01
Собрание, заседание и совещание: в чем разница
Совещание — рабочая встреча, на которой обсуждают задачи и распределяют поручения. Голосования и кворума там обычно нет, а протокол фиксирует решения, ответственных и сроки.
Собрание — встреча всех членов или участников организации: ассоциации, клуба, общественной организации, товарищества или компании. Оно принимает решения голосованием, и для этого нужен кворум. Заседание — встреча выборного органа: правления, совета, комиссии. Протоколы собрания и заседания устроены одинаково: повестка дня, кворум, голосование, решения.
02
Структура протокола: повестка дня, кворум, слушали, голосовали, решили
Протокол идет в том же порядке, что и само собрание:
Кворум — минимальное число присутствующих, при котором собрание вправе принимать решения. Сколько это — половина членов, две трети или другое число, — определяет устав организации. В протоколе укажите цифры, а не только вывод: «Всего членов — 25, присутствуют 19, из них 2 по доверенности. Кворум есть».
- Шапка: название организации, номер протокола, вид собрания (очередное или внеочередное), дата, время, место или формат
- Сколько всего членов, сколько присутствует лично и по доверенности и есть ли кворум
- Избрание председателя и секретаря собрания и, если нужно, счетной комиссии
- Утверждение повестки дня
- По каждому вопросу: «Слушали», «Выступили», «Голосовали», «Решили»
- Время закрытия собрания, подписи и список приложений
03
Как записать результаты голосования
По каждому вопросу записывайте три числа — «за», «против» и «воздержались» — и итог: решение принято или не принято. Слово «единогласно» уместно, только если против и воздержавшихся действительно не было.
Если для решения нужно квалифицированное большинство, например две трети голосов, укажите это рядом с итогом. При тайном голосовании результаты подсчитывает и объявляет счетная комиссия, а в протоколе собрания ссылаются на ее протокол.
Участник собрания может попросить внести в протокол свое особое мнение. Запишите его кратко под решением по этому вопросу.
04
Подписи и хранение
Протокол обычно подписывают председатель и секретарь собрания, иногда также члены счетной комиссии. Кто именно подписывает, в какой срок протокол должен быть готов и нужно ли заверять подписи, определяют устав и правила вашей организации, а также законодательство страны, где она зарегистрирована. Проверьте местные требования, прежде чем использовать шаблон для официального документа.
Храните подписанный протокол вместе с приложениями: списком присутствующих, доверенностями и материалами по вопросам повестки. Удобно договориться прямо на собрании, кто готовит протокол, к какому сроку и как участники получат копию.
05
Запишите собрание — черновик протокола подготовит Klang
Секретарю трудно одновременно считать голоса, записывать формулировки предложений и следить за выступлениями. Если собрание записывается, его можно спокойно вести, а детали проверить потом. Положите телефон на стол и запишите собрание в мобильном приложении Klang, а на онлайн-собрание пригласите бота Klang в Zoom, Google Meet или Teams.
Klang расшифрует собрание, разделит речь по спикерам и подготовит сводку с решениями. Каждая фраза привязана к своему месту в записи, поэтому спорный момент можно переслушать за секунды. Официальный протокол по-прежнему проверяют и подписывают председатель и секретарь. Сообщите участникам в начале собрания, что оно записывается и для чего.
Пример протокола общего собрания
Так выглядят три пункта заполненного протокола:
- Кворум
- Всего членов клуба — 25. Присутствуют 19, из них 2 по доверенности. Кворум по уставу — более половины членов. Собрание правомочно.
- Вопрос 1. Отчет правления
- Слушали: председателя правления Марину Соколову об итогах года. Голосовали: «за» — 18, «против» — 0, «воздержались» — 1. Решили: утвердить отчет правления.
- Вопрос 3. Членский взнос
- Слушали: казначея Олега Белова о бюджете на следующий год и предложение повысить взнос до 60 € в год. Голосовали: «за» — 12, «против» — 6, «воздержались» — 1. Решили: установить членский взнос 60 € в год с 1 января. Член клуба Андрей Ким попросил внести в протокол свое особое мнение.
Частые вопросы
Что такое кворум и как его указать в протоколе?
Кворум — минимальное число присутствующих членов или голосов, при котором собрание может принимать решения. Его размер задает устав организации. В протоколе укажите общее число членов, число присутствующих, в том числе по доверенности, и вывод: «Кворум есть, собрание правомочно».
Кто подписывает протокол собрания?
Как правило, председатель и секретарь собрания, иногда также члены счетной комиссии. Точный порядок определяют устав и правила вашей организации и законодательство страны, где она зарегистрирована.
Нужна ли повестка дня до собрания?
Да. Обычно повестку рассылают вместе с уведомлением о собрании, чтобы участники могли подготовиться, а на самом собрании ее утверждают первым голосованием. Можно ли добавить новые вопросы прямо на собрании, зависит от устава, поэтому проверьте его заранее.
Можно ли провести собрание онлайн и оформить протокол?
Во многих организациях можно, если устав или правила допускают онлайн- или смешанный формат. В протоколе укажите форму проведения и то, как считали голоса. Онлайн-собрание удобно записать: бот Klang подключится к Zoom, Google Meet или Teams, а после собрания вы получите расшифровку и черновик с решениями.
Чем протокол собрания отличается от протокола совещания?
Собрание принимает решения голосованием, поэтому в его протоколе обязательны кворум и итоги голосования по каждому вопросу. Протокол совещания проще: решения, ответственные и сроки. Для рабочих встреч у нас есть отдельный образец протокола совещания.
Шаблон бесплатный?
Да. Это обычный файл Word, который скачивается сразу, без регистрации и без адреса электронной почты. Он открывается также в Google Документах и LibreOffice.