Ordine del giorno di una riunione: come si scrive, con esempio e modello di convocazione

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Che cos'è l'ordine del giorno

L'ordine del giorno, spesso abbreviato in o.d.g., è la lista degli argomenti di una riunione, numerati e nell'ordine in cui si tratteranno. Si invia con la convocazione, così ognuno arriva preparato, e diventa poi lo scheletro del verbale: il punto 2 dell'ordine del giorno è il punto 2 del verbale.

Nelle aziende si usa anche la parola agenda. Il contenuto è lo stesso; ordine del giorno è il termine usato nelle convocazioni formali, nei consigli e nelle assemblee.

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Come si scrive un buon ordine del giorno

Un ordine del giorno fatto bene si capisce senza spiegazioni e fa durare la riunione quanto previsto. Le regole pratiche:

• Scrivi ogni punto come un risultato atteso, non come un tema: «Decidere il budget del primo trimestre» invece di «Budget».
• Indica il tipo di punto: decisione, discussione o informativa. Chi partecipa sa quando deve votare o scegliere.
• Metti prima i punti che richiedono una decisione, quando le persone sono ancora concentrate.
• Assegna a ogni punto chi lo presenta e quanti minuti ha.
• Allega o linka i documenti da leggere prima, e dillo nella convocazione.
• Tieni la lista corta: per una riunione di un'ora, tre o quattro punti veri.

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Varie ed eventuali: cosa si può decidere

«Varie ed eventuali» è l'ultimo punto, per comunicazioni e questioni brevi emerse dopo la convocazione. In una riunione di lavoro si può decidere anche lì, ma è più corretto mettere a verbale la questione e rimandare la decisione al prossimo incontro se qualcuno interessato non c'era.

Negli organi con regole di legge la prudenza è maggiore. Nel condominio l'avviso di convocazione deve contenere la specifica indicazione dell'ordine del giorno e, se la convocazione è incompleta, la delibera è annullabile su istanza degli assenti o dei dissenzienti (art. 66 disp. att. c.c.). Le decisioni importanti vanno quindi sempre indicate come punto a sé.

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La convocazione: cosa scrivere e con quanto anticipo

La convocazione è il messaggio che invita alla riunione e contiene l'ordine del giorno. Deve dire data, ora di inizio e di fine, luogo o link della videoconferenza, chi è invitato, l'ordine del giorno e i documenti da leggere. Per una riunione di lavoro non ci sono termini di legge; nella pratica si convoca con almeno due o tre giorni lavorativi di anticipo.

Per alcune assemblee i termini e le forme li fissa la legge:

• Condominio: avviso almeno cinque giorni prima della prima convocazione, con raccomandata, PEC, fax o consegna a mano, con luogo e ora o la piattaforma della videoconferenza (art. 66 disp. att. c.c.).
• Srl: i modi li stabilisce l'atto costitutivo, purché assicurino la tempestiva informazione sugli argomenti; in mancanza, raccomandata ai soci almeno otto giorni prima (art. 2479-bis c.c.).
• Associazioni ed enti del Terzo settore: secondo lo statuto, che fissa termini e modalità.

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Dall'ordine del giorno al verbale

Se il verbale segue la stessa numerazione dell'ordine del giorno, chi lo legge trova subito ogni decisione e chi verbalizza non deve riorganizzare gli appunti. Con Klang puoi registrare la riunione, in presenza con l'app o in videoconferenza con l'assistente, e poi chiedere in un'analisi un verbale strutturato sui punti del tuo ordine del giorno, con decisioni, responsabili e scadenze.

Il risultato è una bozza: la rilegge chi presiede o chi verbalizza, controllando ogni decisione sulla trascrizione, dove ogni frase rimanda al suo momento nell'audio.