Får man spela in samtal och möten?

01

När är det olagligt att spela in ett samtal?

Brottet heter olovlig avlyssning och står i 4 kap. 9 a § brottsbalken. Det gäller den som olovligen och i hemlighet, med ett tekniskt hjälpmedel, avlyssnar eller spelar in tal i enrum, samtal mellan andra eller förhandlingar vid ett sammanträde som allmänheten inte har tillträde till, och som hen själv inte deltar i. Straffet är böter eller fängelse i högst två år.

Det avgörande är alltså om du deltar. Att lämna en mobil som spelar in i ett rum där andra pratar, eller att spela in ett möte du inte har rätt att vara med på, kan vara brottsligt. Även att placera ut utrustning med det syftet är straffbart som förberedelse (4 kap. 9 b §).

02

Får man spela in ett samtal utan att säga det?

Ja, om du själv deltar i samtalet är det inte olovlig avlyssning, och brottsbalken kräver inte att du berättar det. Det gäller telefonsamtal, videomöten och samtal i rummet.

Det är ändå sällan klokt att spela in i smyg. Den du pratar med kan uppleva det som ett svek, och i jobbet kan andra regler göra hemlig inspelning olämplig eller otillåten. Säg det i början: "Jag spelar in så att jag kan skriva anteckningar, är det okej?" Det tar fem sekunder.

03

Vad gäller när du spelar in på jobbet?

En inspelning av röster är personuppgifter. GDPR gäller inte när en privatperson spelar in för rent privat bruk (artikel 2.2 c), men när du spelar in i tjänsten gör du det för arbetsgivarens räkning, och då är arbetsgivaren personuppgiftsansvarig. Det betyder att inspelningen behöver en rättslig grund, ett tydligt syfte, en gräns för hur länge den sparas och att de som spelas in får information om behandlingen (artikel 13).

Samtycke är sällan rätt grund mot anställda. IMY anser att en arbetsgivare normalt inte kan stödja kontroll av anställda på samtycke, eftersom de anställda står i beroendeställning. Grunden blir i stället oftast en intresseavvägning, eller hos myndigheter en uppgift av allmänt intresse. Informera i förväg, låt det vara lätt att säga nej där det går och spela inte in mer än syftet kräver.

• Bestäm syftet: till exempel underlag för protokoll eller minnesanteckningar.
• Informera deltagarna innan inspelningen börjar, i kallelsen och muntligt.
• Bestäm vem som får lyssna och var inspelningen sparas.
• Radera inspelningen när protokollet eller anteckningarna är klara, om den inte behövs längre.
• Använd en tjänst som har personuppgiftsbiträdesavtal och lagrar data där ni kan stå för det.

04

Får man spela in ett samtal med sin chef?

Ja, det är inte olovlig avlyssning om du deltar i samtalet, och en hemlig inspelning är inte förbjuden enligt brottsbalken. Domstolar prövar fritt allt som förekommer i ett mål (35 kap. 1 § rättegångsbalken), så en inspelning kan användas som bevis i en tvist.

Två saker att tänka på. Att sprida inspelningen är något annat än att göra den: delar du den vidare kan du bryta mot sekretess, tystnadsplikt eller GDPR. Och i ett svårt samtal, till exempel ett rehabiliteringssamtal eller en utredning, är det ofta bättre att be om att samtalet dokumenteras och att få läsa anteckningarna, eller att ta med ett fackligt ombud.

05

Inspelningar hos myndigheter och kommuner

Hos en myndighet räknas en inspelning som en handling: tryckfrihetsförordningen omfattar också upptagningar som kan avlyssnas med tekniskt hjälpmedel (2 kap. 3 §). En handling som förvaras hos myndigheten och har upprättats där är allmän (2 kap. 4 §), och en upptagning anses upprättad när den har expedierats, när ärendet är slutbehandlat eller när den har färdigställts (2 kap. 10 §).

En inspelning som bara görs för att skriva ett protokoll och sedan raderas blir i regel inte allmän, men det beror på hur den hanteras. Bestäm i förväg om inspelningar ska gallras och när, och för in det i informationshanteringsplanen. Om en allmän handling kan lämnas ut avgörs genom en sekretessprövning.

06

Hur Klang hanterar inspelningen

Klang är byggt för att inspelningen ska synas. När Klangs assistent ansluter till ett möte i Teams, Zoom eller Google Meet visas den som deltagare med namnet Klang.ai, och har mötet ett väntrum måste någon släppa in den. I rummet spelar du in med Klangs mobilapp, och du kan spela in telefonsamtal i appen.

Klang lagrar och behandlar data inom EU, är certifierat enligt ISO 27001 och tränar aldrig AI-modeller på kunddata. Med Business finns personuppgiftsbiträdesavtalet direkt i kontot, och inspelningen kan raderas enligt er rutin när protokollet är klart. Mappar delas bara med de personer som ska ha åtkomst.