Verbale dell'assemblea di un'associazione: contenuto, libri sociali e fac simile

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In quali libri va il verbale

Gli enti del Terzo settore (APS, ODV, associazioni iscritte al RUNTS) devono tenere, tra gli altri, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee e quello dell'organo di amministrazione, cioè del consiglio direttivo (art. 15 del D.Lgs. 117/2017). I verbali dell'assemblea e quelli del direttivo vanno quindi in due libri distinti.

Per le associazioni non iscritte al RUNTS la legge è meno dettagliata, ma lo statuto prevede quasi sempre un libro dei verbali. Tenerlo in ordine conviene comunque: è la prima cosa che chiedono una banca, un ente pubblico che eroga un contributo o un socio che contesta una delibera.

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Cosa deve contenere il verbale dell'assemblea

Un verbale d'assemblea completo permette a chi non c'era di capire se la riunione era valida e cosa si è deciso. Riporta:

• Denominazione dell'associazione, data, ora, luogo o modalità di collegamento, prima o seconda convocazione.
• Chi presiede e chi verbalizza.
• Il numero dei soci presenti, anche per delega, e la verifica del quorum previsto dallo statuto.
• L'ordine del giorno, letto in apertura.
• Per ogni punto: una sintesi degli interventi, il testo della delibera e il risultato del voto con favorevoli, contrari e astenuti.
• Le dichiarazioni che un socio chiede espressamente di mettere a verbale.
• L'ora di chiusura e le firme di presidente e segretario.

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Quorum e deleghe: le regole da controllare

Per le associazioni riconosciute il codice civile fissa le regole di base: in prima convocazione serve la presenza di almeno metà dei soci e le delibere si prendono a maggioranza dei voti; in seconda convocazione la delibera è valida qualunque sia il numero degli intervenuti. Per modificare l'atto costitutivo o lo statuto servono la presenza di almeno tre quarti dei soci e il voto favorevole della maggioranza dei presenti, salvo diverse previsioni (art. 21 c.c.). Molti statuti di associazioni non riconosciute riprendono le stesse regole.

Negli ETS ogni associato può rappresentare per delega al massimo tre associati, cinque se l'associazione ha almeno 500 associati. Dal 2024, salvo che l'atto costitutivo o lo statuto lo vietino espressamente, si può intervenire in assemblea con mezzi di telecomunicazione e votare in via elettronica, purché sia possibile verificare l'identità di chi partecipa; il voto per corrispondenza resta possibile solo se lo statuto lo prevede (art. 24 del D.Lgs. 117/2017). Nel verbale scrivi sempre quante deleghe sono state presentate e se qualcuno partecipava a distanza.

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Il verbale del consiglio direttivo

Il consiglio direttivo si riunisce più spesso e decide sulla gestione: ammissione di nuovi soci, spese, convocazione dell'assemblea, progetto di bilancio. Il verbale segue lo stesso schema, ma va nel libro dell'organo di amministrazione e riporta i consiglieri presenti, il numero legale e le delibere con il voto.

Un consiglio ben verbalizzato fa risparmiare tempo all'assemblea: quando si approva il bilancio, le decisioni dell'anno sono già documentate e si ritrovano in pochi minuti.

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Dalla registrazione al verbale

Il segretario di un'associazione di solito è un volontario che durante l'assemblea dovrebbe ascoltare, contare i voti e scrivere insieme. Con Klang registri l'assemblea con l'app sul telefono, oppure lasci entrare l'assistente di Klang se l'assemblea si tiene su Zoom, Teams o Google Meet.

Klang trascrive con le voci separate e prepara un riepilogo con decisioni e attività. Per il verbale crei un'analisi sulla registrazione e chiedi un testo con i punti all'ordine del giorno, le delibere e l'esito dei voti. Ogni passaggio rimanda al momento della registrazione, così controlli un numero prima di trascrivere il verbale nel libro.