Genel kurul toplantı tutanağı: neler yazılır, nasıl hazırlanır?
Genel kurul toplantı tutanağı, şirketin ya da derneğin kararlarının kalıcı olarak kayda geçtiği belgedir. Bu yüzden doğru bilgilerin doğru sırada yer alması gerekir: toplantının usulüne uygun yapıldığı, kimlerin hazır bulunduğu, her gündem maddesinde alınan karar ve oylamaların sonucu. Bu sayfada anonim ve limited şirketlerin genel kurul tutanağında, dernek genel kurulunda ve yönetim kurulu toplantı tutanağında nelere dikkat edileceğini bulacaksınız.
01
Genel kurul toplantı tutanağına neler yazılır?
Tutanak, tartışmanın ayrıntılı bir anlatımı değil, bir karar belgesidir; ancak anonim şirkette kanun belirli bilgileri zorunlu tutar: pay sahipleri veya temsilcileri ve payları, genel kurulda sorulan sorular ve verilen cevaplar, alınan kararlar ve her karar için kullanılan olumlu ve olumsuz oyların sayısı. Bunlara ek olarak genellikle şirketin unvanı, toplantının olağan mı olağanüstü mü olduğu, tarihi ve yeri, toplantı başkanlığının seçimi ve hazır bulunanlar listesine göre toplantı nisabının sağlandığı yazılır.
Tartışmadan yalnızca kararın anlaşılması için önemli olan kısımlar yazılır: verilen önergeler, karşı öneriler ve karara karşı oy veren pay sahiplerinin muhalefet şerhleri. Karar ne kadar açık yazılırsa sonradan o kadar az tartışma çıkar. Bu sayfa genel bilgi verir ve hukuki danışmanlık yerine geçmez; esas sözleşmenizi ve güncel mevzuatı mutlaka kontrol edin.
02
Olağan genel kurulun gündemi
Türk Ticaret Kanunu'na göre anonim ve limited şirketlerde olağan genel kurul, her faaliyet döneminin sonundan itibaren üç ay içinde toplanır. Gündemi genel kurulu toplantıya çağıran belirler ve gündemde olmayan konular kural olarak görüşülemez. Anonim şirkette olağan genel kurulun gündemi genellikle şöyle ilerler:
- Açılış ve toplantı başkanlığının seçimi: başkan, tutanak yazmanı ve gerekirse oy toplama memuru
- Yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporunun okunması ve görüşülmesi
- Şirket denetime tabiyse denetçi raporunun okunması
- Finansal tabloların görüşülmesi ve onaylanması
- Yönetim kurulu üyelerinin ibrası
- Kârın kullanımı ve kâr payı dağıtımı hakkında karar
- Yönetim kurulu üyelerinin seçimi, ücretlerinin belirlenmesi ve gerekiyorsa denetçinin seçimi
- Dilek ve temenniler, kapanış
03
Olağanüstü genel kurul ve limited şirketler
Olağanüstü genel kurul, şirket işleri gerektirdiğinde toplanır; örneğin bir sermaye artırımı veya esas sözleşme değişikliği için. Tutanağı daha kısadır: açılış, toplantı başkanlığı, nisap, çağrıda yer alan gündem maddeleri ve kapanış.
Limited şirketlerde yapı benzerdir, ancak yönetim kurulunun yerini müdürler alır: ibra edilen ve seçilen müdürlerdir.
04
Dernek genel kurulu
Derneklerde olağan genel kurul, tüzükte belirtilen sürelerde ve en geç üç yılda bir toplanır. Toplantıyı genel kurulun seçtiği divan yönetir; tutanağı divan başkanı ve divan üyeleri birlikte imzalar. Hazır bulunan üyeler, hazirun listesini imzalar.
Dernek genel kurulu tutanağında genellikle yönetim kurulu faaliyet raporu ve denetim kurulu raporunun görüşülmesi, yönetim kurulunun ibrası, bütçe ve organ seçimleri yer alır. Seçim sonuçlarının ilgili idareye mevzuatta öngörülen süre içinde bildirilmesi gerekir; güncel süreyi ve formu il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünüzden kontrol edin.
05
İmza, tescil ve saklama
Anonim şirkette tutanağı toplantı başkanlığı imzalar; Bakanlık temsilcisinin katılmasının zorunlu olduğu toplantılarda tutanağı o da imzalar ve gerekli imzaları taşımayan tutanak geçersizdir. Yönetim kurulu, tutanağın noter onaylı bir suretini gecikmeden ticaret sicili müdürlüğüne vermek ve tescil ve ilana tabi hususları tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür. İnternet sitesi açma yükümlülüğü olan şirketler tutanağı sitelerinde de yayımlar.
Tutanak, genel kurul toplantı ve müzakere defterine işlenir. Tescil gecikmeden yapılması gerektiği için tutanağın kontrolünü toplantıda planlayın: taslağı kim gönderecek, yorumlar ne zamana kadar dönecek ve kim imzalayacak.
06
Yönetim kurulu toplantı tutanağı ile farkı
Yönetim kurulu toplantılarında alınan kararlar yönetim kurulu karar defterine yazılır ve toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanır. Karara karşı olan üye, karşı oyunu ve gerekçesini karar metnine yazıp imzalayabilir. Genel kurul tutanağına göre daha kısadır; yönetim kurulu kararlarında esas olan karar ve oy sonucudur.
07
Kayıttan tutanak taslağı
Tutanak yazmanının oy sonuçlarını, karşı önerileri ve pay sahiplerinin söz alışlarını aynı anda yazması zordur. Toplantı kayda alındığında yazman tartışmayı takip edebilir ve sonradan tam olarak neye karar verildiğini kontrol edebilir. Telefonu masaya koyup Klang mobil uygulamasıyla kayda alın ya da toplantıdan sonra ses kayıt cihazının veya telefonun ses dosyasını yükleyin.
Klang toplantıyı Türkçe olarak yazıya döker, konuşmacıları ayırır ve kararlarla birlikte bir özet taslağı hazırlar. Her cümle kayıttaki yerine bağlıdır; anlaşılmayan bir bölümü saniyeler içinde yeniden dinleyebilirsiniz. Taslağı tutanak düzeninize aktarırsınız; resmi tutanağı yine toplantı başkanlığı kontrol edip imzalar. Toplantının başında katılımcılara toplantının tutanak hazırlamak amacıyla kayda alındığını bildirin.
Örnek: bir anonim şirket tutanağından üç madde
Kararlar açık ve tek anlamlı biçimde şöyle yazılır:
- 1. Açılış ve toplantı başkanlığı
- Toplantı, yönetim kurulu başkanı tarafından açıldı. Toplantı başkanlığına oybirliğiyle Ayşe Demir, tutanak yazmanlığına Mehmet Kaya seçildi. Hazır bulunanlar listesine göre toplantı nisabının sağlandığı tespit edildi.
- 4. Finansal tablolar
- 1 Ocak-31 Aralık faaliyet dönemine ait bilanço ve kâr-zarar tablosu okundu, görüşüldü ve toplantıda temsil edilen 100.000 payın tamamının olumlu oyuyla, oybirliğiyle onaylandı.
- 5. İbra
- Yönetim kurulu üyeleri ayrı ayrı ibra edildi; her ibra kararı 70.000 olumlu ve 10.000 olumsuz oyla alındı. Pay sahibi olan yönetim kurulu üyeleri, 20.000 paylarıyla ibra oylamalarında oy kullanmadı. Pay sahibi Can Yılmaz karşı oy kullandı ve muhalefet şerhinin tutanağa geçirilmesini istedi.
Yönetim kurulları ve dernek yöneticileri için
Toplantıdan aynı akşam tutanak taslağı
Genel kurulu veya yönetim kurulu toplantısını mobil uygulamayla kayda alın ya da Klang toplantı asistanının Teams, Google Meet veya Zoom toplantısına katılmasını sağlayın. Klang Türkçe olarak yazıya döker, kararları taslak olarak çıkarır ve her cümleyi kayda bağlı tutar; kontrol hızla biter.
- Toplantı odasında mobil uygulamayla, çevrim içi toplantıda toplantı asistanıyla kayda alma
- Özet ve kararlar taslak olarak, Word'e aktarma
- Kontrol için her cümle kayda bağlı
- Veriler Avrupa'da işlenir · ISO 27001:2022 sertifikalı · verileriniz yapay zeka eğitiminde kullanılmaz
Sıkça sorulan sorular
Genel kurul toplantı tutanağını kim imzalar?
Anonim şirkette toplantı başkanlığı, yani başkan ve tutanak yazmanı ile varsa oy toplama memuru; Bakanlık temsilcisinin katılmasının zorunlu olduğu toplantılarda o da imzalar. Gerekli imzaları taşımayan tutanak geçersizdir. Dernek genel kurulunda tutanağı divan başkanı ve divan üyeleri imzalar.
Tutanak ne zamana kadar tescil edilmelidir?
Anonim şirketlerde yönetim kurulu, tutanağın noter onaylı suretini gecikmeden ticaret sicili müdürlüğüne verir ve tescil ve ilana tabi hususları tescil ve ilan ettirir; internet sitesi açma yükümlülüğü olan şirketler tutanağı sitelerinde de yayımlar. Güncel uygulamayı ticaret sicili müdürlüğünüzden veya mali müşavirinizden doğrulayın.
Hazır bulunanlar listesi nedir?
Toplantıda bizzat veya temsilci aracılığıyla bulunan pay sahiplerini, paylarını ve oy haklarını gösteren listedir. Toplantı nisabının sağlandığı ve oylama sonuçları bu listeye göre tespit edilir. Derneklerde aynı işlevi hazirun listesi görür.
Olağan ve olağanüstü genel kurul arasındaki fark nedir?
Olağan genel kurul anonim ve limited şirketlerde her faaliyet döneminin sonundan itibaren üç ay içinde toplanır ve finansal tabloları, ibrayı ve seçimleri görüşür. Olağanüstü genel kurul ise gerektiğinde belirli bir konu için toplanır ve tutanağına yalnızca çağrıdaki gündem maddeleri yazılır.
Genel kurul toplantısı kayda alınabilir mi?
Kayıt konusunda önceden karar verin. Kayıt kişisel veri içerdiğinden, KVKK'nın aydınlatma yükümlülüğü uyarınca katılımcıları toplantının başında kaydı kimin, hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple yaptığı, kaydın kimlere aktarılabileceği ve kanundan doğan hakları hakkında bilgilendirmeniz gerekir. Kayıt, tutanak yazmanına yardımcı bir araçtır; resmi belge yine imzalanmış tutanaktır.
Klang'ın ücreti nedir?
Klang'a kredi kartı olmadan ücretsiz planla başlayabilirsiniz. Konuşmacılar tüm planlarda ayrılır; Pro planı, aynı kişileri kayıttan kayda tanıyan konuşmacı tanımayı ve entegrasyonları ekler. Ücretsiz planda saatte yükleyebileceğiniz dosya sayısı sınırlıdır. Planlar ve fiyatlar fiyatlandırma sayfasında.