상담일지 양식과 작성법: 꼭 들어갈 항목, 예시, 녹음할 때 주의할 점

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상담일지에는 어떤 항목이 들어가야 하나요?

상담일지 양식은 기관마다 다르지만, 실무에서 빠지면 곤란한 항목은 거의 같습니다. 회기마다 아래 항목을 채우면 상담자가 바뀌거나 사례회의에 올릴 때도 기록만으로 흐름을 이어갈 수 있습니다.

• 상담 정보: 상담 일시, 회기, 상담 방식(대면, 전화, 화상), 장소, 상담자
• 내담자 식별: 성명 대신 사례번호를 쓰는 기관이 많습니다. 일지만 보고 누구인지 알 수 없게 하는 편이 안전합니다
• 주호소와 의뢰 경위: 내담자가 도움을 요청한 문제, 누가 어떻게 연결했는지
• 상담 내용 요지: 이번 회기에 내담자가 말한 내용과 다룬 주제
• 상담자 관찰과 소견: 표정, 태도, 변화, 상담자의 판단
• 개입 내용: 상담자가 한 질문, 제안, 정보 제공, 연계
• 위기 확인: 자해ㆍ타해 위험, 학대 의심 등 즉시 조치가 필요한 신호와 조치 내용
• 합의한 다음 단계: 과제, 다음 상담 일정, 연계 기관

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상담일지는 어떻게 써야 하나요? 사실과 소견을 나누세요

상담일지에서 가장 흔한 실수는 내담자가 한 말과 상담자의 해석이 한 문장에 섞이는 것입니다. '내담자는 팀장이 싫어서 회사를 그만두고 싶어 한다'라고 쓰면 어디까지가 내담자의 말인지 알 수 없습니다. '내담자는 "팀장과 이야기하면 숨이 막힌다"고 말했다'라고 쓰고, 해석은 소견란에 따로 적으세요.

상담 내용은 대화를 그대로 옮기는 것이 아니라 요지를 남기는 것입니다. 중요한 표현만 따옴표로 인용하고 나머지는 요약하세요. 상담과 관계없는 가족사나 제3자에 관한 세부 정보는 필요한 만큼만 적습니다. 기록이 많을수록 지켜야 할 정보도 늘어납니다.

• 상담 직후 30분 안에 쓰기. 기억이 흐려지면 해석이 사실처럼 굳습니다
• 내담자의 말은 따옴표로, 상담자의 판단은 소견란에
• 평가하는 형용사(고집이 세다, 무기력하다) 대신 관찰한 행동을 쓰기
• 다음 단계는 누가, 무엇을, 언제까지로 쓰기
• 위기 신호를 확인했다면 조치와 보고 내용을 시간과 함께 기록

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학부모 상담일지와 전화 상담 기록은 무엇이 다른가요?

학부모 상담일지는 학생에 대해 교사와 보호자가 나눈 이야기를 남기는 기록입니다. 학생의 생활 습관, 교우 관계, 학습, 건강에 대한 교사의 관찰과 보호자의 의견을 나눠 적고, 함께 정한 지도 방향과 보호자의 요청 사항을 남기세요. 상담 신청 경위(보호자 요청, 교사 요청)도 적어 두면 나중에 맥락을 이해하기 쉽습니다.

전화 상담 기록은 통화 일시, 연락한 사람과 관계, 상담 요지, 안내한 내용, 후속 조치가 핵심입니다. 짧은 통화라도 '무엇을 안내했는지'를 남겨 두면 같은 문의가 반복될 때 일관되게 답할 수 있습니다. 이 페이지의 Word 양식은 상담 방식만 바꾸면 세 경우에 모두 쓸 수 있습니다.

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상담 내용에는 민감정보가 담깁니다

상담 기록에는 건강, 가족 관계, 직장 갈등처럼 보호해야 할 정보가 많이 들어갑니다. 개인정보 보호법 제23조는 건강 등에 관한 정보를 민감정보로 정하고, 다른 개인정보 처리에 대한 동의와 별도로 동의를 받거나 법령이 처리를 요구ㆍ허용하는 경우에만 처리할 수 있게 합니다. 상담 신청서의 개인정보 동의서에 민감정보 동의를 따로 두는 이유입니다.

기록을 남긴 뒤의 관리도 기록만큼 중요합니다. 개인정보처리자는 개인정보가 분실, 도난, 유출되지 않도록 안전조치를 해야 하고(제29조), 보유 기간이 지나거나 목적을 이루면 지체 없이 파기해야 합니다(제21조). 기관의 상담 기록 보존 기간은 분야별 법령과 내부 규정에 따라 다르므로, 보존 기간과 열람 권한을 내부 지침에 먼저 정해 두세요.

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상담을 녹음해 기록할 때 지킬 것

녹음은 상담자가 받아 적느라 놓치는 내용을 줄여 주지만, 내담자에게는 부담이 될 수 있습니다. 녹음 목소리도 개인정보이므로(개인정보 보호법 제15조) 녹음 목적, 누가 듣는지, 언제 삭제하는지를 상담 시작 전에 설명하고 동의를 받으세요. 내담자가 원하지 않으면 녹음하지 않고, 중간에 멈추고 싶다고 하면 바로 멈춰야 합니다.

• 동의는 녹음 시작 전에, 가능하면 서면이나 녹음 첫머리에 남기기
• 녹음 파일과 녹취록은 상담자와 슈퍼바이저 등 필요한 사람만 열람
• 상담일지 작성이 끝나면 녹음 원본을 언제 지울지 미리 정하기
• AI가 만든 초안은 반드시 녹음과 대조하고, 소견과 위기 판단은 상담자가 직접 쓰기
• 녹음 서비스의 데이터 처리 지역, AI 학습 여부, 수탁자를 확인하고 처리방침에 반영하기

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Klang으로 상담일지 초안을 만드는 방법

Klang은 상담실에서는 모바일 앱으로, 화상 상담은 Teams, Zoom, Google Meet에 참석하는 회의 어시스턴트로, 전화 상담은 모바일 앱으로 녹음합니다. 녹음은 상담이 끝난 뒤 텍스트로 변환되고, 화자가 구분된 녹취록과 요약, 할 일이 만들어집니다. 요약의 모든 문장은 녹음의 해당 위치와 연결되어 있어 일지를 쓰기 전에 바로 들어 볼 수 있습니다.

상담 기록은 권한부터 설계하세요. Klang에서 상담 폴더를 따로 만들어 상담자에게만 공유하고, 관리자는 워크스페이스 전체에서 화자 식별을 끌 수 있습니다. 데이터는 EU에서 호스팅되고 고객 데이터로 AI를 학습하지 않습니다. 기관 단위로 도입하면 Business 요금제에서 계정 안에서 바로 DPA(처리위탁 계약)를 체결할 수 있습니다. Klang은 의료기관의 진료기록 시스템이 아니므로, 의료 기록이 필요한 기관은 기존 시스템에 최종 기록을 남기세요.