Протокол встречи с помощью ИИ: без секретаря и ручного набора
Протокол — официальная память встречи, и писать его никто не любит. Klang записывает встречу, делает расшифровку и готовит черновик протокола со сводкой, решениями и задачами. Вы проверяете, правите и рассылаете.
01
От встречи до протокола за три шага
Никому не нужно писать во время встречи и никому не нужно потом восстанавливать, что же на самом деле решили.
- Запишите встречу: ассистент Klang подключается к Google Meet, Teams или Zoom, мобильное приложение записывает в переговорной, или вы загружаете файл позже.
- Klang делает расшифровку, разделяет речь по спикерам и готовит черновик протокола: сводку, решения в виде результатов и задачи со следующими шагами.
- Вы читаете черновик рядом с расшифровкой, правите и рассылаете. Вся запись сохраняется, и каждая фраза привязана к моменту, когда ее сказали.
02
Что должно быть в протоколе
Полезный протокол отвечает на три вопроса: что обсуждали, что решили и кто что делает к какому сроку. Из этого и строится черновик:
- Сводка встречи в нескольких абзацах
- Решения — записанные как результат, а не как пересказ обсуждения
- Задачи с ответственными и сроками
- Полная расшифровка с метками спикеров на случай, когда важна точная формулировка
03
Для правлений, советов и официальных заседаний
Чем официальнее встреча, тем важнее протокол и тем важнее точная формулировка. Когда каждая фраза связана с записью, спорный момент решается прослушиванием, а не воспоминаниями.
Klang используют именно для такой документации в государственных организациях, в том числе в шведском риксдаге и в ряде городов. Если у заседаний жесткая структура повестки, ИИ дает содержание, а ваш шаблон задает форму. Нужен сам шаблон — возьмите образец протокола совещания в Word.
04
Запись встреч — правильно
На встречах звучат персональные данные, поэтому важны две вещи: предупредите участников, что встреча записывается и зачем, и выберите инструмент, который обращается с данными как следует.
Klang обрабатывает все данные в Европе, заключает соглашение об обработке данных, никогда не использует ваши разговоры для обучения ИИ и имеет сертификат ISO 27001:2022. Если записи не должны покидать собственную сеть, Klang можно развернуть на своей инфраструктуре.
Протокол вручную или с ИИ?
В обоих случаях получается протокол. Разница в том, кто работает во время встречи и сколько документации остается после нее:
| Вручную | С ИИ (Klang) | |
|---|---|---|
| Во время встречи | Секретарь пишет и участвует лишь наполовину | Все участвуют, идет запись |
| После встречи | Разобрать записи, восстановить решения, переписать начисто | Проверить черновик, поправить, разослать |
| Точная формулировка | Только то, что записали | Полная расшифровка, каждая фраза связана с записью |
| Поиск потом | Зависит от архива и дисциплины | Все встречи в одном месте, с поиском |
| Единообразие | Зависит от того, кто ведет протокол | Одна и та же структура каждый раз, контроль остается за вами |
Черновик от ИИ не отменяет проверки: просмотрите решения и ответственных, прежде чем рассылать протокол.
Как выглядит черновик
Фрагмент автоматического черновика протокола после планерки команды:
- Сводка
- Команда обсудила статус релиза и уточнила график. Открытые вопросы касаются отзывов из интервью с клиентами.
- Решение
- Релиз переносится на 2 сентября. Анна разошлет команде обновленный план до 16 августа.
- Задача
- Илья соберет отзывы из интервью с клиентами и представит их на следующей встрече. Срок: 19 августа.
Больше, чем протокол
Каждая встреча становится знанием, которое можно найти
Протокол — это только начало. В Klang можно искать сразу по всем встречам, задавать вопросы по содержанию и настраивать регулярные анализы, а источником всегда служат точные места в разговорах.
- Черновик протокола со сводкой, решениями и задачами
- Расшифровка на более чем 40 языках и разделение по спикерам
- Все встречи в одном месте, с поиском
- Данные обрабатываются в Европе · сертификат ISO 27001:2022 · разговоры никогда не используются для обучения ИИ
Каждый день используют парламенты, города и юридические фирмы
-3b235b6c2f75b30b4eecb0d7afc8b1d8.svg){kind=logo}
Частые вопросы
Что значит «протокол с помощью ИИ»?
Это программа, которая слушает встречу за вас. Она записывает встречу или подключается к ней, делает расшифровку и готовит черновик протокола, так что тот, кто раньше вел протокол, может участвовать в обсуждении. В Klang председатель или секретарь сверяет черновик с расшифровкой, прежде чем протокол утвердят.
Как ИИ пишет протокол?
Klang делает расшифровку записи, разделяет речь по спикерам и готовит черновик протокола со сводкой, решениями и задачами. Вы проверяете и правите черновик перед рассылкой, а полная расшифровка всегда под рукой.
Это работает с Teams, Zoom и Google Meet?
Да. Ассистент Klang может подключаться к онлайн-встречам на всех трех платформах и записывать их, а готовые записи можно загрузить после встречи. Очные встречи записываются в мобильном приложении.
Это соответствует GDPR?
Klang обрабатывает все данные в Европе, заключает соглашение об обработке данных, никогда не использует ваши разговоры для обучения ИИ и имеет сертификат ISO 27001:2022. Предупредить участников о записи по-прежнему должны вы.
Можно ли оставить наш шаблон протокола?
Да. Там, где структура протокола закреплена, ИИ дает содержание — сводку, решения и задачи, — а ваш шаблон задает форму. Протоколы и расшифровки можно экспортировать и оформить привычным образом.
Сколько это стоит?
Начать можно бесплатно, банковская карта не нужна. Что входит в бесплатный тариф и сколько стоят платные, указано на странице цен.