Referenstagning: frågor att ställa och gratis mall

01

Vad är referenstagning?

Referenstagning betyder att du kontaktar personer som har arbetat med kandidaten, oftast tidigare chefer, för att bekräfta och nyansera bilden från intervjuerna. Den görs i slutet av rekryteringen, när en eller två kandidater återstår.

Behandla inte referenstagningen som en formalitet. När du har intervjuat vet du vad du är osäker på. Det är de frågorna referenssamtalet ska besvara. Två eller tre referenser räcker oftast, och minst en bör ha varit kandidatens chef.

02

Kandidaten ska veta vilka du ringer

Det finns ingen särskild lag om referenstagning, men god sed är tydlig: kontakta bara referenser som kandidaten själv har lämnat, eller som hen har godkänt. Att ringa runt till andra, så kallade bakvägsreferenser, kan skada kandidatens nuvarande anställning och ger dig uppgifter som kandidaten inte kan bemöta.

Det du antecknar i samtalet är personuppgifter, både om kandidaten och om referensen. IMY skriver att uppgifter från referenser bara får behandlas så länge de behövs för rekryteringen, och att de därefter som utgångspunkt ska raderas eller avidentifieras. De får sparas så länge den sökande kan vidta rättsliga åtgärder. Är arbetsgivaren en myndighet gäller dessutom reglerna om allmänna handlingar.

Ställ samma huvudfrågor om alla kandidater. Fråga aldrig om hälsa, sjukskrivningar, graviditet, familjeplaner, religion eller annat som rör diskrimineringsgrunderna.

03

Så genomför du referenssamtalet

Ett referenssamtal tar 20–30 minuter. Så här får du ut mest av det:

• Boka en tid via mejl eller sms i stället för att ringa oväntat. Referensen svarar bättre när hen har avsatt tid.
• Presentera dig, tjänsten och att kandidaten har lämnat referensen. Berätta att svaren delas med dem som beslutar.
• Bekräfta relationen först: hur länge de arbetade ihop och i vilka roller.
• Börja brett och gå sedan in på det du är osäker på efter intervjuerna.
• Be om exempel. ”Hon är jättebra med kunder” blir användbart först när du hör vad hon gjorde.
• Skriv ner viktiga svar ordagrant. Det är formuleringarna du behöver när du jämför referenser.

04

Frågor att ställa vid referenstagning

Frågorna finns också i mallen. Plocka bort det som inte är relevant och lägg till två frågor om det som är osäkert just för den här kandidaten:

• Hur arbetade ni ihop, och under hur lång tid?
• Vilka var kandidatens huvudsakliga arbetsuppgifter?
• Vad var kandidaten särskilt bra på? Kan du ge ett exempel?
• Vad kunde kandidaten ha utvecklat mer?
• Hur fungerade kandidaten i samarbete med kollegor?
• Hur hanterade kandidaten perioder med hög belastning?
• Hur tog kandidaten emot återkoppling?
• Vilket stöd behöver kandidaten för att lyckas hos en ny chef?
• Varför slutade kandidaten, om du vet?
• Skulle du anställa kandidaten igen? Varför?

05

Tolka svaren: lyssna efter det som inte sägs

De flesta referenser är positiva. Kandidaten har ju valt dem. Därför säger detaljerna och tonen mer än själva omdömet.

• Allmänt beröm utan exempel är svagare än ett konkret exempel, även ett blandat.
• Tvekar referensen inför frågan om att anställa igen, fråga lugnt vad som får hen att tveka.
• Jämför referenserna med varandra. Beskriver två chefer samma styrka eller samma svaghet är det ett starkt besked.
• Stämmer bilden med intervjuerna? Om inte, ta upp skillnaden med kandidaten innan ni beslutar.

06

Efter referenstagningen

Skriv sammanfattningen samma dag: styrkor som bekräftades, frågetecken som kvarstår och svaret på frågan om att anställa igen. Skicka den till den som fattar beslutet. Ger en referens negativ information som påverkar beslutet är det rimligt att låta kandidaten kommentera den.

Ge alla kandidater besked när beslutet är fattat, även de som inte går vidare. Gallra sedan anteckningar och inspelningar enligt er rutin, när de inte längre behövs för rekryteringen.