Social dokumentation: vad som ska stå i journalen, och hur AI kan hjälpa

01

Vad räknas som social dokumentation?

Social dokumentation är allt som socialtjänsten skriver ner om en enskild: utredningar, beslut, journalanteckningar, genomförandeplaner och andra handlingar i personakten. Journalen är enligt SOSFS 2014:5 den del av personakten där anteckningar görs i kronologisk ordning.

Kraven gäller både myndighetsutövningen, alltså handläggningen av ett ärende, och utförarens arbete när en insats genomförs. Enligt 17 kap. 1 § socialtjänstlagen gäller dokumentationsreglerna i 14 kap. 3–7 §§ även enskild verksamhet som står under IVO:s tillsyn.

02

Vad kräver socialtjänstlagen (2025:400)?

Den nya socialtjänstlagen gäller sedan 1 juli 2025 och ersatte SoL (2001:453). Dokumentationsreglerna finns i 14 kap. Handläggning och dokumentation. Kärnan i 14 kap. 3 § är densamma som i gamla 11 kap. 5 §: handläggning och genomförande ska dokumenteras, och dokumentationen ska visa beslut, åtgärder och faktiska omständigheter och händelser av betydelse.

• 14 kap. 3 §: handläggning av ärenden som rör enskilda och genomförande av insatser ska dokumenteras, liksom beslut, åtgärder och händelser av betydelse.
• 14 kap. 4–5 §§: undantag för rådgivning och, efter beslut av nämnden, för vissa insatser utan individuell behovsprövning.
• 14 kap. 6 §: dokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde bör hållas underrättad om journalanteckningarna, och om hen anser att en uppgift är felaktig ska det antecknas.
• 14 kap. 7 §: handlingar om personliga förhållanden ska förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem.
• 14 kap. 10 §: förvaltningslagens regler om utredningsansvar (23 §) och kommunicering (25 §) gäller i alla ärenden som rör enskilda.

03

Vad ska en journalanteckning innehålla?

Lagen säger vad som ska dokumenteras. Hur det ska göras står i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2014:5, som ändrades genom HSLF-FS 2025:27 så att de hänvisar till den nya lagen. Föreskrifterna ställer sex krav som är värda att ha framför sig när du skriver:

• Bara uppgifter som är tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga (4 kap. 1 §).
• Det ska framgå vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar (4 kap. 8 §).
• Varje handling ska visa varifrån uppgifterna kommer, vem som har upprättat den (namn och befattning eller titel) och när (år, månad, dag) (4 kap. 8 §).
• Åtgärder ska dokumenteras i journalen fortlöpande och utan oskäligt dröjsmål (4 kap. 9 §).
• Anteckningarna bör vara kortfattade. Från ett möte räcker vilka som deltog, vilka frågor som i huvudsak behandlades och vad mötet resulterade i (allmänt råd till 4 kap. 9 §).
• Om tolk eller annat kommunikationsstöd användes ska det framgå (4 kap. 10 §). För barn ska det framgå vilken information barnet fått, barnets åsikter och hur barnets bästa har beaktats (4 kap. 15–18 §§).

04

Sekretess, partsinsyn och gallring

Uppgifter om en enskilds personliga förhållanden omfattas av socialtjänstsekretess enligt 26 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen. Samtidigt har den enskilde som part rätt att innan beslut få ta del av materialet och yttra sig (25 § förvaltningslagen). En journalanteckning skrivs därför för två läsare: kollegan som tar över ärendet och personen den handlar om.

Anteckningar i en personakt gallras fem år efter den sista anteckningen, senast under det följande kalenderåret (16 kap. 1 § SoL). Barnutredningar får inte gallras förrän personen fyllt 30 år (16 kap. 2 a §). Inspelningar och arbetsmaterial som används för att skriva anteckningen behöver en egen, kortare gallringsrutin.

05

Får socialtjänsten använda AI för att dokumentera samtal?

IMY har prövat frågan i sin innovationssandlåda tillsammans med Kalmar kommun. I slutrapporten Transkribering inom socialtjänsten (april 2026) bedömer IMY att det kan finnas rättslig grund för behandlingen och stöd för att behandla känsliga personuppgifter, med artikel 6.1 c och e och artikel 9.2 h i dataskyddsförordningen. IMY bedömer också att transkriberingen och sammanfattningen inte är automatiserat beslutsfattande.

Rapporten ställer tydliga villkor. Människan ska ha kontrollen: handläggaren granskar och rättar sammanfattningen innan den diarieförs, så snart som möjligt efter samtalet. Kalmar kommun siktar på att granskningen sker inom 72 timmar. IMY pekar ut bristande AI-kunnighet, övertro på systemet och organisatoriska brister som de största riskerna, och kräver rutiner för gallring, kryptering vid överföring och lagring samt behörighetsstyrning med loggning. Rapporten tar inte ställning till sekretess, allmänna handlingar eller AI-förordningen.

Användningen är redan bred. I Socialstyrelsens uppföljning E-hälsa och välfärdsteknik i kommunerna 2026 använder ungefär 77 procent av de kommuner som använder AI den till anteckningsstöd, medan bara 7 procent använder AI som formellt beslutsstöd. Den vanligaste utmaningen kommunerna nämner är att resultatet måste granskas manuellt, vilket är precis det steg IMY kräver.

06

Så ser arbetsflödet ut med Klang

Klang har gått igenom IMY:s innovationssandlåda tillsammans med Kalmar kommun. IMY:s rapport namnger ingen leverantör, så läs den som en bedömning av arbetssättet och inte av ett visst verktyg. Arbetsflödet nedan följer de villkor rapporten ställer.

• Informera den enskilde före samtalet om att det spelas in, varför och hur länge inspelningen sparas.
• Spela in samtalet i rummet med Klangs mobilapp, eller låt Klang ansluta till ett digitalt möte i Teams, Zoom eller Google Meet.
• Klang transkriberar, delar upp texten per talare och skriver ett utkast till sammanfattning. På Business-planen kan administratören skapa en anpassad analys med er egen mall, till exempel rubriker enligt BBIC eller IBIC.
• Handläggaren granskar utkastet mot ljudet. Varje ord är kopplat till sin plats i inspelningen, och ord som Klang är osäker på markeras så att de kan kontrolleras först.
• Den granskade texten förs in i verksamhetssystemet som journalanteckning. Inspelningen raderas enligt er gallringsrutin.