Kick off meeting: cos'è, come si prepara e cosa mettere a verbale
Il kick off meeting è la riunione di avvio di un progetto: il momento in cui team, committente e sponsor si allineano su obiettivi, perimetro, ruoli, tempi e modo di lavorare, prima di cominciare. Qui trovi chi invitare, un'agenda di 60 minuti, cosa deve uscire dalla riunione e un modello Word per agenda e verbale.
Modello di agenda e verbale del kick off
Intestazione con progetto, committente, sponsor e partecipanti, l'agenda con i minuti per punto e una colonna per decisioni e responsabili, e la chiusura con rischi, canali e prossima milestone.
File Word (.docx). Si apre anche con Google Documenti e LibreOffice. Gratis e senza registrazione.
- Progetto
- Nuovo e-commerce B2B
- Cliente o committente
- Esempio Ricambi S.r.l.
- Project manager
- Valentina Sala
- Sponsor
- Roberto Greco, direttore vendite
| N. | Punto | Minuti | Decisione o chiarimento | Responsabile e scadenza |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Obiettivi e criteri di successo | 10 | Ordini online al 30% | — |
| 2. | Perimetro | 15 | App mobile esclusa | V. Sala, 20 nov. |
| 3. | Ruoli e referenti | 10 | Referente IT: M. Fabbri | — |
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Cosa significa kick off meeting
Kick off è il calcio d'inizio: il kick off meeting è la prima riunione ufficiale di un progetto, quella che segna il passaggio dalla vendita o dalla pianificazione all'esecuzione. In italiano si dice anche riunione di avvio o di lancio del progetto.
Ne esistono due tipi. Il kick off interno riunisce il team prima di incontrare il cliente, per chiarire ruoli, rischi e quello che è stato promesso in offerta. Il kick off con il cliente mette allo stesso tavolo team e committente e fissa gli impegni di entrambi. Nei progetti per clienti di solito servono tutti e due, a pochi giorni di distanza.
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Chi invitare
Al kick off servono le persone che decidono e quelle che faranno il lavoro, non tutti quelli che ne sentiranno parlare. In genere:
- Il project manager, che conduce la riunione.
- Lo sponsor o il committente, che ha l'ultima parola su obiettivi e budget.
- I referenti operativi del cliente: chi fornirà dati, accessi e approvazioni.
- I responsabili delle aree del team (sviluppo, design, contenuti, consulenza).
- Chi ha venduto il progetto, almeno per la prima parte: sa cosa è stato promesso.
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Agenda di un kick off meeting di 60 minuti
Un'ora basta se i documenti sono stati letti prima. L'agenda del modello segue questo ordine:
- Presentazioni e ruoli (5 minuti).
- Contesto e obiettivi del progetto, con i criteri per dire che è riuscito (10 minuti).
- Perimetro: cosa è incluso e, soprattutto, cosa è escluso (15 minuti).
- Tempi e milestone principali (10 minuti).
- Modo di lavorare: canali, riunioni di avanzamento, chi approva cosa (10 minuti).
- Rischi, dipendenze e punti aperti (5 minuti).
- Prossimi passi con responsabile e data (5 minuti).
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Cosa deve uscire dal kick off
Un kick off è riuscito se alla fine tutti danno la stessa risposta a cinque domande: perché facciamo il progetto, cosa consegniamo e cosa no, entro quando, chi decide su cosa, come ci parliamo. Le risposte vanno scritte, perché sono le prime a essere contestate quando il progetto si complica.
Le esclusioni dal perimetro meritano una riga ciascuna nel verbale. «L'app mobile non è inclusa» scritto e approvato al kick off evita settimane di discussione tre mesi dopo.
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Il verbale del kick off, e come farlo dalla registrazione
Il verbale del kick off va inviato a tutti entro 24 ore, con le decisioni su obiettivi, perimetro, ruoli e tempi, i punti aperti e i prossimi passi. Chi conduce la riunione di solito non riesce anche a scriverlo, ed è proprio qui che si perdono i dettagli.
Con Klang l'assistente entra nella videochiamata su Teams, Zoom o Google Meet, oppure registri il kick off in sala con l'app per iPhone e Android. Al termine hai la trascrizione con le voci separate e un riepilogo con decisioni e attività, da cui completi il modello. Se un cliente contesta un impegno, ritrovi la frase esatta e il momento dell'audio in cui è stata detta.
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Gli errori più comuni
- Trasformare il kick off in una presentazione commerciale: il cliente ha già comprato.
- Lasciare impliciti i confini del progetto, invitando richieste fuori perimetro.
- Non nominare un referente del cliente per le approvazioni.
- Fissare le milestone senza le dipendenze dal cliente (dati, accessi, contenuti).
- Non inviare il verbale, o inviarlo dopo una settimana.
Kick off interno e kick off con il cliente
Stesso nome, scopi diversi.
| Kick off interno | Kick off con il cliente | |
|---|---|---|
| Partecipanti | Team di progetto ed eventualmente chi ha venduto | Team, sponsor e referenti del cliente |
| Scopo | Capire cosa è stato promesso e organizzarsi | Fissare obiettivi, perimetro e impegni di entrambi |
| Cosa va a verbale | Ruoli interni, rischi, domande da fare al cliente | Decisioni approvate da entrambe le parti |
| Tono | Franco, anche sui rischi | Concreto, orientato agli accordi |
Esempio di verbale di un kick off meeting
Progetto, aziende e persone di fantasia. Il verbale sintetico di un kick off con il cliente.
- Intestazione
- Kick off del progetto «Nuovo e-commerce B2B» per Esempio Ricambi S.r.l. 14 novembre, 10:00–11:00, Microsoft Teams. Conduce: Valentina Sala (project manager). Verbalizza: Luca Neri.
- Obiettivi
- Portare gli ordini online dei rivenditori dal 10% al 30% entro dodici mesi dal lancio. Sponsor: Roberto Greco, direttore vendite.
- Perimetro
- Incluso: catalogo, listini riservati, ordini e storico ordini. Escluso: app mobile e integrazione con il magazzino di Verona, da valutare in una seconda fase.
- Ruoli
- Referente IT del cliente: Michele Fabbri, che fornisce gli accessi al gestionale entro il 21 novembre. Approvazione dei design: Roberto Greco.
- Tempi
- Prototipo approvato entro il 15 gennaio, lancio previsto il 2 aprile.
- Rischi e punti aperti
- Qualità dei dati di catalogo: il cliente verifica a campione 200 articoli entro fine novembre.
- Prossimi passi
- Avanzamento ogni martedì alle 9:00 su Teams. Valentina invia il piano di progetto aggiornato entro il 20 novembre.
Per project manager e consulenti
Conduci il kick off, al verbale pensa Klang
Klang registra la riunione in videoconferenza o in sala, la trascrive con le voci separate e prepara un riepilogo con decisioni e attività. Tu controlli e invii il verbale in giornata.
- Assistente per Teams, Zoom e Google Meet
- App per iPhone e Android per le riunioni in sala
- Ritrovi ogni impegno con il rimando all'audio
- Dati ospitati nell'UE · ISO 27001 · nessun addestramento dell'IA sui tuoi contenuti
Domande frequenti sul kick off meeting
Quanto deve durare un kick off meeting?
Tra 60 e 90 minuti per la maggior parte dei progetti, se i documenti sono stati letti prima. Per progetti grandi, con molti fornitori, si arriva a mezza giornata, divisa in blocchi con pause.
Quando si fa il kick off?
Dopo la firma del contratto o l'approvazione interna e prima che inizi il lavoro operativo. Il kick off interno si tiene qualche giorno prima di quello con il cliente.
Chi conduce il kick off meeting?
Il project manager. Lo sponsor apre la riunione spiegando perché il progetto è importante, poi il project manager guida l'agenda e chiude con i prossimi passi.
Si può fare il kick off in videoconferenza?
Sì, ed è sempre più frequente. Chiedi di tenere la videocamera accesa nella parte su obiettivi e perimetro e registra la riunione, informando i partecipanti, così il verbale non dipende dagli appunti di una sola persona.
Cosa si invia dopo il kick off?
Il verbale con decisioni, esclusioni dal perimetro, ruoli, milestone e prossimi passi, entro 24 ore. Se qualcosa non torna, è il momento di correggerlo: dopo, il verbale diventa il riferimento del progetto.
Fonti
Funzioni di Klang verificate il 5 novembre 2026.