Modelo de ata de reunião: grátis em Word, com exemplo

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O que é uma ata de reunião?

A ata é o registro escrito do que foi tratado e decidido em uma reunião. Ela não precisa reproduzir tudo o que foi dito: o que importa é documentar as deliberações, quem ficou responsável por cada encaminhamento e até quando.

Uma boa ata faz duas coisas. Quem não estava presente entende rapidamente o que aconteceu, e quem estava lembra o que de fato foi combinado. Em órgãos formais, como diretorias, conselhos, condomínios e associações, a ata também é o documento que comprova a decisão.

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O que deve constar em uma ata

Seis blocos resolvem quase toda ata. O modelo acima já traz todos eles:

• Cabeçalho: nome da reunião, data, horário, local e quem secretariou
• Presentes e ausentes, e quem justificou a ausência
• A pauta, na mesma ordem em que os assuntos foram tratados
• A deliberação de cada item, escrita como decisão, e não como resumo da discussão
• O responsável e o prazo de cada encaminhamento
• O encerramento: data da próxima reunião e assinaturas, quando a ata precisar ser aprovada

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Como fazer uma ata de reunião, passo a passo

A ata não precisa ser literal. Para a maioria das reuniões, um registro curto e organizado é mais útil do que uma transcrição completa. Na prática:

• Antes da reunião: preencha no modelo o nome, a data, os participantes e a pauta. Isso economiza tempo depois.
• Durante a reunião: anote só o item, a deliberação, o responsável e o prazo. A discussão em si raramente precisa ir para a ata.
• Se o registro for importante, grave a reunião. Assim você confere o que foi dito em vez de tentar escrever e ouvir ao mesmo tempo.
• Logo depois: redija as deliberações enquanto estão frescas e escreva cada tarefa como “quem faz o quê até quando”.
• Antes de enviar: revise nomes, números e datas. É ali que os erros aparecem.
• Envie em até 24 horas, enquanto todos ainda lembram da reunião.

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Como começar e como terminar uma ata

Em atas formais, abertura e encerramento costumam seguir fórmulas consagradas. Adapte os dados e use como ponto de partida:

Abertura: “Aos doze dias do mês de agosto de dois mil e vinte e seis, às dez horas, na sala 2 da sede da empresa, reuniram-se os membros da equipe de produto, sob a coordenação de Ana Souza, para tratar da seguinte pauta: 1. cronograma do lançamento; 2. retorno das entrevistas com clientes.”

Encerramento: “Nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada às dez horas e quarenta e cinco minutos, e eu, Pedro Lima, secretário, lavrei a presente ata, que, lida e aprovada, vai assinada por mim e pelos presentes.”

Em uma ata de trabalho do dia a dia, basta o cabeçalho do modelo e uma linha com a data da próxima reunião.

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Ata em livro ou ata de trabalho?

Nem toda ata tem o mesmo peso. A ata de uma reunião de equipe não tem forma obrigatória: o modelo em Word é mais que suficiente. Já a ata de uma assembleia, de um conselho ou de uma diretoria costuma ser lavrada em livro ou registrada, e precisa seguir o estatuto, o regimento ou a convenção daquela organização.

Para atas lavradas em livro, a tradição é escrever em texto corrido, sem parágrafos, rasuras ou espaços em branco, com números e datas por extenso, e corrigir um erro com “digo” seguido da forma certa, em vez de apagar. São convenções de redação: o que vale para o seu caso é o que o estatuto ou a lei aplicável exigir.