Zgłoszenie ustne sygnalisty: nagranie, transkrypcja i protokół zgodnie z ustawą
Ustawa o ochronie sygnalistów wymaga, żeby procedura zgłoszeń wewnętrznych przyjmowała zgłoszenia także ustnie. Zgłoszenie ustne dokumentuje się nagraniem, kompletną i dokładną transkrypcją albo protokołem odtwarzającym przebieg rozmowy, a nagranie i transkrypcja wymagają zgody sygnalisty (art. 26). Poniżej, która forma kiedy, co musi się znaleźć w dokumentacji i jak przygotować transkrypcję bezpiecznie.
01
Kogo dotyczy obowiązek
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych musi mieć podmiot prawny, na rzecz którego na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób (art. 23 ust. 1 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Dz.U. 2024 poz. 928). Liczą się pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty, a także osoby na umowach cywilnoprawnych, jeśli nie zatrudniają innych do tej pracy.
Próg 50 osób nie obowiązuje podmiotów z sektora finansowego, przeciwdziałania praniu pieniędzy, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska objętych przepisami UE (art. 23 ust. 3). W samorządzie obowiązki wykonują jednostki organizacyjne JST, a przepisów o zgłoszeniach wewnętrznych nie stosuje się do jednostek organizacyjnych gmin i powiatów poniżej 10 000 mieszkańców (art. 23 ust. 4–5).
Forma dokumentacji zgłoszenia ustnego (art. 26)
Zestawienie na podstawie art. 26 ust. 3–7 ustawy o ochronie sygnalistów. Dokumentowanie zgłoszenia przez nagrywaną linię (ust. 3) i na spotkaniu (ust. 6) wymaga zgody sygnalisty.
| Kanał zgłoszenia | Forma dokumentacji | Sprawdzenie przez sygnalistę |
|---|---|---|
| Nagrywana linia telefoniczna lub nagrywany system komunikacji głosowej | Nagranie umożliwiające wyszukanie albo kompletna i dokładna transkrypcja | Transkrypcję może sprawdzić, poprawić i podpisać |
| Nienagrywana linia lub system komunikacji głosowej | Protokół rozmowy odtwarzający dokładny jej przebieg | Protokół może sprawdzić, poprawić i podpisać |
| Spotkanie bezpośrednie (na wniosek, w ciągu 14 dni) | Nagranie umożliwiające wyszukanie albo protokół spotkania | Protokół może sprawdzić, poprawić i podpisać |
Transkrypcję lub protokół przygotowuje jednostka, osoba lub podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń (art. 25 ust. 1 pkt 1).
02
Jak dokumentuje się zgłoszenie ustne
Procedura musi umożliwiać zgłoszenia ustne lub pisemne (art. 26 ust. 1). Zgłoszenie ustne może być złożone telefonicznie, przez środki komunikacji elektronicznej albo, na wniosek sygnalisty, na spotkaniu bezpośrednim zorganizowanym w ciągu 14 dni od wniosku (art. 26 ust. 2 i 6). Sposób dokumentowania zależy od kanału; nagranie i transkrypcja zawsze wymagają zgody sygnalisty, a na spotkaniu bezpośrednim także protokół.
Jeśli dokumentacją jest transkrypcja lub protokół, sygnalista może je sprawdzić, poprawić i zatwierdzić podpisem (art. 26 ust. 5 i 7). Dlatego transkrypcja powinna być gotowa szybko, w formie, którą łatwo przeczytać i poprawić, ze znacznikami czasu do odsłuchu spornych fragmentów.
03
Terminy i rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Procedura musi przewidywać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni i informację zwrotną dla sygnalisty w ciągu maksymalnie 3 miesięcy od potwierdzenia (art. 25 ust. 1 pkt 5 i 7). Każde zgłoszenie wpisuje się do rejestru zgłoszeń wewnętrznych (art. 29).
- Numer zgłoszenia i przedmiot naruszenia prawa
- Dane osobowe sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do ich identyfikacji
- Adres do kontaktu sygnalisty i data zgłoszenia
- Informacja o podjętych działaniach następczych i data zakończenia sprawy
- Dane w rejestrze przechowuje się 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania nimi zainicjowane (art. 29 ust. 5)
04
Poufność: kto może mieć dostęp do nagrania i transkrypcji
Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz przetwarzania danych osób w nich wskazanych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby z pisemnym upoważnieniem podmiotu prawnego (art. 27 ust. 2). Dane, które nie mają znaczenia dla sprawy, nie są zbierane, a zebrane przypadkowo usuwa się w ciągu 14 dni od ustalenia, że są zbędne (art. 8 ust. 4).
W praktyce oznacza to, że nagranie i transkrypcja nie mogą trafić do wspólnego folderu działu ani do narzędzia, którego dostawca trenuje AI na danych klientów. Jeśli zewnętrzny dostawca przetwarza te dane, potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).
05
Jak Klang pomaga przy zgłoszeniach ustnych
Klang nie jest kanałem do zgłoszeń ani systemem do prowadzenia rejestru. Pomaga w jednym kroku: zamienia nagranie rozmowy z sygnalistą w transkrypcję z podziałem na mówców i znacznikami czasu, którą upoważniona osoba weryfikuje ze słuchu, a sygnalista może poprawić i podpisać. Na prośbę Klang przygotuje też szkic protokołu spotkania.
- Nagranie wgrywasz jako plik albo nagrywasz spotkanie w aplikacji mobilnej lub w przeglądarce
- Sprawę trzymasz w osobnym projekcie z dostępem tylko dla upoważnionych osób (role Admin, Edycja, Podgląd)
- Gdy transkrypcja jest zatwierdzona, możesz usunąć nagranie audio i zachować tekst
- Dane są przechowywane w UE, szyfrowane i nie służą do trenowania AI; usunięte dane Klang usuwa także u siebie
- W planie Business: logi audytowe, umowa powierzenia i SSO; w planie Enterprise: własny okres przechowywania danych i wdrożenie on-premise
Transkrypcja, którą sygnalista może podpisać
Z nagrania do dokładnej transkrypcji w kilkanaście minut
Klang transkrybuje rozmowę z podziałem na mówców i znacznikami czasu, a dostęp ogranicza do osób upoważnionych w projekcie. Dla zespołów compliance i jednostek publicznych oferujemy plan Business z logami audytowymi oraz plan Enterprise z własną polityką przechowywania danych i wdrożeniem on-premise.
- Transkrypcja po polsku z podziałem na mówców i znacznikami czasu
- Eksport do Worda z mówcami i czasem, gotowy do podpisu
- Projekty z dostępem tylko dla wskazanych osób
- Dane przechowywane w UE · ISO 27001:2022 · dane klientów nie służą do trenowania AI
Najczęstsze pytania o zgłoszenia ustne
Czy trzeba przyjmować zgłoszenia ustne od sygnalistów?
Tak. Art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów wymaga, by procedura zgłoszeń wewnętrznych umożliwiała co najmniej zgłoszenia ustne lub pisemne. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może też zostać złożone na spotkaniu bezpośrednim w ciągu 14 dni.
Czy można nagrać zgłoszenie ustne sygnalisty?
Tak, ale tylko za zgodą sygnalisty. Przy nagrywanej linii ustawa dopuszcza nagranie umożliwiające wyszukanie albo kompletną i dokładną transkrypcję (art. 26 ust. 3). Przy linii nienagrywanej sporządza się protokół rozmowy (ust. 4). Na spotkaniu bezpośrednim zarówno nagranie, jak i protokół wymagają zgody sygnalisty (ust. 6).
Kto może przygotować transkrypcję zgłoszenia?
Jednostka, osoba lub podmiot upoważniony w procedurze do przyjmowania zgłoszeń (art. 25 ust. 1 pkt 1), z pisemnym upoważnieniem do przetwarzania danych (art. 27 ust. 2). Narzędzie do transkrypcji pomaga tej osobie, ale nie zdejmuje z niej odpowiedzialności za weryfikację treści.
Jak długo przechowuje się dane ze zgłoszeń?
Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przechowuje się 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania nimi zainicjowane (art. 29 ust. 5). Dane bez znaczenia dla sprawy usuwa się w ciągu 14 dni od ustalenia, że są zbędne.
Czy Klang jest systemem do zgłaszania nieprawidłowości?
Nie. Klang nie zastępuje kanału zgłoszeń ani rejestru. Służy do transkrypcji nagranych rozmów i spotkań oraz do przygotowania szkicu protokołu, który weryfikuje upoważniona osoba.
Gdzie Klang przechowuje nagrania?
W UE, w formie zaszyfrowanej. Klang ma certyfikat ISO 27001:2022 i nie trenuje AI na danych klientów. Listę podprocesorów publikujemy na trust.klang.ai, a dla najbardziej wrażliwych danych w planie Enterprise oferujemy chmurę prywatną z własnym kluczem szyfrowania (BYOK) i instalację on-premise.
Źródła
Przepisy, ceny i funkcje sprawdzone 3 listopada 2026 r. Ten poradnik nie jest poradą prawną.