Порядок № 950: розслідування триває не довше двох місяців. Час тимчасової непрацездатності, відпустки, відрядження особи та ознайомлення з актом до цього строку не зараховують (п. 5).
- КЗпП, ст. 148: стягнення застосовують не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку (без часу хвороби чи відпустки працівника) і не пізніше шести місяців з дня його вчинення.
- Закон № 889-VIII, ст. 74: для державного службовця – не пізніше шести місяців з дня виявлення і не пізніше одного року з дня вчинення.
- КЗпП, ст. 149: за один проступок – лише одне стягнення; наказ оголошують працівникові під розписку.
04
Які права має працівник під час розслідування?
Пункт 11 Порядку № 950 перелічує права особи, щодо якої проводять розслідування. Навіть якщо ваша компанія не зобов’язана застосовувати цей Порядок, ці гарантії варто закріпити у внутрішньому положенні: вони роблять висновки комісії стійкішими у спорі.
- Знати підстави розслідування
- Давати усні або письмові пояснення і подавати документи
- Просити опитати інших осіб
- Подавати письмові зауваження
- Заявляти відвід членові комісії, який має конфлікт інтересів
- Користуватися допомогою адвоката
05
Як записувати опитування, щоб пояснення не перекрутили
Порядок № 950 прямо дозволяє комісії фіксувати пояснення аудіозасобами, але лише за погодженням з особою, яку опитують (п. 9). Цього правила варто дотримуватися і в компанії: запис і транскрипт містять персональні дані, тож на початку розмови скажіть, що ведете запис, навіщо і хто матиме до нього доступ, і зафіксуйте згоду в самому записі.
Дослівний транскрипт знімає головну суперечку будь-якого розслідування – «я такого не казав». Klang записує опитування в мобільному застосунку або через асистента в Microsoft Teams, Google Meet чи Zoom, транскрибує розмову з поділом на спікерів і прив’язує кожне речення до моменту в записі. На ваш запит Klang складає чернетку протоколу опитування, яку працівник читає і підписує.
Доступ обмежуйте з першого дня: матеріали тримайте в окремій папці, відкритій лише членам комісії, а аудіо після закриття справи можна видалити й залишити текст.
Структура акта службового розслідування
Розділи відповідають п. 12 Порядку № 950. Компанія може взяти цю структуру за основу внутрішнього положення. Дані вигадані.
- Заголовок
- Акт службового розслідування № 2/2026. м. Дніпро, 27 жовтня 2026 року.
- Підстава
- Наказ директора від 06.10.2026 № 118-к на підставі доповідної записки керівника відділу закупівель від 03.10.2026.
- Комісія
- Голова – Коваль І. П. (юрист), члени – Савчук О. М. (HR), Дмитренко В. В. (фінансовий контролер).
- Предмет
- Обставини погодження рахунку постачальника без підписаного договору.
- Встановлено
- Рахунок погоджено 29.09.2026 у системі документообігу; договір підписано 02.10.2026. Підтверджено журналом системи та листуванням.
- Пояснення
- Працівник пояснив, що діяв за усною вказівкою керівника. Опитування 14.10.2026 записано за його згодою; транскрипт і письмові пояснення додано.
- Висновки
- Порушено п. 4.2 Положення про закупівлі. Пом’якшувальна обставина: усна вказівка керівника, підтверджена свідком.
- Пропозиції
- Обмежитися зауваженням без стягнення; доповнити Положення про закупівлі вимогою письмового погодження.
- Підписи
- Голова і члени комісії. Окрема думка: немає. З актом ознайомлений(-а), зауваження додаються.
Для HR і комплаєнсу
Кожне пояснення – дослівно, з моментом у записі
Klang записує опитування, транскрибує їх із поділом на спікерів і складає чернетку протоколу чи акта, яку комісія редагує і зберігає як Word або PDF. Матеріали справи лежать в окремій папці з ролями доступу.
- Мобільний застосунок для очних розмов, асистент для Teams, Meet і Zoom, завантаження файлів
- Транскрибація 19 мовами, зокрема українською; змішану мову розпізнає автоматично
- Ролі в папках (адміністратор, редагування, перегляд); аудіо можна видалити й залишити текст
- Дані зберігаються в ЄС · ISO 27001:2022 · ваші дані не використовуються для навчання ШІ
Поширені запитання про службове розслідування
Скільки триває службове розслідування?
За Порядком № 950 – не довше двох місяців; хвороба, відпустка, відрядження особи та час ознайомлення з актом до строку не входять. У приватній компанії строк розслідування визначає ваше положення, але стягнення за КЗпП можна застосувати лише протягом місяця з дня виявлення проступку і шести місяців з дня його вчинення.
Чи обов’язкове службове розслідування в приватній компанії?
Ні. КЗпП не містить процедури службового розслідування; він вимагає лише письмових пояснень до стягнення і дотримання строків (ст. 148–149). Утім, задокументована перевірка з комісією, поясненнями та актом – найкращий доказ обґрунтованості рішення, якщо працівник оскаржить його в суді.
Чи можна записувати опитування працівника на диктофон?
Порядок № 950 дозволяє аудіозапис пояснень за погодженням з особою. Для компаній окремого правила немає, але запис містить персональні дані, тож повідомте мету, отримайте згоду і зафіксуйте її на початку запису. Прихований запис чужих розмов може порушувати ст. 31–32 Конституції.
Хто підписує акт службового розслідування?
За Порядком № 950 – голова та інші члени комісії; член комісії, який не погоджується з висновками, може викласти окрему думку. Працівника ознайомлюють з актом, а його письмові зауваження додають до акта.
Чи може ШІ скласти акт розслідування?
ШІ може скласти чернетку: Klang транскрибує опитування і на ваш запит пише протокол чи акт за вказаною структурою. Висновки й підписи – відповідальність комісії. Перевірте кожну цитату за записом: Klang і сам попереджає, що може помилятися.
Де зберігаються записи і хто їх бачить?
Дані Klang зберігаються в ЄС, Klang має сертифікат ISO 27001:2022 і не використовує дані клієнтів для навчання ШІ. Доступ до папки справи визначаєте ви; у плані Business доступні SSO і журнали аудиту, у плані Enterprise також власні строки зберігання.
Джерела
Перевірено 3 листопада 2026 року. Закони, ціни та функції можуть змінюватися; це не юридична консультація.