Toplantı tutanağı örneği ve kayıttan hazırlanan tutanak
Toplantı tutanağı, toplantının resmi hafızasıdır ve yazmak kimsenin en sevdiği iş değildir. Aşağıda eksiksiz bir toplantı tutanağı örneği ve tutanakta nelerin yer alması gerektiğini bulacaksınız. Klang ise toplantıyı kayda alır, yazıya döker ve özet, kararlar ve aksiyon maddeleriyle tutanağın taslağını hazırlar. Siz gözden geçirir, düzeltir ve gönderirsiniz.
01
Toplantı tutanağı nasıl yazılır: içinde neler olmalı?
İşe yarayan bir tutanak üç soruyu yanıtlar: ne konuşuldu, ne karar verildi ve kim neyi ne zamana kadar yapacak. Bunun etrafında, tutanağın kendi başına anlaşılmasını sağlayan birkaç sabit bölüm vardır:
- Toplantı bilgileri: toplantının adı, tarihi, saati ve yeri (ya da kullanılan platform)
- Katılımcılar: toplantı başkanı, tutanağı tutan kişi ve katılmayanlar
- Gündem: görüşülen maddeler, toplantıdaki sırasıyla
- Kısa bir özet: toplantıda olmayanlar için birkaç paragraf
- Kararlar: tartışmanın yeniden anlatımı olarak değil, sonuç olarak yazılmış
- Aksiyon maddeleri: her birinin sorumlusu ve son tarihi belli
- Sonraki toplantının tarihi ve gerekiyorsa onay ya da imza alanı
02
Toplantıdan tutanağa üç adımda
Toplantı sırasında kimsenin yazması gerekmez, sonrasında da kimse gerçekte neye karar verildiğini hatırlamaya çalışmaz.
- Toplantıyı kayda alın: Klang'ın toplantı asistanı Google Meet, Teams veya Zoom'a katılır, mobil uygulama odadaki toplantıyı kayda alır ya da dosyayı sonradan yüklersiniz.
- Klang toplantıyı yazıya döker, konuşmacıları ayırır ve tutanak taslağını hazırlar: bir özet, sonuç olarak yazılmış kararlar ve sonraki adımlarıyla aksiyon maddeleri.
- Taslağı transkriptle karşılaştırarak okur, gereken yeri düzeltir ve gönderirsiniz. Tam kayıt her zaman erişilebilir kalır; her cümle söylendiği ana bağlıdır.
03
Yönetim kurulları, meclisler ve resmi toplantılar için
Toplantı ne kadar resmiyse tutanak da tam ifadeler de o kadar önemlidir. Her cümle kayda bağlı olduğunda, tartışmalı bir nokta hafızaya göre değil, kayıt dinlenerek çözülür.
Klang, İsveç parlamentosu ve birçok belediye dahil olmak üzere kamu kuruluşlarında tam da bu tür kayıtlar için kullanılıyor. Gündem yapısı sabit olan toplantılarda içeriği yapay zeka taslağı sağlar, biçimi sizin şablonunuz korur.
04
Toplantıları doğru şekilde kayda almak
Toplantılar kişisel veri içerir, bu yüzden iki şey birlikte düşünülmelidir: katılımcılara toplantının kayda alındığını ve nedenini söylemek ve verileri düzgün işleyen bir araç seçmek.
Klang tüm verileri Avrupa'da işler, veri işleme sözleşmesi sunar, görüşmelerinizi asla yapay zeka eğitiminde kullanmaz ve ISO 27001:2022 sertifikalıdır. Kayıtların kendi ağınızın dışına çıkmaması gereken durumlar için şirket içi (on-premise) kurulum da mümkündür.
Tutanak elle mi, yapay zekayla mı?
İkisi de tutanak üretir. Fark, toplantı sırasında işi kimin yaptığında ve sonrasında elinizde ne kadar kayıt kaldığında:
| Elle | Yapay zekayla (Klang) | |
|---|---|---|
| Toplantı sırasında | Tutanağı tutan kişi yazar, toplantıya ancak yarım katılır | Herkes katılır, kayıt devam eder |
| Toplantıdan sonra | Notları toparlamak, kararları hatırlamaya çalışmak, temize çekmek | Taslağı gözden geçirmek, düzeltmek, göndermek |
| Tam ifadeler | Yalnızca yazıya geçirilebilenler | Tam transkript, her cümle ses kaydına bağlı |
| Sonradan bulmak | Dosyalamaya ve disipline bağlı | Bütün toplantılar tek yerde aranabilir |
| Tutarlılık | Tutanağı kimin tuttuğuna bağlı | Her seferinde aynı yapı, kontrol sizde |
Yapay zeka taslağı gözden geçirmenin yerini tutmaz: tutanak gönderilmeden önce kararları ve sorumlulukları kontrol edin.
Toplantı tutanağı örneği
Bir ekip toplantısından sonra Klang'ın hazırladığı taslaktan yola çıkan eksiksiz bir örnek. Bölümleri kendi tutanağınıza kopyalayabilir, ad ve tarihleri değiştirerek kullanabilirsiniz:
- Toplantı
- Ürün ekibi haftalık toplantısı · 12 Ağustos 2026, 10.00-10.45 · Çevrim içi (Google Meet)
- Katılımcılar
- Ayşe Yılmaz (toplantı başkanı), Emre Kaya, Zeynep Demir, Can Öztürk (tutanak). Katılmayan: Selin Arslan.
- Gündem
- 1. Lansmanın durumu · 2. Müşteri görüşmelerinden gelen geri bildirimler · 3. Sonraki adımlar
- Özet
- Ekip lansmanın durumunu gözden geçirdi ve takvimi güncelledi. Açık sorular, müşteri görüşmelerinden gelen geri bildirimlerle ilgili.
- Karar
- Lansman 2 Eylül tarihine taşındı. Ayşe güncellenmiş planı en geç 16 Ağustos'ta ekiple paylaşacak.
- Aksiyon maddesi
- Emre müşteri görüşmelerinden gelen geri bildirimleri derleyip bir sonraki toplantıda sunacak. Son tarih: 19 Ağustos.
- Aksiyon maddesi
- Zeynep lansman duyurusunun metnini hazırlayıp Ayşe'nin onayına sunacak. Son tarih: 23 ağustos.
- Sonraki toplantı
- 19 ağustos 2026, 10.00 · Çevrim içi
Tutanaktan fazlası
Her toplantı aranabilir bilgiye dönüşür
Tutanak yalnızca başlangıç. Klang'da bütün toplantılarınızda arama yapar, ne konuşulduğuna dair sorular sorar ve tekrarlanan analizler planlarsınız; kaynaklar görüşmedeki ilgili zaman damgasına işaret eder.
- Özet, kararlar ve aksiyon maddeleriyle tutanak taslağı
- 40'tan fazla dilde transkripsiyon ve otomatik konuşmacı ayrımı
- Bütün toplantılar tek yerde aranabilir
- Veriler Avrupa'da işlenir · ISO 27001:2022 sertifikalı · verileriniz yapay zeka eğitiminde kullanılmaz
Parlamentolar, belediyeler ve hukuk büroları tarafından her gün kullanılıyor
-3b235b6c2f75b30b4eecb0d7afc8b1d8.svg){kind=logo}
Sıkça sorulan sorular
Toplantı tutanağında hangi bölümler olmalı?
Toplantı bilgileri (ad, tarih, saat, yer), katılımcılar, gündem, kısa bir özet, kararlar, sorumlusu ve son tarihi belli aksiyon maddeleri ve sonraki toplantının tarihi. Yukarıdaki toplantı tutanağı örneği bu yapıyı baştan sona gösteriyor.
Yapay zeka toplantı tutanağını nasıl yazar?
Klang kaydı yazıya döker, konuşmacıları ayırır ve özet, kararlar ve aksiyon maddeleriyle bir tutanak taslağı hazırlar. Siz taslağı göndermeden önce gözden geçirip düzeltirsiniz; doğrulama için tam transkript hemen yanındadır.
Teams, Zoom ve Google Meet ile çalışır mı?
Evet. Klang'ın toplantı asistanı üçünde de çevrim içi toplantılara katılıp onları kayda alabilir; kayıt dosyalarını sonradan da yükleyebilirsiniz. Yüz yüze toplantılar mobil uygulamayla kayda alınır.
GDPR'a uygun mu?
Klang tüm verileri Avrupa'da işler, veri işleme sözleşmesi sunar, görüşmelerinizi asla yapay zeka eğitiminde kullanmaz ve ISO 27001:2022 sertifikalıdır. Katılımcılara toplantının kayda alındığını bildirmek sizin sorumluluğunuzdadır.
Kendi tutanak şablonumuzu koruyabilir miyiz?
Evet. Yapısı sabit olan resmi kurullarda içeriği yapay zeka taslağı sağlar: özet, kararlar ve aksiyon maddeleri; biçimi sizin şablonunuz belirler. Tutanakları ve transkriptleri dışa aktarıp alıştığınız biçimde kullanabilirsiniz.
Ücreti ne kadar?
Kredi kartı olmadan ücretsiz başlayabilirsiniz. Ücretsiz planın neleri kapsadığını ve ücretli planların fiyatlarını fiyatlandırma sayfasında bulabilirsiniz.