Transkribera samtal: från telefonsamtal till sökbar text
Säljaren som vill veta exakt vad kunden lovades. Utredaren som behöver ordagranna uppgifter. Journalisten som ska citera rätt. Alla har samma problem: det viktiga sades i telefon och finns bara i minnet. Här är hur du spelar in och transkriberar samtal, vad som gäller juridiskt och hur du får ut något av hundra samtal i stället för ett.
01
Vem som transkriberar samtal, och varför
Ett transkriberat samtal ersätter anteckningar som skrevs medan någon pratade. Det är skillnaden mellan ”kunden verkade positiv” och vad kunden faktiskt sa. Vanligast är det här:
- Sälj: vad som lovades om pris, leverans och nästa steg, så att offerten stämmer med samtalet.
- Kundtjänst: vad kunden klagade på, och om samma problem återkommer i fler samtal.
- Utredare inom försäkring och offentlig verksamhet: uppgifter som måste kunna kontrolleras i efterhand.
- Journalister: citat som går att stå för, med tidsstämpel.
- Rekryterare: telefonintervjuer där alla kandidater ska bedömas på samma underlag.
02
Tre vägar till ett transkriberat samtal
Hur du gör beror på var samtalet sker:
- Telefonsamtal: Klangs mobilapp för iPhone och Android spelar in inkommande och utgående samtal. Inspelningen transkriberas automatiskt, med talare och en kort sammanfattning, och synkas till arbetsytan där teamet kan läsa och söka. Telefontranskribering ingår i Pro, som du kan prova gratis i 7 dagar.
- Videosamtal: låt Klang-boten ansluta till samtalet i Teams, Google Meet eller Zoom. Den syns som deltagare och hämtar talarnas namn från mötet.
- Samtal som redan är inspelade: ladda upp ljudfilen, till exempel en export från telefonens inspelningsfunktion eller ert telefonisystem. Transkriberingen är gratis och obegränsad i gratisabonnemanget.
03
Vad gäller juridiskt?
Att spela in ett samtal du själv deltar i är som huvudregel inte olovlig avlyssning. Brottsbalken (4 kap. 9 a §) gäller inspelning av samtal som den som spelar in inte deltar i.
Det är golvet, inte hela svaret. Spelar du in i jobbet behandlar du personuppgifter, och då gäller GDPR: du behöver en rättslig grund, ett tydligt syfte och en gräns för hur länge inspelningen sparas. Sekretess, tystnadsplikt och interna regler kan också begränsa vad du får spela in och vad du får göra med inspelningen.
Det säkra arbetssättet är enkelt: berätta i början av samtalet att du spelar in och varför, och stäm av med den som ansvarar för dataskydd innan ni börjar spela in kundsamtal regelbundet. Den här texten är ingen juridisk rådgivning.
04
Samtalsanalys: när ett samtal blir hundra
Ett enskilt samtal läser du. Hundra samtal behöver du kunna ställa frågor till. I Klang lägger du många transkriptioner i samma analys och frågar till exempel: ”Vilka invändningar om pris kom upp i veckans säljsamtal?” eller ”Vilka kunder nämnde leveransproblem?” Svaret anger vilket samtal och vilken tidpunkt varje uppgift kommer från.
Med schemalagda analyser, som ingår i Pro, sker det automatiskt. Klang bevakar en mapp och kör samma fråga dagligen, på vardagar eller varje vecka, på allt som tillkommit sedan förra körningen. Måndagens sammanställning av veckans kundsamtal ligger då klar utan att någon startat den.
Med TalarID påslaget känner Klang dessutom igen personer som återkommer i flera samtal, så att samma kund eller kollega får rätt namn i varje transkription.
05
Så blir transkriptionen av ett telefonsamtal bra
Telefonljud är smalare än ljudet i ett möte, så små saker gör stor skillnad:
- Ring från en tyst plats och undvik högtalartelefon i bilen eller på tåget.
- Be personen säga sitt namn i början. Det gör det lättare att namnge talarna efteråt.
- Lägg in produktnamn, kundnamn och förkortningar i en ordlista (Pro), så stavas de rätt varje gång.
- Kontrollera siffror, datum och citat mot ljudet innan du använder dem.
Anteckna under samtalet eller transkribera det
Båda ger dokumentation. Skillnaden syns när någon frågar vad som faktiskt sades:
| Anteckningar under samtalet | Transkriberat med Klang | |
|---|---|---|
| Under samtalet | Du skriver och lyssnar halvt | Du lyssnar, inspelningen rullar |
| Exakta formuleringar | Bara det du hann skriva | Hela samtalet, med talare och tidsstämplar |
| Efteråt | Skriva rent och minnas | Läsa sammanfattningen och kontrollera mot ljudet |
| Många samtal | Läsa igenom alla anteckningar | Ställa frågor över alla samtal, eller schemalägga analysen (Pro) |
| Dela med teamet | Mejla anteckningarna | Gemensam arbetsyta med delade mappar |
Telefontranskribering, talaridentifiering och schemalagda analyser ingår i Pro. Uppladdning och transkribering av inspelade samtal är gratis.
Exempel: ett transkriberat säljsamtal
Så kan sammanfattningen av ett 18 minuter långt uppföljningssamtal se ut, med varje punkt kopplad till transkriptionen:
- Samtal
- Uppföljning med Lena på Nordbygg AB, 14 oktober, 18 min. Talare: Erik (säljare), Lena (inköpschef).
- Kundens behov
- Byta system för tidrapportering inför årsskiftet. 45 användare, varav 30 ute på bygget.
- Invändningar
- Oro för att platscheferna inte kommer att använda appen. Vill se hur det fungerar utan täckning.
- Vad som lovades
- Erik skickar offert med 12 månaders bindningstid och bokar en demo med två platschefer.
- Nästa steg
- Offert senast 17 oktober. Demo vecka 44.
Samtalstranskribering
Varje samtal sökbart, med vem som sa vad
Spela in telefonsamtal i Klangs mobilapp, låt boten ansluta till videosamtal eller ladda upp inspelningar ni redan har. Klang transkriberar på svenska, sammanfattar och svarar på frågor över alla samtal.
- Spela in inkommande och utgående samtal i mobilappen (Pro, prova gratis i 7 dagar)
- Talare, sammanfattning och frågor över många samtal
- Schemalagda analyser som körs på nya samtal varje dag eller vecka (Pro)
- ISO 27001:2022-certifierat · data behandlas i Europa · ingen AI-träning på dina samtal
Används av riksdagen, kommuner och försäkringsbolag
-3b235b6c2f75b30b4eecb0d7afc8b1d8.svg){kind=logo}
Vanliga frågor om att transkribera samtal
Får man spela in ett telefonsamtal i Sverige?
Att spela in ett samtal du själv deltar i är som huvudregel inte olovlig avlyssning enligt brottsbalken. Spelar du in i jobbet gäller dock GDPR, och sekretess eller tystnadsplikt kan begränsa vad du får göra. Berätta för den du pratar med att du spelar in.
Måste jag berätta att jag spelar in samtalet?
För privatpersoner som själva deltar i samtalet finns inget sådant krav i brottsbalken. I en verksamhet behöver de du spelar in normalt få information enligt GDPR. Det enklaste och mest respektfulla är att alltid säga det i början av samtalet.
Hur transkriberar man ett telefonsamtal?
Spela in samtalet i Klangs mobilapp, så transkriberas det automatiskt med talare och en kort sammanfattning. Har du redan en inspelning laddar du upp ljudfilen i Klang i stället.
Fungerar det på iPhone och Android?
Ja, Klangs mobilapp finns för både iPhone och Android. Öppna appen och följ instruktionerna där för att spela in ett samtal. Hur telefonens egna inspelningsfunktioner fungerar går vi igenom i guiderna för iPhone och Android.
Ingår telefontranskribering i gratisversionen?
Nej, att spela in telefonsamtal i mobilappen ingår i Pro, som du kan prova gratis i 7 dagar. Att ladda upp och transkribera inspelningar du redan har ingår i gratisabonnemanget, utan gräns.
Vad är samtalsanalys med AI?
Samtalsanalys är att hitta mönster i många samtal i stället för att läsa dem ett och ett: återkommande invändningar, vanliga klagomål eller vad konkurrenter nämns i samband med. I Klang ställer du frågan över alla transkriptioner på en gång och får svar med hänvisning till samtal och tidpunkt.